Rechnung wird nicht bezahlt — was tun?

Das Wichtigste im Überblick

• Bleibt eine Rechnung unbezahlt, gerät der Schuldner nach § 286 BGB spätestens mit Zugang der Mahnung in Verzug
• Ab Verzugseintritt können Sie Verzugszinsen und eine Pauschale geltend machen.
• Bleiben Mahnungen wirkungslos, lohnt sich die Beauftragung eines Inkassounternehmens, die Kosten trägt in aller Regel der Schuldner.

Die Leistung ist erbracht, der Auftrag abgeschlossen, und dennoch bleibt das Konto leer. Eine unbezahlte Rechnung kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Wer als Unternehmen regelmäßig mit säumigen Schuldnern zu kämpfen hat, kennt die Situation: Zahlungserinnerungen werden ignoriert, Mahnungen verschwinden im Nirgendwo, und irgendwann fragt man sich, wie man jetzt noch an sein Geld kommt. Wenn Ihre Rechnung nicht bezahlt wird, gibt es klare rechtliche Schritte, von der ersten Zahlungserinnerung bis zur Zwangsvollstreckung. Unser Team bei paywise unterstützt Unternehmen beim Inkasso beauftragen, schnell, digital und ohne versteckte Vorabkosten.

Warum zahlen Kunden Rechnungen nicht?

Bevor der rechtliche Ablauf startet, lohnt es sich, kurz inne zu halten: Es gibt viele Gründe, warum eine Zahlung ausbleibt. Nicht jede offene Rechnung bedeutet bösen Willen. Häufige Ursachen sind schlicht Vergessen, eine veränderte Liquiditätslage beim Kunden, technische Probleme beim Zahlungsprozess oder eine nicht angekommene Rechnung.

Daneben gibt es Schuldner, die bewusst auf Zeit spielen, sei es, weil sie selbst in Liquiditätsprobleme geraten sind, oder weil sie hoffen, dass der Gläubiger irgendwann das Interesse verliert. Wieder andere bestreiten pauschal die Leistung, ohne konkrete Mängel zu benennen. Die erste Reaktion entscheidet darüber, wie der Fall weiter verläuft: Ein kurzer Anruf klärt manchmal mehr als drei schriftliche Mahnungen.

Wichtig ist aber: Je länger eine Forderung offen bleibt, desto schwieriger wird die Durchsetzung. Handeln Sie früh und strukturiert.

Ab wann liegt rechtlich ein Zahlungsverzug vor?

Die rechtliche Grundlage ist § 286 BGB. Demnach kommt ein Schuldner in Verzug, wenn er nach Fälligkeit auf eine Mahnung des Gläubigers hin nicht zahlt. Einer Mahnung bedarf es jedoch nicht in jedem Fall.

Für Unternehmen im B2B-Geschäft gilt zudem die automatische Verzugsregel nach § 286 Abs. 3 BGB: Zahlt ein Schuldner, der selbst Unternehmer ist, nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Rechnungszugang, gerät er auch ohne Mahnung in Verzug. Privatpersonen müssen dagegen ausdrücklich auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen werden, damit die 30-Tage-Regel gilt.

Eine Mahnung ist nach § 286 Abs. 2 BGB außerdem dann entbehrlich, wenn in Rechnung oder Vertrag ein konkretes Zahlungsdatum angegeben ist. Steht also auf Ihrer Rechnung „Zahlbar bis 15. Mai 2026″, gerät der Schuldner bei Nichtzahlung an diesem Datum automatisch in Verzug, ohne dass eine gesonderte Mahnung nötig wäre.

Was darf ich ab Verzugseintritt fordern?

Mit Eintritt des Verzugs entstehen Ihnen als Gläubiger zusätzliche Ansprüche. § 288 BGB regelt, was Sie geltend machen dürfen:

Verzugszinsen: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen beläuft sich der gesetzliche Zinssatz auf 9 Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgesetzt. Die Zinsen werden tagesgenau auf den offenen Forderungsbetrag berechnet.

Verzugspauschale: Zusätzlich steht Ihnen bei B2B-Forderungen eine Pauschale von 40 Euro pro Verzugsfall zu (§ 288 Abs. 5 BGB). 

Ersatz weiterer Schäden: Entstehen Ihnen durch den Verzug konkrete weitere Schäden, etwa Kosten für die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder eines Rechtsanwalts, sind diese grundsätzlich ebenfalls vom Schuldner zu erstatten, sofern er sich im Verzug befindet.

All diese Ansprüche entstehen nicht automatisch: Sie müssen sie aktiv geltend machen.

Schritt für Schritt: Zahlungserinnerung und Mahnung

Der Weg vom offenen Posten zur wirksamen Mahnung muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist, dass er konsequent und dokumentiert abläuft.

Schritt 1 — Kurze Nachfrage: Ist das Zahlungsziel gerade erst abgelaufen, kann ein kurzer Anruf oder eine formlose Zahlungserinnerung per E-Mail der einfachste Einstieg sein. Oft genügt das. Dokumentieren Sie diesen Kontakt intern.

Schritt 2 — Erste Mahnung: Reagiert der Schuldner nicht, können Sie eine schriftliche Mahnung verschicken. Diese sollte enthalten: eine genaue Bezeichnung der offenen Forderung mit Rechnungsnummer, den geschuldeten Betrag, ein konkretes Zahlungsdatum (zwei Wochen sind üblich) und den Hinweis auf etwaige Verzugszinsen sowie auf das weitere Vorgehen bei Nichtzahlung.

Eine Pflicht zu mehreren Mahnstufen gibt es gesetzlich nicht. Wer von Anfang an mit der Aufschrift „1. Mahnung“ arbeitet, signalisiert dem Schuldner, dass er noch Zeit hat. Eine einzige, klare Mahnung mit konkreten Konsequenzen wirkt oft effektiver.

Sie können zudem das weitere Vorgehen ankünden, etwa die Beauftragung eines Inkassounternehmens wie paywise oder die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. 

Wichtig für alle Schritte: Halten Sie die schriftliche Form ein und bewahren Sie Nachweise auf. Im Streitfall tragen Sie als Gläubiger die Beweislast dafür, dass die Mahnung zugegangen ist.

Wann lohnt sich die Beauftragung eines Inkassounternehmens?

Der entscheidende Vorteil: Ein zugelassenes Inkassounternehmen kann die Kosten seiner Tätigkeit dem Schuldner in Rechnung stellen. Sie als Gläubiger tragen bei unbestrittenen Forderungen in der Regel keine Kosten.

Das Inkassounternehmen übernimmt die gesamte Kommunikation mit dem Schuldner, prüft dessen Bonität, veranlasst das außergerichtliche Mahnverfahren und, falls nötig, das gerichtliche Mahnverfahren. Das entlastet Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erheblich, damit Sie sich auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren können.

Inkasso lohnt sich besonders dann, wenn Mahnungen konsequent ignoriert werden, mehrere offene Posten gleichzeitig vorliegen, die Forderung einen nennenswerten Betrag ausmacht oder wenn Sie absehen können, dass der Schuldner ohne externen Druck nicht zahlen wird.

Wir bieten bei paywise eine vollständig digitale Beauftragung an, Forderungen können rund um die Uhr über unser Portal eingereicht werden. 

Wie bleibe ich dabei fair gegenüber meinen Kunden?

Eine häufige Sorge: Wer zu früh Inkasso einschaltet, riskiert, gute Kunden zu verlieren. Diese Sorge ist verständlich, aber oft überschätzt. Ein professionelles Inkassoverfahren muss nicht feindselig sein. Ein seriöses Inkassounternehmen kommuniziert sachlich und lösungsorientiert und bietet dem Schuldner im Bedarfsfall auch Ratenzahlungsvereinbarungen an.

Wichtig ist dabei der sogenannte Fair-Payment-Ansatz: Schuldner werden respektvoll behandelt, Zahlungslösungen werden aktiv angeboten, und unnötiger Druck wird vermieden. Das schützt Ihre Kundenbeziehung so weit wie möglich, ohne auf die Durchsetzung Ihrer berechtigten Forderung zu verzichten.

Unternehmen, die professionelles Forderungsmanagement betreiben, verzeichnen im Ergebnis weniger Zahlungsausfälle und stabile Liquidität.

Handlungsempfehlung

Wenn Ihre Rechnung nicht bezahlt wird, sollten Sie strukturiert und zügig vorgehen: Zahlungserinnerung, Mahnung, und bei ausbleibender Reaktion Beauftragung eines Inkassounternehmens oder Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Das Recht steht auf Ihrer Seite, nutzen Sie es. Wir bei paywise machen den Einstieg so einfach wie möglich: keine Abos, keine Vorabkosten bei unbestrittenen Forderungen, digitale Beauftragung rund um die Uhr.

Wie viele Mahnungen muss ich verschicken, bevor ich Inkasso beauftragen kann?

Gesetzlich ist keine Mindestanzahl an Mahnungen vorgeschrieben. Ob Sie direkt Inkasso beauftragen oder eine Mahnung versenden, liegt in Ihrem Ermessen.

Wer trägt die Inkassokosten?

Bei unbestrittenen Forderungen trägt in der Regel der Schuldner die Kosten des Inkassounternehmens und zwar in der Höhe, die ein Rechtsanwalt hätte berechnen dürfen. Wäre von vornherein erkennbar gewesen, dass der Schuldner nicht zahlen kann, entfällt die Erstattungspflicht.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein informeller Hinweis ohne rechtliche Konsequenzen. Eine Mahnung dagegen ist eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit, sie löst den Verzug aus und berechtigt zur Geltendmachung von Verzugszinsen und Folgekosten.

Was passiert, wenn der Schuldner auf den Mahnbescheid Widerspruch einlegt?

Das gerichtliche Mahnverfahren endet mit dem Widerspruch. Die Forderung muss dann im streitigen Klageverfahren weiterverfolgt werden. Hierfür ist anwaltliche Unterstützung erforderlich.

Kann ich Inkasso auch für Kleinstbeträge beauftragen?

Ja. Anders als früher bieten moderne Inkassounternehmen auch Einzelforderungen und Kleinbeträge an. Entscheidend ist, ob die Forderung berechtigt und durchsetzbar ist.

Wie lange bin ich an einen Vollstreckungstitel gebunden?

Ein Vollstreckungsbescheid gilt nach § 197 BGB 30 Jahre lang. In dieser Zeit kann jederzeit die Zwangsvollstreckung eingeleitet werden, etwa wenn sich die finanzielle Lage des Schuldners verbessert.

Kann ich Inkasso beauftragen, wenn der Schuldner die Forderung bestreitet?

Bei strittigen Forderungen stoßen außergerichtliche Inkassomethoden schnell an ihre Grenzen. In solchen Fällen ist häufig ein Klageverfahren der richtige Weg. Wir prüfen bei paywise im Einzelfall, welches Vorgehen sinnvoll ist.

Darf ich die Lieferung neuer Aufträge verweigern, solange eine Rechnung offen ist?

Das hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. In vielen Fällen ist ein Leistungsverweigerungsrecht denkbar, etwa als Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB. Die genauen Voraussetzungen sollten im Einzelfall geprüft werden.