Die Wahrheit über die Höhe der Mahngebühren

Wenn ein Kunde seine Rechnungen nicht bezahlt, ist es irgendwann an der Zeit, Mahnungen zu verschicken. Das kostet Zeit und Geld. Wir erklären, wie hoch Mahngebühren sein dürfen und was Sie dabei beachten müssen.

Was sind Mahngebühren?

Mahngebühren sind nicht ausdrücklich im Gesetz geregelt. Sobald aber ein Schuldner seine Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt, gerät er in Zahlungsverzug und der Gläubiger kann den ihm dadurch entstandenen Schaden in Geld ersetzt verlangen. Dazu gehören auch die Kosten, die dem Gläubiger durch die Mahnungen entstehen, zum Beispiel für Porto und Papier.

Ab wann darf man Mahngebühren berechnen?

Sobald der Schuldner in Verzug ist, darf der Gläubiger die entstandenen Mahnkosten in Rechnung stellen. Der Verzug kann auf verschiedene Weise eintreten:

• In der Regel geben Unternehmen auf der Rechnung ein Zahlungsziel an. Zahlt der Kunde bis zu diesem Termin nicht, gerät er in Verzug.  
• Haben die Parteien keinen bestimmten Zeitpunkt festgelegt, kommt der Schuldner erst in Verzug, wenn er vom Gläubiger gemahnt wird.
• Der Schuldner kommt jedoch spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt. Ist der Schuldner eine Privatperson, müssen Sie den Kunden zusätzlich auf die Folgen des Zahlungsverzugs hinweisen (Mahnkosten, Verzugszinsen…).

Hinweis: Häufig stellen Unternehmen erst mit der zweiten Mahnung die entstandenen Kosten in Rechnung. In diesem Fall können Sie auch die Kosten für die erste Mahnung geltend machen. Das Beispiel im nächsten Abschnitt dient der Veranschaulichung.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Die Höhe der Mahngebühren richtet sich nach den tatsächlich entstandenen Kosten. Das bedeutet, dass Sie dem Kunden nur Ihre tatsächlichen Ausgaben in Rechnung stellen dürfen. Dazu gehören Kosten für

• Briefpapier und Umschläge und
• Porto.

Nicht berechnen dürfen Sie aufgewandte Arbeitszeit oder einen Verwaltungsaufwand.

Arbeitszeit und Verwaltungsaufwand dürfen Sie nicht in Rechnung stellen.

Rechenbeispiel: Für eine Mahnung an eine Privatperson entstehen Kosten in Höhe von 90 Cent: 85 Cent Porto + 3 Cent Briefpapier/Druck + 2 Cent Briefumschlag = 90 Cent. Häufig stellen Unternehmen die entstandenen Mahnkosten erst ab der zweiten Mahnung in Rechnung. In diesem Fall können Sie für beide Mahnungen (erste Zahlungserinnerung und zweite Mahnung) eine Mahngebühr von 1,80 Euro berechnen.

Wann kann man eine Mahnpauschale berechnen?

Um sich die genaue Berechnung der Mahnkosten zu ersparen, sind Unternehmen versucht, eine generelle Mahnpauschale zu berechnen, also eine fixe Gebühr unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten.

Dies ist jedoch nur gegenüber Geschäftskunden, also im B2B-Geschäft, möglich. Sie dürfen Ihren Geschäftskunden eine Mahnpauschale von bis zu 40 Euro in Rechnung stellen. Um den Vertragspartner nicht zu verärgern, verzichten jedoch viele Gläubiger darauf. . Die pauschale Mahngebühr ist jedoch auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist. In. Mit anderen Worten die Mahnpauschale wird also auf die Inkassogebühren angerechnet.

Wichtig: Privatkunden dürfen Sie nur die tatsächlich entstandenen Kosten in Rechnung stellen. Eine Mahnpauschale ist hier nicht erlaubt – auch nicht, wenn sie in den AGB so geregelt ist. Das gilt auch für Kleinbeträge und Differenzen.

Beispiel: Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil entschieden, dass eine Mahnpauschale gegenüber einem Verbraucher von 2,50 Euro unzulässig ist, da die tatsächlichen Mahnkosten nur 0,76 Euro betrugen (Az. VIII ZR 95/18 vom 26. Juni 2019). Gegenüber einem Unternehmer wäre die Mahngebühr von 2,50 Euro wiederum zulässig.

Gegenüber Privatkunden sollten Sie daher im Zweifelsfall die entstandenen Kosten gegenüber dem Kunden genau aufschlüsseln können.

Tipp: Die Mahngerichte verlangen bei Mahnkosten von mehr als 15 EUR je Mahnbescheid Einzelnachweise über die Mahnkosten, so dass darauf geachtet werden sollte, dass die Mahngebühren einen Betrag in Höhe von 15 EUR nicht übersteigen

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