Zahlungserinnerung

Mit einer Zahlungserinnerung fordert der Gläubiger seinen säumigen Kunden auf, eine noch offene Forderung zu begleichen.

Hier erfahren Sie den Unterschied zwischen einer Mahnung oder einer Zahlungserinnerung.

Wann verschickt man eine Zahlungserinnerung?

Sobald Sie nach einer vereinbarten Zahlungsfrist keinen Zahlungseingang verzeichnen konnten, sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden. Häufig sind jedoch drei Mahnstufen üblich, bevor Gläubiger härtere Maßnahmen ergreifen.

• Erste Zahlungserinnerung: Erinnern Sie freundlich an die Rechnung. Weisen Sie am besten auch darauf hin, dass Sie ab dem Fälligkeitsdatum Verzugszinsen verlangen können.
• Erste Mahnung: Ein bis zwei Wochen später sollten Sie erneut mahnen und gegebenenfalls bereits Mahngebühren geltend machen.
• Zweite und letzte Mahnung: In der letzten Mahnung sollten Sie deutlich darauf hinweisen, dass Sie bei weiterem Zahlungsverzug das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. In diesem Schritt können Sie erneut Verzugszinsen und Mahngebühren in Rechnung stellen.

Achtung: Der Gläubiger darf Mahngebühren nur in der Höhe berechnen, in der ihm tatsächlich Kosten durch den Versand der Mahnung entstanden sind (Porto, Druck- und Papierkosten). Verwaltungs- oder Personalkosten dürfen Sie nicht berechnen.

Achtung: Diese drei Mahnstufen sind nicht vorgeschrieben. Sobald Ihr Schuldner in Zahlungsverzug gerät, können Sie rechtliche Schritte einleiten. Das abgestufte Vorgehen kann Ihnen aber helfen, leichter an die offenen Forderungen heranzukommen, ohne die Geschäftsbeziehung zu gefährden.

Welche Folgen hat eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung löst eine Reihe von Rechtsfolgen aus, die dem Gläubiger helfen sollen, zu seinem Geld zu kommen. Dafür sollten Sie die Zahlungserinnerung deutlich als Mahnung formulieren.

• Zahlungsverzug: Haben Gläubiger und Schuldner keinen bestimmten Zahlungstermin vertraglich vereinbart, versetzt die erste Zahlungserinnerung der Schuldner in Zahlungsverzug.
• Schadensersatz: Der Schuldner muss dem Gläubiger den durch den Zahlungsverzug entstandenen Schaden ersetzen. Der Gläubiger ist so zu stellen, als hätte der Schuldner zum Zeitpunkt des Verzugseintritts gezahlt.
• Verzugszinsen: Für die Zeit, in der Ihr säumiger Kunde mit der Zahlung in Verzug ist, können Sie Verzugszinsen auf den Rechnungsbetrag verlangen.

Was sollte in der Zahlungserinnerung stehen?

Für die Zahlungserinnerung ist keine besondere Form vorgeschrieben. Das bedeutet, dass auch eine mündliche Mahnung an Ihren Schuldner die beschriebenen Rechtsfolgen auslöst. Manchmal ist daher auch ein einfacher Anruf bei Ihrem Kunden das geeignete Mittel, um gemeinsam eine Lösung zu finden und den richtigen Ton zu treffen.

Aus Gründen der Rechtssicherheit empfehlen wir Ihnen jedoch, eine schriftliche Zahlungserinnerung – per E-Mail oder zugestelltem Brief – zu versenden. So können Sie gegebenenfalls nachweisen, wann genau der Schuldner in Zahlungsverzug geraten ist. Das ist zum Beispiel wichtig, wenn Sie Verzugszinsen berechnen.

In der Regel enthält eine Zahlungserinnerung

• die Anschriften Ihres Unternehmens und die des Kunden,
• Rechnungsnummer und/oder Kundennummer,
• Rechnungsdatum,
• Rechnungsbetrag,
• Zahlungsfrist,
• Ihre Bankverbindung, und gegebenenfalls
• die Ankündigung des weiteren Vorgehens.

Der Schuldner reagiert nicht: Was tun?

Reagiert der Schuldner nicht auf Ihre Mahnungen, hilft Ihnen paywise als professionelles Inkassounternehmen gerne beim Forderungseinzug und unterstützt Sie im gerichtlichen Mahnverfahren.

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