Außenstände reduzieren

Das Wichtigste im Überblick

• Außenstände lassen sich durch ein Zusammenspiel aus präventiven Maßnahmen (Bonitäts­prüfung, klare Zahlungs­bedingungen, Eigentums­vorbehalt) und einem konsequenten, gesetzlich geregelten Mahnwesen wirksam reduzieren
• Mit Verzugs­eintritt nach § 286 BGB stehen dem Gläubiger Verzugs­zinsen, eine Verzugs­pauschale von 40 Euro sowie der Ersatz weiterer Beitreibungs­kosten zu – diese Ansprüche sollten konsequent geltend gemacht werden
• Bleiben außer­gerichtliche Maßnahmen erfolglos, stehen mit dem gerichtlichen Mahn­verfahren und der professionellen Forderungs­abtretung oder -veräußerung weitere rechtssichere Instrumente zur Bereinigung des Forderungs­bestands zur Verfügung

Warum Außenstände aktiv reduziert werden sollten

Offene Forderungen binden Liquidität, verursachen Verwaltungsaufwand und erhöhen mit zunehmendem Alter das Risiko eines endgültigen Forderungsausfalls. Je länger eine Forderung unbeglichen bleibt, desto geringer wird statistisch die Wahrscheinlichkeit einer vollständigen Realisierung. Ein systematisches, rechtlich fundiertes Vorgehen zur Reduzierung von Außenständen ist daher nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern auch rechtlich sinnvoll, um Ansprüche vor Verjährung oder Uneinbringlichkeit zu sichern.

Präventive Maßnahmen zur Vermeidung neuer Außenstände

Bonitätsprüfung vor Vertragsschluss

Bereits vor Abschluss eines Vertrags kann durch eine Bonitätsauskunft das Ausfallrisiko eines Geschäftspartners eingeschätzt werden. Bei der Einholung und Verwendung solcher Auskünfte sind die Vorgaben der DSGVO zu beachten, insbesondere die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung im Rahmen eines berechtigten Interesses nach Art. 6 DSGVO.

Klare vertragliche Zahlungsbedingungen

Eindeutig formulierte Zahlungsfristen, die Vereinbarung von Vorkasse oder Anzahlungen bei größeren Auftragsvolumina sowie Skonto-Regelungen zur Förderung frühzeitiger Zahlung tragen dazu bei, das Entstehen von Außenständen von vornherein zu begrenzen.

Eigentumsvorbehalt

Bei Lieferungen von Waren kann ein Eigentumsvorbehalt nach § 449 BGB vereinbart werden. Dieser sichert dem Verkäufer das Eigentum an der Ware bis zur vollständigen Kaufpreiszahlung und erleichtert im Fall der Zahlungsunfähigkeit des Käufers die Rückforderung der gelieferten Ware.

Rechtliche Instrumente bei bereits bestehenden Außenständen

Konsequentes Mahnwesen

Ist eine Forderung fällig und der Schuldner in Verzug geraten, kann der Gläubiger neben der Hauptforderung weitere Ansprüche geltend machen. Nach § 286 BGB tritt Verzug entweder durch eine Mahnung oder, bei kalendermäßig bestimmter Zahlungsfrist beziehungsweise nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang, auch automatisch ein.

• Verzugszinsen in Höhe von 5 beziehungsweise bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung, 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
• Eine Verzugspauschale von 40 Euro im unternehmerischen Geschäftsverkehr nach § 288 Abs. 5 BGB, unabhängig von einem weitergehenden Schaden.
• Ersatz weiterer, konkret nachgewiesener Beitreibungskosten, etwa für Inkassomaßnahmen oder anwaltliche Tätigkeit.

Gerichtliches Mahnverfahren

Bleibt die außergerichtliche Mahnung erfolglos, kann ein gerichtliches Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO eingeleitet werden. Dieses ist im Vergleich zu einer Klage kostengünstiger und schneller und mündet im Falle eines nicht fristgerecht eingelegten Widerspruchs in einen vollstreckbaren Titel.

Einbindung eines Inkassodienstleisters

Die Beauftragung eines registrierten Inkassodienstleisters kann die interne Beitreibung entlasten und durch professionelle Kommunikation die Zahlungsquote erhöhen, ohne dass die Forderung das Unternehmen verlässt.

Verkauf notleidender Forderungen

Bei Forderungen, deren Beitreibung aussichtslos erscheint, kann ein endgültiger Verkauf im Wege der Abtretung nach § 398 BGB sinnvoll sein, um zumindest einen Teilwert zu realisieren und den Forderungsbestand zu bereinigen.

Verjährung im Blick behalten

Unabhängig von den gewählten Maßnahmen ist stets die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach §§ 195, 199 BGB zu beachten, die grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat. Ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage hemmt die Verjährung nach § 204 BGB und sichert die Forderung auch bei länger andauernden Beitreibungsmaßnahmen.

Ab wann darf ich Verzugszinsen und die Verzugspauschale verlangen?

Ab dem Zeitpunkt, zu dem der Schuldner in Verzug geraten ist, also nach einer Mahnung oder – bei entsprechender Vereinbarung beziehungsweise nach § 286 Abs. 3 BGB – spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang.

Lohnt sich ein gerichtliches Mahnverfahren auch bei kleineren Forderungen?

In der Regel ja, da das Verfahren vergleichsweise kostengünstig ist und im Erfolgsfall einen vollstreckbaren Titel schafft, der die Forderung über die Verjährungsfrist hinaus sichert.

Kann ich Außenstände reduzieren, ohne die Kundenbeziehung zu belasten?

Ja. Ein professionelles, aber konsequentes Mahnwesen mit klaren, sachlichen Zahlungserinnerungen sowie transparente Zahlungsbedingungen tragen häufig dazu bei, Zahlungsverzögerungen zu reduzieren, ohne die Geschäftsbeziehung zu gefährden.

Was bringt ein Eigentumsvorbehalt konkret?

Er sichert dem Verkäufer das Eigentum an der gelieferten Ware bis zur vollständigen Zahlung und erleichtert im Insolvenzfall des Käufers die Aussonderung oder Rückforderung der Ware.

Wann sollte ich einen Inkassodienstleister statt eines Anwalts einschalten?

Für die routinemäßige außergerichtliche Beitreibung unstreitiger Forderungen eignet sich häufig ein Inkassodienstleister; bei streitigen oder rechtlich komplexeren Fällen ist anwaltliche Unterstützung regelmäßig vorzugswürdig.

Verjähren Außenstände automatisch, wenn ich nichts unternehme?

Ja. Ohne verjährungshemmende Maßnahmen wie ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage verjährt eine Forderung regelmäßig nach drei Jahren; danach kann der Schuldner die Zahlung dauerhaft verweigern.