Sie haben Ihre Leistung erbracht, die Rechnung gestellt und gemahnt – doch Ihr Kunde zahlt trotz Mahnung nicht? Diese Situation kennen Unternehmer quer durch alle Branchen. Offene Forderungen sind nicht nur ärgerlich, sie gefährden die Liquidität und binden wertvolle Arbeitszeit, die Sie in Ihr Kerngeschäft investieren sollten.
Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht selbst durch komplizierte Rechtswege kämpfen. Nach Ihren eigenen Mahnversuchen übernimmt ein professionelles Inkassounternehmen alle weiteren Schritte – und das auf Ihre Kosten des Schuldners. Sie sparen Zeit, Nerven und interne Ressourcen.
Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Schuldner in Verzug, wenn er nach einer Mahnung des Gläubigers, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, nicht leistet. Es bedarf keiner Mahnung, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung bestimmt ist, der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.
Der Verzug hat weitreichende rechtliche Konsequenzen für Ihren säumigen Kunden:
Verzugszinsen: Sie können Verzugszinsen verlangen.
Mahnkosten: Mahnkosten können Sie geltend machen, also für Porto, etc. Das Gesetz nennt hier pauschale Mahngebühren in Höhe von bis zum 40 EUR.
Schadensersatz: Darüber hinaus können Sie alle weiteren Verzugsschäden ersetzt verlangen – insbesondere die Kosten der Rechtsverfolgung, also für ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt. Entstehen Ihnen durch den Zahlungsverzug weitere Schäden, kann Ihr Kunde auch dafür haftbar sein.
Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren zur Durchsetzung von Geldforderungen. Es läuft weitgehend automatisiert ab und erfordert zunächst keine mündliche Verhandlung.
Der Ablauf gestaltet sich wie folgt: Das Inkassounternehmen beantragt beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid. Das Gericht prüft nur formal, ob die Angaben vollständig sind – nicht aber, ob die Forderung tatsächlich besteht. Der Mahnbescheid wird dem Schuldner zugestellt. Widerspricht er nicht innerhalb von zwei Wochen, kann das Inkassounternehmen einen Vollstreckungsbescheid beantragen.
Mit einem vollstreckbaren Titel – etwa einem Vollstreckungsbescheid oder einem rechtskräftigen Urteil – kann das Inkassounternehmen die Zwangsvollstreckung einleiten. Hier stehen verschiedene Wege offen:
Die Kontopfändung ist oft der schnellste Weg zum Erfolg. Das Bankkonto des Schuldners wird gepfändet. Die Bank muss dann den gepfändeten Betrag auszahlen.
Bei der Lohnpfändung wird ein Teil des Arbeitseinkommens Ihres Schuldners direkt ausgezahlt. Allerdings sind Pfändungsfreigrenzen zu beachten, die das Existenzminimum des Schuldners schützen.
Die Sachpfändung durch den Gerichtsvollzieher kommt in Betracht, wenn andere Vollstreckungsmaßnahmen nicht greifen. Wertvolle Gegenstände können gepfändet und versteigert werden.
Digitale Entwicklungen: Immer mehr Gerichte bieten mittlerweile elektronische Mahnverfahren an. Das beschleunigt den Prozess erheblich und senkt die Kosten.
Bevor Sie ein Inkassounternehmen beauftragen, sollten Sie selbst ein- bis zweimal mahnen. Dies zeigt Ihrem Kunden, dass Sie die Forderung ernst nehmen. Ein strukturiertes eigenes Mahnwesen umfasst üblicherweise zwei Stufen: eine freundliche Zahlungserinnerung und eine erste Mahnung mit Fristsetzung.
Setzen Sie dabei klare, aber realistische Fristen. Wichtig ist die Dokumentation: Halten Sie fest, wann Sie was verschickt haben.
Bleiben Ihre eigenen Mahnungen erfolglos, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Hier liegt der entscheidende wirtschaftliche Vorteil:
Ihre internen Kosten bleiben bei Ihnen: Wenn Sie selbst weiter mahnen, das Mahnverfahren betreiben und vollstrecken, entstehen Ihnen interne Personalkosten, Zeitaufwand und Verwaltungskosten. Diese können Sie dem Schuldner nicht in Rechnung stellen – sie schmälern Ihre Gewinnmarge.
Inkassokosten trägt der Schuldner: Beauftragen Sie hingegen ein Inkassounternehmen, werden dessen Kosten vom Schuldner als Verzugsschaden erstattet. Sie selbst zahlen nichts – weder bei Erfolg noch bei Misserfolg.
Zeit für Ihr Kerngeschäft: Statt sich mit Forderungsmanagement zu beschäftigen, können Sie sich auf das konzentrieren, was Ihnen Geld einbringt: Ihr eigentliches Geschäft.
Das professionelle Inkassounternehmen übernimmt nun:
Sie erhalten regelmäßige Updates über den Stand des Verfahrens, ohne selbst tätig werden zu müssen.
Das Inkassounternehmen beginnt mit außergerichtlichen Maßnahmen. Ein professioneller Dienstleister verfügt über die nötige Erfahrung und das rechtliche Know-how. Zudem nehmen viele Schuldner Inkassoforderungen deutlich ernster als Mahnungen direkt vom Gläubiger.
In dieser Phase werden professionelle Inkassoschreiben versendet, die rechtlich einwandfrei formuliert sind und den Schuldner unmissverständlich auf die Konsequenzen hinweisen. Häufig führt bereits dieser Schritt zum Erfolg – ohne dass Sie selbst auch nur einen Finger rühren müssen.
Bleibt auch das außergerichtliche Inkasso erfolglos, leitet das Inkassounternehmen das gerichtliche Mahnverfahren ein. Sie müssen sich um nichts kümmern:
Das Inkassounternehmen beantragt den Mahnbescheid online über das zentrale Mahnportal oder schriftlich beim zuständigen Amtsgericht. Alle Angaben werden korrekt und vollständig eingereicht: die genaue Bezeichnung der Parteien, die konkrete Forderung mit Hauptforderung, Zinsen und Kosten sowie eine Begründung des Anspruchs.
Widerspricht der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen, beantragt das Inkassounternehmen den Vollstreckungsbescheid. Widerspricht der Schuldner, entscheidet das Inkassounternehmen über das weitere Vorgehen – meist eine Klage beim zuständigen Gericht.
Mit einem rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid oder einem Urteil kann das Inkassounternehmen vollstrecken. Hier zeigt sich die volle Expertise:
Kontopfändung: Das Inkassounternehmen beantragt einen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss. Dieser wird dem Schuldner und seiner Bank zugestellt. Die Bank muss binnen zwei Wochen Auskunft über das Guthaben geben und gegebenenfalls auszahlen.
Lohnpfändung: Falls bekannt ist, wo der Schuldner arbeitet, kann das Inkassounternehmen eine Lohnpfändung veranlassen.
Vermögensauskunft: Falls andere Maßnahmen nicht greifen, kann das Inkassounternehmen die Abgabe der Vermögensauskunft (ehemals eidesstattliche Versicherung) erwirken. Der Schuldner muss dabei sein gesamtes Vermögen offenlegen. Diese Informationen nutzt das Inkassounternehmen für weitere Vollstreckungsmaßnahmen.
Langfristige Überwachung: Auch wenn eine Forderung zunächst uneinbringlich erscheint, überwacht das Inkassounternehmen sie langfristig. Verbessert sich die finanzielle Situation des Schuldners, wird die Vollstreckung wieder aufgenommen – ohne dass Sie daran denken müssen.
Bonitätsprüfung vor Vertragsschluss: Bei größeren Aufträgen oder Neukunden kann eine Bonitätsprüfung vorgenommen werden.
Klare Zahlungsbedingungen: Formulieren Sie in Ihren AGB eindeutige Zahlungsfristen, Verzugszinsen und Mahnkostenpauschalen. So schaffen Sie von Anfang an Klarheit.
Anzahlungen vereinbaren: Gerade bei größeren Projekten sollten Sie Anzahlungen oder Abschlagszahlungen vereinbaren. Das minimiert Ihr Risiko erheblich.
Schnelle Rechnungsstellung: Je früher Sie die Rechnung stellen, desto früher können Sie bei ausbleibender Zahlung reagieren. Verzögerungen spielen nur dem säumigen Zahler in die Hände.
Systematisches Mahnwesen: Definieren Sie feste Intervalle für Ihre eigenen ein bis zwei Mahnungen. Danach übergeben Sie die Forderung an das Inkassounternehmen.
Klare Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen für das Forderungsmanagement zuständig ist und ab wann die Übergabe an das Inkassounternehmen erfolgt.
Dokumentation: Halten Sie alle eigene Kommunikation mit dem Schuldner schriftlich fest. Diese Unterlagen benötigt das Inkassounternehmen später.
Digitale Lösungen nutzen: Moderne Buchhaltungssoftware bietet automatisierte Mahnläufe und oft direkte Schnittstellen zu Inkassodienstleistern.
Der größte Vorteil der Inkassobeauftragung ist die Zeit-Kosten-Rechnung:
Ohne Inkasso:
Mit Inkasso:
Zahlungsausfälle sind ärgerlich, aber kein Schicksal, das Sie hinnehmen müssen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht darin, selbst zum Inkasso-Experten zu werden, sondern darin, die Profis machen zu lassen.
Nach ein bis zwei eigenen Mahnversuchen sollten Sie nicht zögern, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Wirtschaftlichkeit: Ihre internen Kosten für Mahnwesen und Forderungsmanagement bleiben bei Ihnen und schmälern Ihren Gewinn. Die Kosten des Inkassounternehmens trägt dagegen der Schuldner.
Zeitersparnis: Statt Stunden mit Mahnverfahren und Vollstreckung zu verbringen, investieren Sie 10 Minuten für die Beauftragung und können sich dann wieder Ihrem Geschäft widmen.
Höhere Erfolgsquote: Professionelle Inkassounternehmen haben deutlich höhere Erfolgsquoten als Eigenbeitreibung, weil Schuldner diese ernster nehmen und die rechtliche Expertise vorhanden ist.
Kein Risiko: Sie tragen keinerlei Kostenrisiko. Ob das Inkasso erfolgreich ist oder nicht – Sie zahlen nichts aus eigener Tasche.
Die Entscheidung ist klar: Je früher Sie nach erfolglosen eigenen Mahnungen auf professionelle Hilfe setzen, desto mehr Zeit und Geld sparen Sie. Moderne Inkassodienstleister arbeiten vollständig erfolgsbasiert und auf Kosten des Schuldners – Sie können nur gewinnen.
Sie haben offene Forderungen und möchten den effizienten Weg gehen? Wir übernehmen alle weiteren Schritte für Sie – auf Kosten des Schuldners.
Rechtlich ist keine eigene Mahnung vorgeschrieben. Aus wirtschaftlichen Gründen empfehlen wir aber ein bis zwei eigene Mahnversuche: Viele Kunden zahlen dann bereits, ohne dass Sie weitere Schritte einleiten müssen. Bleibt auch die zweite Mahnung erfolglos, sollten Sie direkt das Inkassounternehmen beauftragen.
Das außergerichtliche Inkasso dauert üblicherweise 2-4 Wochen. Das gerichtliche Mahnverfahren ohne Widerspruch etwa 6-8 Wochen. Bei Widerspruch und anschließendem Klageverfahren kann es mehrere Monate dauern. Die genaue Dauer hängt vom Einzelfall und der Auslastung der Gerichte ab.
Das Inkassounternehmen überwacht die Forderung auch langfristig. Verbessert sich die finanzielle Situation des Schuldners später, wird die Vollstreckung automatisch wieder aufgenommen. Sie müssen sich um nichts kümmern und tragen auch hier keine Kosten.
Ja, auch Kleinforderungen lohnen sich mit einem Inkassounternehmen. Da Sie selbst keinerlei Zeit investieren und keine Kosten tragen, gibt es keinen Grund, auf die Durchsetzung zu verzichten. Der Schuldner zahlt die Inkassokosten – oder eben gar nichts.
Für die Forderungsdurchsetzung sind beide geeignet. Inkassounternehmen sind oft auf Massenverfahren und digitale Prozesse spezialisiert und daher besonders effizient.
Je mehr Informationen Sie haben, desto besser. Notwendig sind: Name und Anschrift des Schuldners, Ihre Rechnung und gegebenenfalls Vertragsunterlagen. Hilfreich sind auch: Bankverbindung, Arbeitgeber oder frühere Korrespondenz. Das Inkassounternehmen kann aber auch mit minimalen Angaben arbeiten und fehlende Informationen selbst ermitteln.
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.
Das eingezogene Geld wird nach Abzug der Inkassokosten an Sie ausgezahlt. Sie erhalten eine detaillierte Abrechnung über alle Positionen. Der gesamte Prozess ist für Sie transparent und nachvollziehbar.
Der Schuldner kann die Angemessenheit der Inkassokosten gerichtlich prüfen lassen. Seriöse Inkassounternehmen rechnen aber nach gesetzlich anerkannten Gebührentabellen ab, sodass die Kosten in aller Regel als angemessener Verzugsschaden anerkannt werden.
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