Professioneller Forderungseinzug für Bibliotheken
Kennen Sie das Problem unbezahlter Mahngebühren, ausstehender Medienersatzkosten oder offener Nutzungsentgelte in Ihrer Bibliothek? Fehlt Ihnen die Zeit und das Personal, um säumigen Nutzern systematisch hinterherzulaufen?
Inkasso für Bibliotheken ist eine Lösung, die Ihnen den administrativen Aufwand abnimmt und gleichzeitig Ihre Einnahmen sichert. Wir verstehen die besonderen Anforderungen öffentlicher und wissenschaftlicher Bibliotheken. Viele Ihrer Nutzer sind Studierende, Schüler oder Privatpersonen, zu denen Sie eine langfristige Beziehung aufbauen möchten. Deshalb setzen wir auf einen fairen, aber konsequenten Ansatz beim Forderungseinzug.
Mit unserem digitalen System reichen Sie offene Forderungen in wenigen Minuten ein. Der gesamte Prozess läuft automatisiert ab – von der ersten Zahlungsaufforderung bis zur Zwangsvollstreckung. Sie behalten jederzeit die volle Transparenz über den Status Ihrer Forderungen.
Alles Weitere erfahren Sie auf unserer Kostenseite oder unserem FAQ-Bereich.
Laden Sie Ihre offenen Rechnungen einfach als PDF hoch und alle Daten werden automatisch erkannt.
Erstellen Sie Inkassoaufträge, erhalten Sie Status-Updates und Forderungsstände oder melden Sie uns Zahlungseingänge.
Übergeben Sie uns Ihre Inkassoufträge bequem per CSV-Datei, die Sie aus Ihrer Buchhaltung exportieren.
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Das außergerichtliche Inkasso bildet die erste Stufe unseres Forderungseinzugs. Hier kontaktieren wir säumige Bibliotheksnutzer schriftlich und fordern sie zur Zahlung auf. Unsere Schreiben sind professionell formuliert und berücksichtigen die besondere Nutzerbeziehung von Bibliotheken. Wir setzen auf klare Kommunikation ohne unnötige Eskalation. Gleichzeitig machen wir deutlich, dass die Forderung ernst genommen werden muss. In vielen Fällen führt bereits diese erste Kontaktaufnahme zum Erfolg. Die Nutzer erkennen, dass die Bibliothek ihre Forderungen konsequent verfolgt. Bei Bedarf setzen wir mehrere Schreiben mit steigendem Nachdruck ein. Der gesamte Prozess läuft automatisiert über unser System. Sie müssen sich um nichts kümmern und sparen wertvolle Arbeitszeit.
Wenn das außergerichtliche Inkasso nicht zum Erfolg führt, leiten wir das gerichtliche Mahnverfahren ein. Wir beantragen für Sie den Mahnbescheid beim zuständigen Gericht. Dieser wird dem Schuldner zugestellt und setzt eine kurze Zahlungsfrist. Widerspricht der Schuldner nicht, beantragen wir den Vollstreckungsbescheid. Damit erhalten Sie einen vollstreckbaren Titel – die Grundlage für weitere Schritte. Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein formalisiertes Verfahren mit klaren Abläufen. Wir kennen alle Fristen und Anforderungen. Sie profitieren von unserer Erfahrung und müssen sich nicht mit juristischen Details befassen. Auch im gerichtlichen Verfahren bleiben Sie über unser Portal jederzeit informiert. Sie sehen auf einen Blick, in welcher Phase sich jede Forderung befindet.
Mit einem Vollstreckungsbescheid können wir die Zwangsvollstreckung einleiten. Wir wählen die erfolgversprechendste Vollstreckungsmaßnahme für Ihren Fall. Das kann eine Kontopfändung, Lohnpfändung oder andere Vollstreckungsmaßnahmen sein. Unser Ziel ist es, Ihre Forderung vollständig beizutreiben. Die Zwangsvollstreckung erfordert Erfahrung und Sachkenntnis. Wir wissen, welche Maßnahmen in welcher Situation sinnvoll sind. Auch hier läuft der Prozess weitgehend automatisiert ab. Sie müssen keine eigenen Anträge stellen oder Fristen überwachen. Wir kümmern uns um alle notwendigen Schritte. Die eingezogenen Beträge werden Ihnen zeitnah ausgezahlt. So verbessern Sie Ihre Liquidität und reduzieren Forderungsausfälle.
Nicht immer können säumige Nutzer die gesamte Forderung sofort begleichen. In solchen Fällen bieten wir Ratenzahlungsvereinbarungen an. Das ermöglicht eine einvernehmliche Lösung ohne Eskalation. Die Nutzer zahlen in monatlichen Raten, was ihre finanzielle Belastung reduziert. Gleichzeitig erhalten Sie Ihre Forderung schrittweise zurück. Wir überwachen die Einhaltung der Ratenzahlungsvereinbarung automatisch. Bei ausbleibenden Raten reagieren wir sofort. So minimieren Sie das Risiko weiterer Forderungsausfälle. Ratenzahlungen sind besonders bei Studierenden oder sozial schwächeren Nutzern eine sinnvolle Option. Sie zeigen Kulanz, ohne auf Ihre berechtigten Ansprüche zu verzichten. Das stärkt das Image Ihrer Bibliothek als soziale Einrichtung.
Ein häufiges Problem im Bibliotheksbereich: Nutzer ziehen um und hinterlassen keine neue Adresse. Offene Forderungen können nicht zugestellt werden. Hier kommt unsere Adressermittlung zum Einsatz. Wir recherchieren über verschiedene Datenbanken die aktuelle Anschrift. Mit der neuen Adresse können wir den Forderungseinzug fortsetzen. Die Adressermittlung erhöht Ihre Erfolgsquote deutlich. Viele Forderungen, die sonst verloren wären, können so noch eingetrieben werden. Der Aufwand für Sie bleibt minimal – alles läuft über unser System. Sie erhalten automatisch eine Mitteilung, wenn eine neue Adresse ermittelt wurde.
Bevor wir aufwändige Vollstreckungsmaßnahmen einleiten, prüfen wir die Bonität des Schuldners. Das spart unnötige Kosten und vermeidet erfolglose Vollstreckungsversuche. Wir ermitteln, ob der Schuldner zahlungsfähig ist und welche Vollstreckungsmaßnahmen erfolgversprechend sind. Diese Informationen helfen uns, die richtige Strategie zu wählen. Bei zahlungsunfähigen Schuldnern können wir frühzeitig alternative Lösungen erwägen. Das verhindert, dass Sie gutes Geld schlechtem hinterherwerfen. Die Bonitätsprüfung ist ein wichtiger Baustein unseres effizienten Forderungsmanagements. Sie stellt sicher, dass wir Ihre Ressourcen optimal einsetzen.
Manche Forderungen können zunächst nicht eingetrieben werden. Der Schuldner ist zahlungsunfähig oder nicht auffindbar. Das bedeutet aber nicht, dass die Forderung verloren ist. Wenn sich die Situation des Schuldners verbessert, reagieren wir sofort. Wir prüfen regelmäßig, ob neue Vollstreckungsmöglichkeiten bestehen. So holen Sie auch Jahre später noch Ihr Geld zurück. Die Langzeitüberwachung kostet Sie nichts extra. Sie ist Teil unseres umfassenden Service. Viele Bibliotheken sind überrascht, wie viele „aussichtslose“ Forderungen wir nach Jahren doch noch erfolgreich eintreiben.
Unsere Checkliste für Ihr Forderungsmanagement zeigt Ihnen in wenigen Minuten, wo Sie stehen – und vor allem, wo ungenutztes Potenzial schlummert und wie dringend Ihr Handlungsbedarf ist.
Entdecken Sie die Möglichkeiten unserer cloudbasierten Anwendung in aller Ruhe – ganz ohne Risiko. Mit Ihrem personalisierten Zugang erhalten Sie vollen Einblick in alle Funktionen und können sich selbst von der Benutzerfreundlichkeit und dem Mehrwert unserer Lösung überzeugen. Keine versteckten Kosten, keine Verpflichtungen – einfach ausprobieren und entscheiden, ob es zu Ihnen passt.
Unsere Kombination aus juristischem Know-how und technischer Innovation macht uns besonders. Wir sind kein klassisches Inkassounternehmen, sondern eine Legal-Tech-Lösung.
Unsere Systeme sind auf Effizienz und Skalierbarkeit ausgelegt. Egal ob Sie eine kleine Stadtbibliothek mit wenigen Fällen sind oder eine große Universitätsbibliothek mit hunderten offenen Forderungen – wir haben die passende Lösung.
Als zugelassenes Inkassounternehmen arbeiten wir nach allen gesetzlichen Vorgaben. Wir sind Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) und weiteren Branchenverbänden. Das garantiert höchste Qualitätsstandards.
Unsere Kunden schätzen die einfache Handhabung, den persönlichen Service und die hohe Erfolgsquote. Viele berichten, dass sie endlich ihre offenen Forderungen eintreiben konnten, ohne selbst Zeit zu investieren.
Unser Fair-Payment-Ansatz unterscheidet uns von vielen Wettbewerbern. Wir behandeln Schuldner respektvoll und suchen nach einvernehmlichen Lösungen. Das ist besonders wichtig für Bibliotheken, die ihre Nutzerbeziehungen erhalten wollen. Gleichzeitig sind wir konsequent, wenn freiwillige Zahlungen ausbleiben.
Kostenmodell: Bei unbestrittenen Forderungen tragen Sie keine Kosten. Die Inkassogebühren zahlt der Schuldner. So schützen Sie Ihr Budget und erhalten trotzdem professionelle Unterstützung.
Zeitersparnis: Sie reichen Forderungen in Minuten ein. Alles Weitere läuft automatisch. Ihr Personal kann sich auf die eigentlichen Bibliotheksaufgaben konzentrieren.
Hohe Erfolgsquote: Unsere Erfahrung und Systematik führen zu überdurchschnittlichen Beitreibungsquoten. Viele Kunden berichten von deutlich mehr eingetriebenen Forderungen als zuvor.
Nutzerfreundlich: Wir setzen auf faire Kommunikation und bieten Ratenzahlungen an. Das erhält die Beziehung zu Ihren Nutzern und stärkt das Image Ihrer Bibliothek.
Transparenz: Sie sehen jederzeit den aktuellen Status aller Forderungen. Keine Überraschungen, keine versteckten Kosten. Volle Kontrolle für Sie.
Rechtssicherheit: Als zugelassenes Inkassounternehmen mit Rechtsanwalt in der Geschäftsführung garantieren wir rechtskonforme Abläufe. Sie sind auf der sicheren Seite.
Viele Unternehmen bieten mittlerweile auch den Kauf auf Rechnung als Zahlungsoption an oder gehen in Vorleistung. So kommen sie ihren Kunden weit entgegen. Doch was passiert, wenn diese die Rechnung nicht bezahlen? Wie verhält man sich am besten, wenn es zu einer Rücklastschrift kommt.
Oft ist es nicht ganz leicht, offene Forderungen von Kunden einzufordern. Das gilt auch dann, wenn es beim Kauf per Lastschrifteinzug plötzlich zu einer Rücklastschrift kommt. Reagieren Sie gar nicht auf einen Zahlungsverzug, kann es schnell passieren, dass Sie Ihr Geld nicht bekommen.
Um Forderungsausfälle zu vermeiden und damit Sie schnell an Ihr wohlverdientes Geld kommen, sollten Sie in diesem Fall am besten ein seriöses und etabliertes Inkassounternehmen beauftragen.
Wir erklären Ihnen, was Sie beachten sollten, wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen wollen.
Grundsätzlich kann jeder – ob privat oder geschäftlich – ein Inkassounternehmen damit beauftragen, offene Forderungen einzuziehen.
Bei paywise sind wir jedoch nur für Unternehmer, also Selbstständige, Freiberufler oder KMUs oder Konzerne tätig.
Um paywise als Inkassounternehmen zu beauftragen, kommt es nicht auf die Größe Ihres Unternehmens an oder die Höhe bzw. Anzahlt der offenen Forderung an. Wir sind für alle Unternehmen da. Es ist uns daher egal, ob Sie uns einmal im Jahr beauftragen oder mehrere Hundert Forderungen im Monat ins Inkasso übergeben.
Es spielt auch keine Rolle, ob Ihr Schuldner ein Unternehmer oder Verbraucher ist. Sie können ein Inkasso sowohl im B2C-Bereich (Hier richten sich die Forderungen an Verbraucher und Privatpersonen) als auch im B2B-Bereich (Die Zahlungseingänge von geschäftlichen Kunden und Unternehmen verlaufen schleppend) beauftragen.
Ihr Kunde zahlt seine Rechnungen nicht. Die offenen Rechnungen häufen sich. Ihre Mahnungen bleiben erfolglos oder der Kunde hält Sie hin.
Infolge der Zahlungsverzögerungen gerät Ihr Unternehmen in wirtschaftliche Schieflage und vielleicht sogar in eine (drohende) Zahlungsunfähigkeit und damit in eine Insolvenz-Situation. Um dies zu vermeiden sollten Sie frühzeitig tätig werden und ein Inkassounternehmen einschalten.
Leider stellen wir in der Praxis oft fest, dass unsere Kunden sich viel zu spät an uns wenden. Oft warten sie, um die Kundenbeziehung nicht zu belasten, so lange, bis für das eigene Unternehmen Mittel für laufende Kosten oder Neuinvestitionen knapp werden. Es kann sogar passieren, dass die betroffenen Unternehmen selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten.
Um zu erreichen, dass Ihre Schuldner Ihre Rechnungen zeitnah begleichen, sollten Sie sich so früh wie möglich professionelle Unterstützung holen. Denn häufig lassen sich Zahlungsausfälle sogar verhindern, wenn ein Inkassoprozess einmal etabliert wurde.
Je früher Sie ein Inkassounternehmen einschalten, umso höher ist die Betreibungsquote und auch die Zahlungsmoral Ihrer Schuldner.
Damit das Inkassoverfahren Ihre bestehende Kundenbeziehung nicht belasten, sollten Sie jedoch Ihre Kunden zumindest zweimal mahnen, bevor Sie einen Inkasso-Service in Anspruch nehmen. Auch sind klärende Telefonate mit dem Schuldner hilfreich, bevor eine Forderung an das Inkasso geht. Gleichzeitig sollte man nicht zu lange warten, da die Erfolgsquote abnimmt, je älter die Rechnung ist.
Reagiert der Schuldner auf mehrere Mahnungen nicht, sollten Sie handeln. Das frühzeitige Einschalten eines Inkassounternehmens garantiert einen effektiven Forderungseinzug ohne Rechtsverluste.
Zu den Vorteilen von Inkasso gehört auch, dass Sie interne Kosten für den Forderungseinzug sparen und sich wieder im voller Kraft auf Ihr Kerngeschäfts konzentrieren können.
Damit Sie ein Inkassounternehmen mit dem Einzug einer Forderung beauftragen können, muss sich der Schuldner nach § 286 BGB im Zahlungsverzug befinden. Denn nur beim Vorliegen des Zahlungsverzugs sind die Kosten des Inkassos durch den Schuldner als Verzugsschaden zu ersetzen.
Zahlungsverzug liegt vor, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
oder
oder
Auch wenn eine Mahnung nicht immer gesetzlich vorgeschrieben ist, empfehlen wir immer zumindest eine schriftliche Mahnung zu versenden. So schonen Sie die Beziehung zu ihrem Kunden und jeder hat schon mal eine Rechnung übersehen.
Tipp: Alles Wissenswerte zum Mahnwesen und dem Ablauf des Mahnverfahrens erfahren Sie in unseren anderen Beiträgen.
Hierbei gibt es keine Mindestforderungshöhe. Es lohnt sich auch, Kleinbeträge einziehen zu lassen. Dies gilt umso mehr, wenn Sie ein Unternehmen sind, dass niedrigpreisige Produkte und Dienstleistungen anbietet. Gerade hier summieren sich dann auch geringe Rechnungsbeträge und können Ihr Unternehmen in eine wirtschaftliche Schieflage bringen. Wenn Sie ein Inkasso beauftragen, können Sie Dominoeffekte vermeiden.
Damit auch bei kleinen Forderungen eine effektive Abarbeitung der Inkassoaufträge möglich ist, bieten wir bei paywise verschiedene Möglichkeiten, ein Inkasso ohne großen Aufwand zu beauftragen – wie beispielsweise den Dokumentenupload, die Stapeleinreichung von Rechnungen sowie den Import von Excel-Listen oder Datenschnittstellen (REST-API).
Sollten Sie Lexware Office nutzen, können wir ebenfalls als offizieller Lexware Office Technologiepartner eine einfache Anbindung an Ihr System realisieren.
Grundsätzlich trägt der Schuldner die anfallenden Kosten in Form von Inkassogebühren und Auslagen. Sie können also mit einer Auszahlung ihrer gesamten Forderung rechnen. Es fallen bei Bedarf lediglich Vorschüsse für Gerichtsgebühren oder Zwangsvollstreckungen an.
paywise erhält als Erfolgsprovision lediglich die aufgelaufenen Verzugszinsen.
Die gesamten Informationen zu unseren Konditionen können Sie hier einsehen:
Sie können uns als Inkassounternehmen per
beauftragen.
Telefonate oder die mühsame Übergabe von Dokumenten per Post entfallen. Natürlich stehen wir Ihnen bei Fragen zur Erteilung eines Inkassoauftrags trotzdem auch gerne per Telefon oder Chat zur Verfügung.
Nach Beauftragung prüfen wir als Inkassounternehmen zunächst Ihre Forderungen. Die erste Zahlungsaufforderung versenden wir oft innerhalb von wenigen Stunden.
Den aktuellen Stand des Inkassos können Sie hierbei ständig in Ihrem Login-Bereich überwachen. Sollten wir Rückfragen haben, können Sie diese in Ihrem Dash-Board beantworten. Natürlich werden Sie über die aktuellen Entwicklungen auch per E-Mail unterrichtet.
Einen Mindestbetrag, ab dem Sie Forderungen durch einen Inkassoauftrag geltend machen können, gibt es nicht. Es lohnt sich somit auch, kleine Beträge einziehen zu lassen.
Inkassounternehmen wie paywise nutzen hierbei speziell entwickelte Software, die es möglich macht, eine Vielzahl von Aufträgen effektiv zu bearbeiten. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die säumigen Schuldner regelmäßig auf die ausstehenden Beträge hingewiesen und an die noch offene Zahlung erinnert werden.
Können wir außergerichtlich keinen Erfolg erzielen, leiten wir das gerichtliche Mahnverfahren für Sie ein.
Natürlich führen wir für Sie auch die Zwangsvollstreckung durch, schließen die Ratenzahlungsvereinbarung und überwachen den pünktlichen Eingang der Raten.
Bei paywise erlaubt die hohe Automatisierung, dass wir uns persönlich um schwierige Fälle kümmern können, wenn dies erforderlich ist. Unsere Inkasso-Experten sind zudem immer für Sie da und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, wenn einmal Probleme auftauchen.
Auch bereits im Vorfeld der Beauftragung eines Inkassos beraten wir Sie gerne. Wir helfen Ihnen dabei, Ihren Mahnprozess optimal zu gestalten.
So können Sie unseren Inkasso-Service später ganz einfach rechtssicher beauftragen.
paywise vereint die Vorteile von Inkasso mit innovativer Technik. Wir sind darauf spezialisiert, Inkassoaufträge mit dem nötigen Feingefühl durchzuführen. Für eine schnelle Zahlung und um Ihre Kundenbeziehung zu erhalten, machen wir den Kunden möglichst niedrigschwellige Zahlungsangebote und achten bei Erstanschreiben auf einen verständnisvollen Ton.
Aus Effizienzgründen greifen wir auf Automatisierungen zurück. Durch die Automatisierung können wir zudem ein Mahn- oder Vollstreckungsverfahren schnell durchführen, sofern dies nötig ist.
Bestreitet der Schuldner Ihre Forderung, vertreten die Inkassoanwälte unserer Partnerkanzlei Sie auf Wunsch auch vor Gericht, ohne Reibungs- und Zeitverluste.
Auch hinsichtlich der Kosten steht das Inkasso von paywise klassischen Inkassounternehmen in nichts nach. Die Kosten des Inkassos trägt Ihr Schuldner, sodass Sie für unsere Inkassovergütung keine Vorschüsse leisten müssen.
Nur wenn wir Ihre Forderung ganz oder teilweise erfolgreich einziehen, müssen Sie ggf. Zahlungen leisten. Lediglich die Gebühren für das Gericht und die Zwangsvollstreckung müssen Sie im Rahmen des Inkassoauftrags verauslagen.
Herkömmliche Rechtsanwälte sind oft nicht auf den Forderungseinzug spezialisiert.
Wenn Sie also solche Anwälte mit einem Inkasso beauftragen, kann dies schnell teuer werden. Denn diese verlangen oft hohe Vorschüsse. Zudem sind herkömmliche Rechtsanwaltskanzleien nicht darauf ausgelegt, eine Vielzahl von Fällen effektiv zu bearbeiten und zu überwachen, sodass Fälle unbearbeitet bleiben.
Reine Inkassofirmen haben sich im Gegensatz dazu auf ihr Fachgebiet spezialisiert. Seriöse Unternehmen verfügen über ein großes kaufmännisches und rechtswissenschaftliches Know-how. Zudem haben sie einen Einblick in umfangreiche Wirtschaftsdaten und verfügen meist über umfassende Erfahrungen im Umgang mit Schuldnern.
Ihre Expertise erlaubt es ihnen, bei Mahn- und Verhandlungstätigkeiten mit Bedacht und Feingefühl vorzugehen und bei ihrer Tätigkeit auch Fairness walten zu lassen. Schließlich hat niemand etwas davon, eine gute Geschäftsbeziehung durch „harte Bandagen“ beim Forderungseinzug oder Forderungsmanagement zu belasten.
Ob im Einzelfall eher ein Anwalt oder doch besser eine professionelle und seriöse Inkassofirma infrage kommt, hängt von der Fallkonstellation ab. Ist schon absehbar, dass die Rechnung in einem streitigen Verfahren vor den Amts- und Landgerichten durchgesetzt werden muss, empfiehlt es sich, direkt einen Anwalt zu beauftragen. In allen anderen Fällen ist das Inkassounternehmen vorzugswürdig.
Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne. Wir beraten Sie transparent in allen Anliegen rund um den Forderungseinzug!
Sie können alle bibliothekarischen Forderungen einreichen: Mahngebühren, Medienersatzkosten, Nutzungsentgelte, Fernleihgebühren oder andere ausstehende Beträge.
Nein. Bei unbestrittenen Forderungen tragen Sie kein Risiko. Nur wenn der Schuldner zahlt, fallen Gebühren an – und diese zahlt der Schuldner selbst gemäß gesetzlicher Regelungen.
Wir setzen auf faire, respektvolle Kommunikation. Bei finanziellen Schwierigkeiten bieten wir Ratenzahlungen an. Unser Ziel ist eine einvernehmliche Lösung ohne unnötige Eskalation.
Ja. Wir bieten verschiedene Schnittstellen und eine REST-API. Auch CSV- oder PDF-Upload funktionieren problemlos. Sprechen Sie uns auf individuelle Integrationen an.
Wir ermitteln die neue Adresse über verschiedene Datenbanken. In den meisten Fällen können wir verzogene Schuldner ausfindig machen und den Forderungseinzug fortsetzen.
Sie haben 24/7 Zugriff auf Ihr persönliches Dashboard. Dort sehen Sie den Status jeder Forderung in Echtzeit. Bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit.
Das hängt vom Einzelfall ab. Viele Schuldner zahlen bereits nach der ersten Aufforderung. In hartnäckigen Fällen kann es bis zur Zwangsvollstreckung mehrere Monate dauern. Eingegangene Zahlungen leiten wir zeitnah an Sie weiter.
Es gibt keine Mindestlaufzeit oder Abo-Gebühren. Sie reichen Forderungen ein, wann immer Sie möchten. Sie bleiben völlig flexibel.
Sie haben mit uns einen starken Partner an Ihrer Seite. paywise zieht Forderungen für Unternehmen jeder Größe ein – von Start-ups bis hin zu großen Konzernen.
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