Verzugskosten berechnen

Warum die Berechnung von Verzugskosten oft unterschätzt wird

Wenn Kundinnen und Kunden nicht rechtzeitig zahlen, entsteht nicht nur ein Liquiditätsproblem, es entsteht auch ein rechtlich klar geregelter Anspruch auf Ersatz der Verzugskosten. Viele Gläubiger verschenken hier bares Geld, weil sie entweder gar keine Verzugszinsen geltend machen oder die Berechnung fehlerhaft vornehmen. Dabei gibt das Gesetz eine präzise Formel vor. Wer sie kennt und korrekt anwendet, kann seine Forderung um einen spürbaren Betrag erhöhen und gleichzeitig Druck auf säumige Schuldner ausüben.

Rechtliche Grundlagen: Wann Verzug eintritt

Verzug tritt grundsätzlich ein, wenn der Schuldner trotz Fälligkeit und Mahnung nicht leistet. Bei Entgeltforderungen gilt eine Besonderheit: Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung automatisch in Verzug – eine gesonderte Mahnung ist dann nicht erforderlich. Ist auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel genannt (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“), beginnt der Verzug bereits mit fruchtlosem Ablauf dieser Frist.

•      Fälligkeit der Forderung ist eingetreten

•      Rechnung oder gleichwertige Zahlungsaufforderung liegt vor

•      30-Tage-Frist bzw. vereinbarte Zahlungsfrist ist verstrichen, ohne dass gezahlt wurde

•      Bei Verbrauchern: Hinweis auf die Verzugsfolgen in der Rechnung erforderlich

Der Verzugszinssatz: So wird er ermittelt

Der gesetzliche Verzugszinssatz richtet sich nach § 288 BGB und setzt sich aus dem jeweils gültigen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank zuzüglich eines gesetzlich festgelegten Zuschlags zusammen.

Unterscheidung nach Vertragspartei:

•      Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B): Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB)

•      Geschäfte mit Verbrauchern (B2C): Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 BGB)

Die Formel für die Verzugszinsen lautet: 

(Rechnungsbetrag × Zinssatz × Anzahl der Verzugstag) ÷ 365. 

Bei mehreren Verzugsperioden mit unterschiedlichem Basiszinssatz muss die Berechnung abschnittsweise erfolgen, was in der Praxis schnell fehleranfällig wird.

Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB

Zusätzlich zu den Verzugszinsen steht Gläubigern bei Entgeltforderungen gegenüber Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern eine Pauschale von 40 Euro zu, unabhängig davon, ob überhaupt ein Schaden entstanden ist. Diese Pauschale wird auf weitergehende Schadensersatzansprüche wie Mahn- oder Rechtsverfolgungskosten angerechnet, entfällt jedoch nicht automatisch, wenn keine weiteren Kosten entstanden sind. Gegenüber Verbrauchern ist diese Pauschale nach aktueller Rechtsprechung grundsätzlich nicht anwendbar; hier sind konkret entstandene Mahnkosten im Einzelnen darzulegen.

Weitere erstattungsfähige Verzugskosten

Neben Zinsen und Pauschale können Gläubiger regelmäßig weitere Kosten geltend machen, die durch die verspätete Zahlung tatsächlich verursacht wurden:

•      Kosten für Mahnschreiben (Porto, Personal- und Sachaufwand, soweit nachweisbar)

•      Kosten eines eingeschalteten Inkassodienstleisters

•      Vorgerichtliche Rechtsanwaltskosten nach RVG, sofern erforderlich und angemessen

•      Auslagen für Bonitätsauskünfte im Zusammenhang mit der Beitreibung

Warum die Berechnung in der Praxis komplex wird

Was auf dem Papier wie eine einfache Formel aussieht, wird in der täglichen Buchhaltungspraxis schnell aufwendig: unterschiedliche Zinsperioden bei mehreren Basiszinssätzen, die korrekte Abgrenzung zwischen B2B- und B2C-Fällen, die Frage, welche Mahnkosten tatsächlich erstattungsfähig sind, sowie die lückenlose Dokumentation von Zugang und Fälligkeit. Bei einem größeren Forderungsbestand mit vielen offenen Posten ist eine manuelle, rechtssichere Berechnung kaum noch praktikabel, Fehler führen entweder zu Verlusten beim Gläubiger oder zu angreifbaren, überhöhten Forderungen.

Wie Paywise die Verzugskostenberechnung für Sie übernimmt

Genau an diesem Punkt setzt Paywise an. Statt Verzugszinsen, Pauschalen und Mahnkosten manuell zu ermitteln, übergeben Sie Ihre offenen Forderungen an Paywise, wir übernehmen die rechtssichere Berechnung und die weitere Beitreibung:

Ab wann darf ich Verzugszinsen berechnen?

Sobald sich der Schuldner in Verzug befindet – bei Entgeltforderungen in der Regel automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, sofern kein früherer Verzugsbeginn vereinbart oder durch Mahnung herbeigeführt wurde.

Wie hoch ist der aktuelle Verzugszinssatz?

Er ergibt sich aus dem aktuellen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank zuzüglich 9 Prozentpunkten bei B2B-Geschäften bzw. 5 Prozentpunkten bei Verbrauchergeschäften. Da sich der Basiszinssatz halbjährlich ändert, sollte er für den konkreten Verzugszeitraum stets aktuell geprüft werden.

Kann ich Mahnkosten zusätzlich zu Verzugszinsen verlangen?

Ja, tatsächlich entstandene und erforderliche Mahnkosten sind grundsätzlich erstattungsfähig, werden bei B2B-Forderungen jedoch auf die 40-Euro-Pauschale angerechnet.

Was passiert, wenn ich die Verzugskosten falsch berechne?

Eine fehlerhafte, zu hoch angesetzte Forderung kann vom Schuldner erfolgreich angegriffen werden und die gesamte Beitreibung verzögern. Eine zu niedrige Berechnung führt dazu, dass Ihnen berechtigte Ansprüche entgehen. Beides lässt sich durch eine professionelle, automatisierte Berechnung vermeiden.

Wie übernimmt Paywise meine offenen Forderungen?

Sie übergeben Paywise die relevanten Rechnungs- undVerzugssdaten. Paywise berechnet daraufhin automatisiert Verzugskosten, dokumentiert den Verzugsverlauf und übernimmt die weitere außergerichtliche und bei Bedarf gerichtliche Durchsetzung – Sie müssen selbst nicht mehr tätig werden.