Letzte Mahnung

Die letzte Mahnung dient als letzte Warnung an den Schuldner, bevor der Gläubiger gerichtliche oder ähnliche Maßnahmen ergreift, um an sein Geld zu kommen.

Was steht in der letzten Mahnung?

Die letzte Mahnung sollte für den Schuldner klar als solche erkennbar sein. Indem Sie die Mahnung mit „Letzte Mahnung“ beschriften, führen Sie dem Schuldner vor Augen, dass Sie es ernst meinen und die Warnung endgültig ist.

Um unangenehme rechtliche Schritte zu vermeiden, zahlt der Schuldner dann häufig doch noch.

Außerdem sollten Sie Folgendes beachten:

• Geben Sie das Datum der Mahnung an und vermerken Sie, dass der Schuldner auf die letzte Mahnung bis zu einem bestimmten Datum nicht gezahlt hat.
• Fordern Sie den Schuldner ein letztes Mal sachlich und bestimmt auf, die Forderung zu begleichen. Dabei ist es wichtig, dass Sie (wie in den vorangegangenen Mahnungen) die ausstehende Zahlung genau bezeichnen. Damit der Schuldner weiß, auf welche Forderung Sie sich beziehen, notieren Sie gegebenenfalls die Kundennummer, die Rechnungsnummer und den genauen Rechnungsbetrag.
• Sind Mahngebühren angefallen, listen Sie diese auf und addieren Sie sie zum Rechnungsbetrag.
• Setzen Sie eine letzte Zahlungsfrist. Eine Frist von 14 Tagen ist üblich, aber nicht zwingend. Kürzere Fristen sind oft ebenso zulässig.
• Kündigen Sie dem Schuldner Konsequenzen an, wenn er weiterhin nicht zahlt: Gerichtliches Mahnverfahren, Inkassoverfahren und/oder Einschaltung eines Rechtsanwalts.

Der Ton macht die Musik: Die letzte Mahnung können Sie unterschiedlich formulieren. Um die Geschäftsbeziehung zu schonen, können Sie einen freundlicheren Ton anschlagen. In anderen Fällen hingegen sollten Sie nachdrücklicher und strenger sein, um dem Kunden Ihre Ernsthaftigkeit zu signalisieren. Wir helfen Ihnen gerne, in jeder Situation den richtigen Ton zu treffen.

Letzte Mahnung: Der richtige Zeitpunkt

Üblich sind insgesamt drei Mahnungen, bevor der Gläubiger weitere Schritte einleitet. Gutes Timing kann helfen, die Forderung schnell beim Schuldner einzutreiben:

Zahlungserinnerung oder erste Mahnung: Die erste Mahnung sollte verschickt werden, sobald die Rechnung fällig ist. In der ersten Mahnung erinnern Sie den Schuldner freundlich an die ausstehende Zahlung und setzen eine (erneute) Zahlungsfrist von 7 bis 14 Tagen.

Gut zu wissen: Die erste Mahnung löst auch einige Rechtsfolgen aus, denn der Schuldner gerät dadurch in Zahlungsverzug und muss (theoretisch) ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen zahlen. Wenn Sie länger abwarten, treten diese Rechtsfolgen oft auch ohne Mahnung ein. Denn in den meisten Fällen beginnt der Verzug automatisch nach Ablauf von 30 Tagen seit Rechnungszugang. Gegenüber Verbrauchern gilt das allerdings nur, wenn Sie darauf in der Rechnung hinweisen (oder eben eine Mahnung aussprechen). In jedem Fall kann eine Mahnung sinnvoll sein, um den Schuldner zunächst an die offene Zahlung zu erinnern.

Achtung: Rechtlich gesehen braucht es nicht mehr als diese erste Mahnung. Die zweite und dritte Mahnung hat rechtlich keine nennenswerten Auswirkungen mehr. Sie dient allein dazu, den Schuldner an die Zahlung zu erinnern bzw. Druck aufzubauen. Wenn die o.g. 30-Tage-Regel greift, braucht es nicht einmal die erste Mahnung. 

Zweite Mahnung: Ist die Zahlung auch nach der ersten Mahnung nicht erfolgt, kann eine zweite Mahnung verschickt werden – in der Regel 10 bis 20 Tage nach Ablauf der letzten Zahlungsfrist. Diese Mahnung kann etwas deutlicher formuliert sein und eine weitere Frist für die Zahlung setzen. Die Frist kann kürzer sein als in der ersten Mahnung.

Letzte Mahnung: Bleiben die vorherigen Mahnungen unbeantwortet, können Sie wiederum 14 bis 20 Tage nach Ablauf der letzten Zahlungsfrist die letzte Mahnung verschicken.

Was kommt nach der letzten Mahnung?

Reagiert der Schuldner auch auf die letzte Mahnung nicht, sollten Sie die angekündigten Schritte realisieren.

• Haben Sie sich noch nicht die Unterstützung eines professionellen Inkassounternehmens geholt haben, sollten Sie dies tun. Denn dieses kann Sie beim Forderungseinzug unterstützen und häufig die offenen Forderungen noch außergerichtlich realisieren.
• Schließlich können Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dies ist ein schnelles, kostengünstiges Verfahren, um Geldforderungen durchzusetzen. Bestreitet der Schuldner die Forderung nicht, ist dies ein schneller Weg, um an die Zahlung oder einen Vollstreckungsbescheid für die Zwangsvollstreckung zu gelangen.
• Streiten Sie allerdings mit dem Schuldner über die Höhe oder gar Existenz der Forderung, wird das gerichtliche Mahnverfahren keinen Erfolg haben. Den Rechtsstreit müssen Sie dann vor Gericht austragen.

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