Wann verjähren Rechnungen?

Viele Rechnungen bleiben lange offen. Unternehmen sollten jedoch unbedingt die geltenden Verjährungsfristen und Besonderheiten kennen, um Forderungsausfälle zu vermeiden.

Was bedeutet die Rechnungsverjährung für Unternehmen?

Ihr Schuldner ist nicht verpflichtet, eine verjährte Rechnung zu bezahlen. Wenn Sie Ihren Kunden oder Geschäftspartner auffordern, eine bereits verjährte Rechnung zu bezahlen, kann sich dieser auf die Verjährung berufen und die Zahlung verweigern. Damit erklärt er rechtswirksam, dass er die Rechnung wegen Verjährung nicht mehr begleichen wird. Hat er also die Verjährung erkannt, können Sie die offene Rechnung auch nicht mehr gerichtlich durchsetzen.

Gerade für kleine Unternehmen und Start-ups stellen hohe, unbezahlte Rechnungsbeträge, aber auch die Summe vieler kleiner, nicht eingezogener Rechnungen, ein nicht zu unterschätzendes finanzielles Risiko dar. Hinzu kommen oft noch Verwaltungskosten und gegebenenfalls Anwaltskosten.

Tipp: Fordern Sie aber auch eine verjährte Rechnung unbedingt ein. Denn es kann immer sein, dass Ihr Kunde die geltenden Verjährungsfristen nicht kennt oder die Rechnung ungeprüft überweist. Denn hat Ihr Schuldner die noch offene Forderung einmal bezahlt, kann er sie nicht mehr zurückfordern – trotz Verjährung. 

Ab wann verjährt eine Rechnung?

Die meisten Rechnungen verjähren innerhalb von drei Jahren. Dabei beginnt die Verjährungsfrist grundsätzlich am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie von den Anspruch begründenden Umständen und Ihrem Schuldner wussten bzw. sie hätten wissen müssen. Hierbei kommt es nicht darauf an, wann Sie Ihrem Kunden die Rechnung gestellt haben, sondern wann Sie die vertragliche Leistung erbracht haben.

Beispiel: Am 27.12.2023 haben Sie an A eine Software verkauft und ihm das Programm überspielt. Die Rechnung dafür stellen Sie aber erst am 04.01.2024. Die Verjährungsfrist beginnt trotzdem mit dem Ende des Jahres 2023. Drei Jahre später, mit Ablauf des 31.12.2026 verjähren also alle Ansprüche, die im Jahr 2023 entstanden sind.

Prüfen Sie also am besten vor Ablauf des aktuellen Jahres drei Jahre alte Forderungen. Dann können Sie sich rechtzeitig für die richtigen Maßnahmen entscheiden, um rechtzeitig die Verjährung verhindern zu können.

Ausnahmen und Sonderfälle

Neben der Regelverjährungsfrist von drei Jahren gibt es jedoch einige Ausnahmen. In bestimmten Fällen können kürzere, aber auch längere Verjährungsfristen gelten. Hier einige wichtige Beispiele:

• Ist der Vertragsgegenstand aus einem Kauf- oder Werkvertrag mangelhaft, verjähren die Ansprüche auf Mangelbeseitigung bereits nach zwei Jahren ab Übergabe der Sache. Bei einem Werkvertrag verspricht der Unternehmer seinem Kunden einen Erfolg bzw. ein Ergebnis, z. B. die Reparatur einer Spülmaschine, einen maßgeschneiderten Anzug, die Erstellung einer individuellen Software oder Bauarbeiten.
• Ansprüche wegen Mängeln an einem Bauwerk verjähren dagegen erst nach fünf Jahren ab Übergabe des Bauwerks.
• Eine titulierte Forderung verjährt erst nach 30 Jahren ab Rechtskraft der Entscheidung.

Außerdem gibt es einige Möglichkeiten, welche die Verjährung verhindern – zumindest vorübergehend. Wenn Sie ein Inkasso beauftragen, unterstützt es Sie hierbei.

• Während Sie und der Schuldner über die Rechnung bzw. den Gegenstand der Rechnung verhandeln, hält die Verjährung an. Der Verhandlungszeitraum wird nicht in die Verjährungsfrist eingerechnet. Diese fängt erst wieder an zu laufen, wenn eine der Vertragsparteien weitere Verhandlungen verweigert.
• Außerdem können Sie die Verjährungsfrist durch Klage oder ein gerichtliches Mahnverfahren stoppen. Der Ablauf der Verjährung der Rechnung setzt mit der Erhebung einer Klage oder Zustellung eines Mahnbescheids aus. Hinweis: Hierbei ist es besonders wichtig, den Mahnbescheid korrekt zu beantragen. Ist die offene Forderung z. B. nicht exakt bezeichnet, läuft die Verjährungsfrist weiter ab. Wir von paywise übernehmen als Inkassounternehmen die Beantragung eines Mahnbescheids nach einem furchtlosen außergerichtlichen Mahnverfahren für Sie.
• Um den Schuldner in Zahlungsverzug zu versetzen oder ihn in zur Zahlung der Rechnung aufzufordern, wird oft zur Mahnung gegriffen. Doch Vorsicht: Mahnungen allein, ob schriftlich oder mündlich, verhindern die Verjährung nicht.
• Allerdings: Zahlt Ihr Schuldner auf eine Mahnung oder Zahlungsaufforderung lediglich einen Teil der Rechnung, beginnt die Verjährungsfrist von drei Jahren erneut an zu laufen – Tag genau ab dem Zahlungsdatum.

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