Mahnwesen und Mahnservice – Alle Infos im Überblick

Ignoriert Ihr Kunde eine Zahlungserinnerung, erhält er zunächst eine Mahnung. Oft ist das leider der einzige Weg, um eine geschuldete Summe einzufordern. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte zum Ablauf des Mahnverfahrens und dem professionellen Forderungseinzug.

(Außergerichtliches) Mahnverfahren einleiten: So geht’s

Es gibt kein fest vorgegebenes oder gesetzlich klar geregeltes Mahnverfahren. In der Regel ist der Ablauf des Mahnwesens jedoch sehr ähnlich.

Schritt 1: Die Zahlungserinnerung

Hat ein Kunde einen Kauf auf Rechnung getätigt, gilt zunächst eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Hat er die Rechnung auch einige Tage nach Ablauf des Fälligkeitsdatums nicht bezahlt, sollten Sie ihm zunächst eine schriftliche Zahlungserinnerung zukommen lassen, in der Sie ihn darauf hinweisen, dass der Betrag noch offen ist.

Wichtig: Achten Sie unbedingt darauf, dass das Schreiben ebenfalls ein neues Fälligkeitsdatum enthält.

Schritt 2: Versenden des Mahnbescheids: Ab wann sollten Sie eine Mahnung schreiben?

Ignoriert Ihr Kunde diese freundliche Erinnerung, ist es im nächsten Schritt möglich, ein so genanntes Mahnschreiben zu erstellen. Aus rechtlicher Sicht sind Zahlungserinnerung und Mahnung zwar das Gleiche. Doch allein die Tonalität ist bei der Mahnung deutlich schärfer und formeller. Zudem besteht das Recht, ab diesem Zeitpunkt auch Mahngebühren zu erheben.

Insgesamt werden nach der Zahlungserinnerung üblicherweise noch zwei Mahnungen versendet. In der letzten Mahnung sollten Sie darauf hinweisen, dass Sie nach Ablauf der neuen Frist rechtliche Schritte einleiten werden.

Mahnung per E-Mail versenden – Ja oder Nein?

Richtig mahnen per E-Mail – ist das möglich? Im Mahnwesen können Sie Forderungen auch online erheben, also etwa per E-Mail. Sogar mündlich ausgesprochene Mahnungen sind grundsätzlich rechtsgültig. Allerdings kann es gerade hierbei im Extremfall schwierig sein, zu beweisen, dass der Kunde Ihre Mahnung tatsächlich erhalten hat.

Mahngebühren: Wie hoch sind die Kosten?

Ab der Mahnung, die auf die Zahlungserinnerung folgt, dürfen sie Mahngebühren erheben. Eine gesetzliche Regelung, wie hoch diese ausfallen dürfen, gibt es allerdings nicht.

Üblich und von den Gerichten auch als „akzeptabel“ eingestuft, sind Mahnkosten von 2,50 Euro bis 5,00 Euro. Bei weiteren Mahnungen können die Mahngebühren durchaus höher ausfallen. Sie dürfen jedoch maximal zehn Euro betragen.

Hierbei die folgenden Posten entscheidend:

• Porto (bei einer Mahnung per Post)
• Materialkosten
• Verzugszins (unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen). Dieser liegt fünf Prozent über dem aktuellen Basiszinssatz.

Mahnwesen: Was tun bei Zahlungsverzug?

Kommt ein Schuldner mit der Begleichung einer Rechnung in Verzug, hat der Gläubiger einen Anspruch auf Verzugszinsen und Schadenersatz. Hierfür muss ihm der Gläubiger laut § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), Absatz 1 zunächst eine Mahnung zugestellt haben. Ist das geschehen, ist im Mahnwesen von einem Schuldnerverzug die Rede.

Der Schuldnerverzug im BGB

Laut § 286 Abs. 1 BGB liegt ein Zahlungsverzug dann vor

1. wenn ein Schuldner vorab eine Mahnung erhalten hat
2. und er seine Schuld auch nach Ablauf des Fälligkeitsdatums nicht beglichen hat.

Dabei sind das Erheben einer Zahlungsklage oder die Zustellung eines Mahnbescheids im (gerichtlichen) Mahnverfahren einer Mahnung gleichgestellt. Gemäß § 286 Abs. 2 BGB  ist ein Mahnschreiben jedoch nicht notwendig, wenn:

• Gläubiger und Schuldner ein Datum für die Erbringung der Leistung, Zahlung oder Lieferung vereinbart haben und dies verstrichen ist.
• die Frist bis zu diesem Datum auch angemessen war, sodass sie im Normalfall problemlos einzuhalten gewesen wäre.
• der Schuldner eine ernsthafte und endgültige Leistungsverweigerung mitteilt, indem er klar äußert, nicht zahlen oder nicht liefern zu wollen.
• besondere Umstände vorliegen, die vom Einzelfall abhängen.

Greift der Schuldnerverzug, gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen:

1. Für den Schaden, der aufgrund der Verzögerung entstanden ist, können Sie Schadensersatz einfordern. Die Verpflichtung des Schuldners, doch noch die ursprüngliche Leistung zu erbringen, wird davon nicht beeinträchtigt.
2. Anstelle der Leistung ist es ebenfalls möglich, nur den Schadensersatz zu verlangen. In dem Fall muss der Schuldner für die nicht erbrachte Leistung eine Entschädigung zahlen.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Manchmal hilft alles nichts. Keine nette Erinnerung, keine harsche Mahnung fruchtet. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Ob sich das allerdings wirklich lohnt, gilt es im Einzelfall zu prüfen. Denn ein gerichtliches Mahnverfahren kostet (zunächst) nicht nur Geld, sondern vor allem auch viel Zeit. Oft lohnt sich dieser Schritt erst ab einer gewissen Schuldsumme.

Hierfür müssen Sie als erstes ein entsprechendes Online-Formular herunterladen. Mit diesem „Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids“ können Sie dann den Mahnbescheid beantragen. Hierfür schicken Sie das Dokument an das zuständige Gericht. Dieses stellt dem säumigen Kunden dann einen offiziellen Mahnbescheid aus.

• Legt der Schuldner keinen Widerspruch dagegen ein, erlässt das Gericht einen “Vollstreckungsbescheid“. Mit diesem können Sie sich  dann an einen Gerichtsvollzieher wenden. Dieser ist wiederum dazu berechtigt, eine Zwangsvollstreckung durchführen zu lassen.
• Legt der Schuldner Widerspruch gegen den gerichtlichen Mahnbescheid ein, sieht das Mahnwesen im nächsten Schritt nur noch ein gerichtliches Klageverfahren vor. Hierbei ist zwingend ein Rechtsanwalt nötig.

Anwalt oder Inkassobüro beauftragen

Oft hilft es bereits, wenn der säumige Kunde ein Schreiben vom Anwalt erhält. Die Anwaltsgebühren werden dann meist zum eigentlichen Schuldbetrag, den Mahngebühren und den gegebenenfalls angefallenen Verzugszinsen hinzugerechnet. Die zweite Möglichkeit besteht darin, ein Inkasso zu beauftragen. Die Vorteile von Inkasso liegen klar auf der Hand: Das Inkassounternehmen kümmert sich in Ihrem Namen darum, die offene Rechnung einzufordern. Auf diese Weise können Sie auch Kleinbeträge bequem einziehen lassen. Alternativ können Sie die Forderungen auch an das Inkassobüro abtreten. Dann überweist das Inkassobüro Ihnen den Rechnungsbetrag abzüglich der Inkassogebühren.

Tipp: Alles Wissenswerte zur Verjährung von Inkassoschulden und zum  genauen Ablauf des Inkassoverfahrens erfahren Sie hier.

Mahnwesen automatisieren: Ganz einfach – mit dem paywise-Mahnservice

Bei all diesen Schritten können Sie viel Zeit, Nerven und Geld sparen. Unser Mahnservice richtet sich branchenübergreifend an alle Unternehmen, die über kein eigenes Forderungsmanagement verfügen oder dieses kosteneffizient auslagern möchten.

Die Benefits:

• Schnellere Zahlungen
• Mahnung im Stil der Corporate Identity
• Internen Aufwand reduzieren
• Automatische Übergabe an das Inkasso möglich

Wir automatisieren Ihr Mahnwesen!

Verspätete Zahlungen von Kunden können dauerhaft zu Liquiditätsengpässen und damit zu echten Problemen für Ihr Unternehmen werden. Die Bedeutung des Mahnwesens sollten Sie deshalb auf keinen Fall unterschätzen. Nur so können Sie sichergehen, dass all Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Oftmals fällt jedoch das Schreiben von Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus dem unternehmensinternen Prozess heraus. Das führt zu Zahlungsverzögerungen und dann zu einem vermehrten Arbeitsaufwand. Viele Unternehmen und Selbstständige sind unsicher, wie man rechtssicher mahnt und dabei den richtigen Ton trifft. Man will den Kunden nicht vor den Kopf stoßen und ihn dennoch zu einer zügigen Zahlung bewegen. Das Mahnwesen kann je nach Volumen Ihrer Ausgangsrechnungen sehr aufwändig sein. Gerne nehmen wir Ihnen daher Ihr Mahnwesen im Rahmen unseres Mahnservices ab.

Vorteile des automatisierten Mahnwesens

• Schnelle Zahlungen durch Mahnservice erreichen: Durch ein gut funktionierendes Mahnwesen und Forderungsmanagement werden Ihre Außenstände verringert und die Liquiditätslage Ihres Unternehmens nachweislich verbessert. Rechnungen werden schneller realisiert und stehen für gewinnbringende Investitionen zur Verfügung. Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden verbessert sich.
• Internen Aufwand durch automatisiertes Mahnwesen reduzieren: Mit unserem Mahnservice können Sie sämtliche unternehmensinternen Prozesse im Mahnwesen und Forderungsmanagement effizienter gestalten. Zahlungskontrolle und Zahlungserinnerungen binden eine Menge an Ressourcen, die Sie für die Erledigung Ihres Kerngeschäfts benötigen.
• Professionelle Außenwirkung durch Mahnservice: Oft kommen Kunden auf Empfehlungen zu Ihnen. Aber natürlich wollen Sie für die Qualität Ihrer Arbeit bekannt sein. Und nicht dadurch, dass man bei Ihnen nicht zwingend bezahlen muss. Vermeiden Sie durch das konsequente Mahnen einen entsprechenden Dominoeffekt. So lassen sich Zahlungsausfälle effektiv vermeiden.
• Zeitaufwand reduzieren durch Mahnservice: Das Überwachen von Zahlungseingängen, Organisieren von Mahnläufen und Überwachen von Zahlungsfristen entfällt vollständig. Sie müssen keine E-Mail-Nachrichten mit Mahnungen oder Mahnschreiben verfassen, ausdrucken, scannen, archivieren und zur Post bringen. Auch neue Zahlungsfristen müssen Sie nicht mehr manuell überwachen. Wir übernehmen diese lästigen Aufgaben für Sie. Das spart Zeit und Kosten.

Tipp: Selbstverständlich unterstützen wir Sie ebenfalls im Falle einer Rücklastschrift, also einer fehlgeschlagenen Abbuchung vom Konto Ihres Kunden.

Keinen Stress mehr mit Mahnungen – So funktioniert das automatische Mahnwesen

1. Schnittstelle einrichten

1. Stellen Sie mit Hilfe unserer IT-Spezialisten eine Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem her.
2. Individuellen Mahnlauf einrichten
3. Erstellen Sie in unserem Cockpit einen individuellen Mahnlauf, der zu Ihren Kunden passt.
4. Automatisch mahnen lassen und zurücklehnen

Einmal eingerichtet, werden Ihre Schuldner automatisch gemahnt. Sie bleiben im paywise-Cockpit immer auf dem Laufenden.

Welche Leistungen bietet der Mahnservice?

Unser Mahnservice ist ein Online-Tool, das Ihre offenen Posten durch Schnittstellen erkennt, Zahlungserinnerungen verschickt und Zahlungen überwacht.

Automatisiertes Mahnwesen

Unser Mahnservice ist standardisiert und voll automatisiert. Die Mahnung oder Zahlungserinnerung versenden wir auf Ihrem Briefpapier oder von Ihrer E-Mail-Adresse aus. Das heißt, Sie müssen sich nicht um Formulierung, Druck, Versand und Fristsetzungen oder die Einhaltung der Fristen kümmern. Wir verschicken Ihre Mahnung auf verschiedenen Kommunikationswegen, gerne per Mail, Brief oder per Whatsapp und Messenger.

Individuelle Gestaltung des Ablaufs des Mahnwesens

Den Ablauf des Mahnwesens und den Inhalt der Mahnung kann man beim automatisierten Mahnwesen frei wählen. Bestimmen Sie automatisch, wie oft und in welchen Zeitabständen wir Ihren Kunden ermahnen sollen. Sollten die Mahnungen einmal nicht zum Erfolg führen, können wir Ihre überfälligen Rechnungen auch automatisch als Inkassoauftrag weiterverfolgen.

Mahnservice mit Ihrer Corporate Identity

Die Mahnungen erfolgen stets unter Ihrer Corporate Identity. Sowohl optisch als auch inhaltlich richten wir uns ganz nach Ihnen. Für Ihre Kunden ist nicht ersichtlich, dass wir die Mahnung für Sie versenden.

Freie Wahl Tonalität des Mahnwesens

Lange bevor es ins Inkasso geht, mahnen wir für Sie Ihre Kunden freundlich und bestimmt zur Begleichung offener Rechnungen. Hierbei können Sie den Ton der Mahnung frei wählen. Ob bestimmt freundlich oder sogar in Mundart, wir richten uns ganz nach Ihnen und Ihren Kunden. Wir kommen Ihren Wünschen beim Formulieren der Mahnung nach. Zudem können Sie aus verschiedenen Vorlagen wählen und je nach Mahnstufe den Ton verschärfen.

Für wen lohnt sich ein automatisiertes Mahnwesen?

Der Mahnservice von paywise richtet sich branchenübergreifend an Selbständige und Freiberufler. Aber Unternehmen, die keine eigene Finanzbuchhaltung haben oder diese kostengünstig auslagern möchten, können von unserem Angebot profitieren. Das Forderungsmanagement effizienter gestalten, neu aufsetzen oder auslagern – unser Mahnservice bereitet ihnen den Weg.

Einmal eingerichtet, für immer erledigt – So läuft der Mahnservice von paywise ab

Bei paywise ist das Mahnwesen vollständig in unseren Forderungsmanagement-Prozess integriert. Nach Rechnungsstellung übernehmen wir, bis Ihre Rechnung vollständig bezahlt ist.

1. Sie erstellen Ihre Rechnung. Nach Einrichtung der Datenschnittstellen erstellen Sie wie gewohnt Ihre Rechnung und senden diese an Ihre Kunden. Sollte Ihre Kunden nicht pünktlich bezahlen, werden wir hierüber durch die Datenschnittstelle informiert.
2. Wir senden eine erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung. Wir versenden auf Ihrem Briefkopf eine erste freundliche Mahnung an Ihren Kunden, in der wir nochmals höflich an die Zahlung erinnern. Sie können hierbei wählen, wie die erste Mahnung versandt werden soll, ob per Mail, Whatsapp oder per Brief. Sollte Ihre Kunden wiederum nicht bezahlen, geht es weiter mit der zweiten Mahnung:
3. Wir senden eine zweite Mahnung: Nun tritt paywise als Inkassounternehmen gegenüber Ihrem Kunden auf und fordert Ihren Kunden zur Zahlung auf. In unseren ersten Anschreiben verwenden wir einen verständnisvollen Ton und verlangen Inkassogebühren unter dem gesetzlich Möglichen, um Ihre Kundenbeziehung nicht zu belasten.
4. Wir übernehmen den Forderungseinzug als Inkassounternehmen. Sollte Ihre Kunden wiederum nicht bezahlen, übernimmt paywise den Forderungseinzug als Inkassounternehmen.