1. Februar 2022

Inkassounternehmen: Zuverlässige Partner bei Zahlungsverzug

Wird eine Forderung einmal nicht bezahlt, entscheiden sich viele Unternehmen dazu, eine Inkassofirma zu beauftragen. Doch was ist ein Inkassounternehmen und welche Bedeutung hat es für die Begleichung Ihrer Forderungen? Darf ein Inkassounternehmen das Vermögen eines Schuldners pfänden? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema „Inkasso“ wissen müssen. 

Was ist ein Inkassounternehmen?

Inkassounternehmen beschäftigen sich mit dem Einzug fälliger Forderungen, wenn sich ein Schuldner im Verzug befindet. Dabei sind sie für Gläubiger aus allen erdenklichen Branchen und Geschäftsfeldern tätig: Egal ob Solo-Selbstständige, Versicherungen, Fitnessstudios, Telefonanbieter, Freiberufler und Freelancer oder Handwerker.

Begriffserklärung

Es geschieht leider häufig, dass die Zahlung des Schuldners auch nach dem vereinbarten Zahlungstermin ausbleibt. Dann beauftragen Unternehmer, Selbstständige und Konzerne oft ein Inkassobüro.

Dieses führt dann das komplette Inkassoverfahren von Anfang bis zum Ende durch. Beginnend bei einem außergerichtlichen Inkasso über das gerichtliche Mahnverfahren und die Zwangsvollstreckung bis hin zur Langzeitüberwachung offener Forderungen.

Tätigkeitsschwerpunkt von Inkassounternehmen ist die Geltendmachung kaufmännisch gemahnter Forderungen – egal ob außergerichtlich oder gerichtlich. Auf diese Weise können sie Unternehmen auch langfristig vor Zahlungsausfällen schützen.

Was macht ein Inkassounternehmen? 

Um die noch offenen Beträge einzuziehen, gehen Inkassodienste in der Regel wie folgt vor. 

Außergerichtliche Aufforderung

Im ersten Schritt versucht ein Inkassobüro, die offenen Rechnungen außergerichtlich einzufordern. Hierfür fordert das Inkassounternehmen Ihren Schuldner per Brief, E-Mail oder auch per WhatsApp zur Zahlung auf. Auch eine Kontaktaufnahme per Telefon ist möglich. Die meisten Fälle lassen sich durch das außergerichtliche Inkasso klären.

Gerichtliches Mahnverfahren

Führt das außergerichtliche Inkasso nicht zum Erfolg, kann das Inkasso im nächsten Schritt einen Mahnbescheid beantragen. Legt der Schuldner keinen Einspruch gegen den Mahnbescheid ein, wird ein Vollstreckungsbescheid erlassen. Sofern er auch dagegen keinen Widerspruch einlegt, ist die Forderung tituliert. Das heißt, es ist bis zu 30 Jahre lang möglich, die Forderung einzutreiben.

Zwangsvollstreckung

Mit einem rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid ist es möglich, die Forderung im Rahmen einer Zwangsvollstreckung durchzusetzen. Dies geschieht meist durch einen Gerichtsvollzieher oder eine Kontopfändung.

Langzeitüberwachung

Führen auch die genannten Vollstreckungsmaßnahmen nicht zum gewünschten Erfolg, beginnt das Inkassounternehmen mit der Langzeitüberwachung der Forderungen. Hierbei versucht das Unternehmen in regelmäßigen Abständen die Forderung einzuziehen.

Tipp: Mehr zum genauen Ablauf eines Inkassoverfahrens erfahren Sie hier.

Zusammenarbeit mit Inkassounternehmen: Was spricht dafür?

Leider kann es immer wieder passieren, dass Ihre Kunden einfach nicht zahlen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn Sie als Zahlungsoption auch den Kauf auf Rechnung anbieten. Die offenen Forderungen häufen sich, Mahnungen oder Zahlungserinnerungen bleiben erfolglos. Selbst die solventesten Unternehmen können dadurch in eine finanzielle Schieflage geraten. 

Spätestens jetzt sollte man ein vertrauenswürdiges Inkasso beauftragen, um das Schlimmste noch abzuwenden. Schließlich sind offene Rechnungen nicht nur unangenehm. Sie binden auch Kapital, das für neue Investitionen fehlt.

Wann und in welchen Fällen lohnt es sich, ein Inkassounternehmen einzuschalten? 

Um zu erreichen, dass Ihre Schuldner Ihre Rechnungen zeitnah begleichen, sollten Sie sich so früh wie möglich professionelle Unterstützung holen. Häufig lassen sich Zahlungsausfälle sogar komplett verhindern.

Zu den Vorteilen von Inkasso gehört auch, dass die Spezialisten bei Zweifeln an der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eines potentiellen Kunden für Sie eine Bonitätsprüfung durchführen können, um Forderungsausfälle bereits im Vorfeld zu verhindern.

Allerdings kann ein Inkassoverfahren eine bestehende Kundenbeziehung enorm belasten. Daher sollten Sie Ihre Kunden zumindest zweimal mahnen, ehe Sie einen Inkasso-Service in Anspruch nehmen. Auch sind klärende Telefonate mit dem Schuldner hilfreich, bevor eine Forderung an das Inkasso geht. Gleichzeitig sollte man nicht zu lange warten, da die Erfolgsquote abnimmt, je älter die Rechnung ist.

Aufgaben des Forderungseinzugs schnell an Inkassounternehmen delegieren

Reagiert der Schuldner auf eine oder mehrere Mahnungen nicht, sollten Sie handeln. Das frühzeitige Einschalten eines Inkassounternehmens garantiert einen effektiven Forderungseinzug ohne Rechtsverluste.

Doch das Vorgehen lohnt sich auch in finanzieller Hinsicht. Schließlich müssen Sie sich nicht mehr selbst um die offene Forderung kümmern und können sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Zahlungsverzug als Voraussetzung für die Einschaltung eines Inkassounternehmens

Damit Sie ein Inkassounternehmen mit dem Einzug einer Forderung beauftragen können, muss sich der Schuldner im Zahlungsverzug befinden.

Das ist nach § 126 BGB der Fall, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

  • Sie haben den Schuldner richtig gemahnt. Eine bestimmte Anzahl von Mahnungen ist nicht nötig, eine Mahnung reicht im Prinzip aus.
  • In Ihrer Rechnung ist ein Fälligkeitsdatum angegeben. Ist der Schuldner seiner Zahlungsverpflichtung bis zum Ablauf dieser Zahlungsfrist nicht nachgekommen, befindet er sich automatisch in Zahlungsverzug.
  • Der Schuldner ist Unternehmer. Handelt es sich nicht um eine Privatperson, gerät der Schuldner auch ohne einen ausdrücklichen Hinweis des Gläubigers oder eine Zahlungsfrist in Zahlungsverzug, wenn er die offene Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen bezahlt hat.
  • Bei einem Verbraucher oder einer Privatperson, müssen Sie als Gläubiger den Schuldner auf diese Frist hinweisen. 

Tipp: Alles Wissenswerte zum Mahnwesen und dem Ablauf des Mahnverfahrens erfahren Sie in unseren anderen Beiträgen.

Ab welcher Forderungshöhe lohnt es sich, ein Inkassounternehmen einzuschalten?

Hierbei gibt es keine Mindestforderungshöhe. Esist ebenfalls üblich, Kleinbeträge einziehen zu lassen. Dies gilt umso mehr, wenn Sie ein Unternehmen sind, dass niedrigpreisige Produkte und Dienstleistungen anbietet. Gerade hier summieren sich dann auch geringe Rechnungsbeträge und können Ihr Unternehmen in eine wirtschaftliche Schieflage bringen.

Damit auch bei kleinen Forderungen eine effektive Abarbeitung der Inkassoaufträge möglich ist, bieten wir bei paywise verschiedene Möglichkeiten, ein Inkasso ohne großen Aufwand zu beauftragen – wie beispielsweise den Dokumentenupload, die Stapeleinreichung von Rechnungen sowie den Import von Excel-Listen oder Datenschnittstellen (REST-API).

Inkassounternehmen oder Anwalt – was ist besser?

Es gibt viele Rechtsanwälten, die im Bereich des Inkassos tätig sind. Reine Inkassofirmen haben sich im Gegensatz dazu auf ihr Fachgebiet spezialisiert. Seriöse Unternehmen verfügen über ein großes kaufmännisches und rechtswissenschaftliches Know-how. Zudem haben sie einen Einblick in umfangreiche Wirtschaftsdaten. Außerdem verfügen sie meist über umfassende Erfahrungen im Umgang mit Schuldnern. 

Ihre Expertise erlaubt es ihnen, bei Mahn- und Verhandlungstätigkeiten mit Bedacht und Feingefühl vorzugehen und bei ihrer Tätigkeit auch Fairness walten zu lassen. Schließlich hat niemand etwas davon, eine gute Geschäftsbeziehung durch „harte Bandagen“ beim Forderungseinzug oder Forderungsmanagement zu belasten. 

Ob im Einzelfall eher ein Anwalt oder doch besser eine professionelle und seriöse Inkassofirma infrage kommt, hängt auch vom Leistungsspektrum des Unternehmens ab. So sollte der Inkassodienstleister seinen Auftraggeber bei einer bestrittenen Forderung zum Beispiel auch vor Gericht vertreten können.

Welche Inkassounternehmen sind (un-) seriös?

Inkassobüros haben im Vergleich zu Rechtsanwälten ein eher schlechtes Image. Völlig ohne Grund! Vielmehr sind sie zuverlässige Partner, die die Liquidität von Unternehmen sichern. Seriöse Inkassounternehmen handeln sehr bedacht bei der Aufgabe, Ihre Liquidität wiederherzustellen. Ein bewährtes Vorgehen besteht darin, die Schuldner gezielt anzusprechen und ihnen verschiedene Möglichkeiten der Schuldenbegleichung aufzuzeigen.

Tipp: Alles rund um die Verjährung von Inkassoschulden können Sie hier nachlesen.

Was bietet ein seriöses Inkassounternehmen?

Seriöse Inkassounternehmen nutzen die rechtsstaatlichen Mittel wie außergerichtliche Zahlungsaufforderungen oder das gerichtliche Mahnverfahren, um ihre Forderung durchzusetzen. Im Idealfall versucht der Inkassodienst, durch einfache und unterschwellige Angebote offene Forderungen einzuziehen. 

Ein seriöser Anbieter wird daher den Fokus nicht auf die Optimierung der eigenen Inkassogebühren legen, sondern auf Ihre Zufriedenheit als Kunden. Dabei legt eine gute Inkassofirma stets Wert darauf, dass Ihre Kundenbeziehungen nicht belastet werden.

Natürlich wird ein seriöses Inkassounternehmen auch immer individuelle Vorgehensweisen vorschlagen und gegeneinander abwägen. Hier können die folgenden Punkte relevant werden:

  • Höhe der einzelnen Forderung
  • Wille des Kunden, für die Inkassodienstleistung zu bezahlen oder eine erfolgsbasierte Vergütung
  • Individuelle Behandlung der einzelnen Forderung oder automatisiertes Verfahren
  • Art des Schuldners (B2B vs. B2C)
  • Kooperationen mit spezialisierten Anwälten
  • Zusammenarbeit mit der Schufa als Auskunftsportal beispielsweise für Adressermittlungen und Bonitätsprüfungen
  • Individuelle Vorgehensweise je nach Kundenbranche
  • Nutzung von moderner IT
  • Gläubiger-Portal oder einen Schuldner-Login-Bereich
  • Mitgliedschaft im BDIU e.V. (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.)
  • Schnittstellen zur Buchhaltung des Kunden
  • Einfache Beauftragung
  • Besonderer juristische Fachkunde

Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz

Seriöse Inkassounternehmen sind nach dem Rechtsdienstleistungsgesetzes beim zuständigen Amtsgericht registriert.

Voraussetzungen

Nach § 2 Abs. 2 RDG ist die Einziehung fremder oder zum Zweck der Einziehung auf fremde Rechnung abgetretener Forderungen eine Rechtsdienstleistung. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Forderungseinzug als eigenständiges Geschäft betrieben wird. Das gilt auch für die auf die Einziehung bezogene rechtliche Prüfung und Beratung. Der Betrieb eines Inkassounternehmens fällt somit in den Anwendungsbereich des Rechtsdienstleistungsgesetzes.

Im Rahmen des Rechtsdienstleistungsgesetzes wird dann eine Registrierung beziehungsweise Genehmigung erforderlich (§ 3 RDG, § 10 RDG). Das Erbringen von Inkassodienstleistungen erfordert nach § 11 RDG eine besondere Sachkunde in den für die beantragte Inkassotätigkeit bedeutsamen Gebieten des Rechts. Das betrifft vor allem

  • das bürgerlichen Recht
  • das Handels-, Wertpapier- und Gesellschaftsrecht
  • das Zivilprozessrecht, einschließlich des Zwangsvollstreckungs- und Insolvenzrechts sowie des Kostenrechts.

Des Weiteren ist nach § 12 Abs. 1 RDG die persönliche Eignung und Zuverlässigkeit Voraussetzung für die Registrierung als Inkassounternehmen.

Antragstellung

Die Registrierung als Inkassounternehmen müssen Sie nach § 13 Abs. 1 RDG bei der zuständigen Behörde beantragen. Je nach Bundesland die Gerichtspräsidenten sind hierbei die Amts-, Land- oder Oberlandesgerichte die richtigen Anlaufstellen.Die Erlaubnis wird nur nach Genehmigung des Antrags auf Eintragung ins Rechtsdienstleistungsregister erteilt. Erst mit der Eintragung in das Rechtsdienstleistungsregister nach § 16 RDG darf das Unternehmen seine Tätigkeit aufnehmen.

Rechtliche Grundlagen

Der Zweck von Inkassounternehmen ist der Einzug fremder oder an die Inkassofirma abgetretener Forderungen.

Grundlage des Inkassoauftrags zwischen Gläubiger und Inkassounternehmen sind

  1. ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB
  2. ein Auftrag nach § 662 BGB
  3. oder ein Dienstvertragsrecht nach § 611 BGB.

Der Forderungseinzug durch das Inkassobüro erfolgt auf Basis einer Inkassovollmacht oder einer Sicherungsabtretung:

  • Im Rahmen der Inkassovollmacht ist der Gläubiger weiterhin Inhaber der Forderung, da er das Inkassounternehmen lediglich zum Einzug der Forderung in seinem Namen ermächtigt. Das Inkassounternehmen wird im fremden Namen gegenüber dem Schuldner geltend.
  • Bei der Sicherungsabtretung tritt der Gläubiger die Forderung zum Zwecke der Einziehung an das Inkassounternehmen ab. Dieses wird also Inhaber der Forderung und macht die Rechte gegenüber dem säumigen Schuldner im eigenen Namen geltend.

Inkassounternehmen: Welche Gebühren fallen für den Schuldner an?

Die Höhe des Verzugsschadens ist in § 4 Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) geregelt und der Höhe von Anwaltskosten angeglichen. Der Betrag hängt von der Forderungshöhe und dem Aufwand ab, der nötig ist, um die Forderung einzuziehen. Als Gläubiger müssen Sie meist keine Zahlungen an das Inkassounternehmen leisten. Denn der Schuldner ist dazu verpflichtet, die Forderungen vollumfänglich zu begleichen.

Fazit

Um die Liquidität eines Unternehmens zu sichern, lohnt es sich, so früh wie möglich ein seriöses Inkassounternehmen mit dem Einzug der Forderungen zu beauftragen. Wichtig ist, dass das Inkassounternehmen über Erfahrung im Umgang mit säumigen Schultern verfügt und den Auftraggeber auch vor Gericht vertreten kann.

Ein effektives Inkasso sichert somit zum einen die Liquidität Ihres Unternehmens und als auch das positive Unternehmensergebnis, Ihren Gewinn.

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