Offene Rechnungen sind im Geschäftsalltag unvermeidlich. Was aber passiert, wenn eine Forderung dauerhaft nicht beglichen wird? Spätestens wenn klar ist, dass ein Kunde nicht mehr zahlen wird, muss das Unternehmen handeln. Das Ausbuchen von Forderungen ist dann kein bürokratischer Formalismus, sondern eine gesetzliche Pflicht, um die Bilanz korrekt darzustellen. Wer professionelles Forderungsmanagement betreibt, kann viele dieser Fälle von vornherein verhindern: Wir von paywise unterstützen Unternehmen dabei, offene Forderungen konsequent einzuziehen, bevor eine Abschreibung überhaupt notwendig wird.
Unter dem Ausbuchen von Forderungen versteht man den buchhalterischen Vorgang, mit dem eine offene Forderung aus der Bilanz entfernt wird, weil sie dauerhaft nicht mehr einbringlich ist. Forderungen werden in der Bilanz auf der Aktivseite als Teil des Umlaufvermögens geführt. Solange eine Forderung dort steht, weist das Unternehmen formal einen Vermögenswert aus. Steht jedoch fest, dass der Schuldner nicht mehr zahlen wird, ist dieser Wert illusorisch. Die Ausbuchung stellt sicher, dass der Jahresabschluss die tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnisse widerspiegelt. Dieser Vorgang entspricht einer Wertberichtigung, die vom HGB zwingend vorgeschrieben wird.
Die entscheidende Voraussetzung ist die nachgewiesene Uneinbringlichkeit. Typische Situationen, in denen eine Forderung als uneinbringlich gilt, sind: Das Insolvenzverfahren über das Vermögen des Schuldners wurde mangels Masse abgelehnt oder abgeschlossen, ohne dass nennenswerte Zahlungen geflossen sind. Pfändungsversuche blieben fruchtlos, etwa weil kein pfändbares Einkommen oder Vermögen vorhanden ist. Der Schuldner ist unauffindbar und trotz Adressermittlung nicht erreichbar. Die Forderung ist verjährt, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre; sie beginnt nach § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. In all diesen Fällen muss die Forderung spätestens zum Bilanzstichtag ausgebucht werden.
Nicht jede ausstehende Zahlung ist sofort auszubuchen. Das Handelsrecht unterscheidet drei Kategorien: Einwandfreie Forderungen haben kein erkennbares Ausfallrisiko und werden zum Nennwert in der Bilanz angesetzt. Zweifelhafte Forderungen weisen ein erhöhtes Risiko auf, etwa weil der Schuldner Zahlungsschwierigkeiten hat, Mahnungen ignoriert oder sich um Stundung bemüht. Sie werden auf ein separates Konto „Zweifelhafte Forderungen“ umgebucht und können durch eine Einzelwertberichtigung (EWB) teilweise abgeschrieben werden. Uneinbringliche Forderungen sind nicht mehr einzuholen und müssen vollständig ausgebucht werden. Die Umsatzsteuer ist in diesem Fall nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zu korrigieren. Die korrekte Einordnung ist für den Jahresabschluss entscheidend und sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Bevor eine Forderung als uneinbringlich gilt, durchläuft sie häufig das Stadium der zweifelhaften Forderung. Der entsprechende Buchungssatz lautet: Zweifelhafte Forderungen an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Es handelt sich dabei um eine Umbuchung zwischen zwei Aktivkonten, der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer wird vollständig übertragen.Zeichnet sich ab, dass ein Teil der Forderung ausfallen wird, kann bereits eine Einzelwertberichtigung (EWB) gebucht werden. Die Umsatzsteuer bleibt bei dieser Zwischenstufe unverändert, eine Korrektur erfolgt erst bei endgültiger Uneinbringlichkeit.
Steht der Forderungsausfall endgültig fest, muss die Forderung vollständig ausgebucht werden. Der grundlegende Buchungssatz lautet: Forderungsverluste an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Da die ursprüngliche Forderung die Umsatzsteuer enthält, die der Unternehmer im Auftrag des Staates in Rechnung gestellt hat, muss diese nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG berichtigt werden. Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt diesen Schritt in der Regel automatisch bei der erstmaligen Ausbuchung.
Das HGB kennt grundsätzlich zwei Methoden zur Wertberichtigung von Forderungen. Die Einzelwertberichtigung (EWB) wird für konkrete, individuell identifizierte Forderungen vorgenommen, bei denen ein erhöhtes Ausfallrisiko besteht. Sie erfordert eine Beurteilung jeder einzelnen offenen Rechnung. Die Pauschalwertberichtigung (PWB) hingegen berücksichtigt das allgemeine Ausfallrisiko des gesamten Forderungsbestands. Sie ist zulässig, wenn die Einzelbewertung nach § 252 HGB mit unzumutbarem Aufwand verbunden wäre. In der Praxis ist häufig eine Kombination aus EWB und PWB sinnvoll.
Es kommt vor, dass ein Schuldner nach der Ausbuchung doch noch zahlt, etwa weil sich seine finanzielle Lage verbessert hat oder Vollstreckungsmaßnahmen erfolgreich waren. In diesem Fall muss die Zahlung als Ertrag erfasst werden. Gleichzeitig muss die zuvor korrigierte Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 1 UStG erneut berichtigt werden. Wer eine titulierte Forderung nicht einfach abschreibt, sondern in die Langzeitüberwachung gibt, behält genau diese Möglichkeit im Blick: Mit einem rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid kann über 30 Jahre hinweg vollstreckt werden.
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Der Fristbeginn richtet sich nach § 199 BGB: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat. Eine Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht, dafür bedarf es etwa der Klageerhebung, des Mahnbescheids oder eines gerichtlichen Vollstreckungsbescheids. Ist eine Forderung verjährt, kann der Schuldner nach § 214 BGB die Zahlung verweigern, selbst wenn er die Schuld grundsätzlich anerkennt. Solche Forderungen gelten als uneinbringlich und sind auszubuchen. Wer frühzeitig mahnt und bei Ausbleiben der Zahlung ein Inkassounternehmen einschaltet oder einen Mahnbescheid beantragt, verhindert die Verjährung wirksam.
Die beste Strategie ist, es gar nicht erst zur Ausbuchung kommen zu lassen. Das bedeutet: konsequentes Mahnwesen, frühzeitiges Handeln bei Zahlungsverzug und professionelle Unterstützung durch ein Inkassounternehmen wie Paywise. Beim Ausbuchen einer Forderung gibt es steuerlich außerdem eine wichtige Voraussetzung: Das Unternehmen muss nachweisen, dass es vor der Abschreibung zumutbare Einziehungsversuche unternommen hat. Wer also dokumentiert, dass Mahnungen verschickt, ein Inkasso beauftragt und gegebenenfalls ein Mahnverfahren eingeleitet wurde, steht deutlich besser da, sowohl gegenüber dem Finanzamt als auch in der eigenen Buchführung.
Das Ausbuchen von Forderungen ist eine gesetzlich vorgeschriebene buchhalterische Pflicht, die Unternehmen zum Jahresabschluss ernst nehmen müssen. Entscheidend ist die korrekte Klassifizierung der Forderungen in einwandfreie, zweifelhafte und uneinbringliche und die davon abhängige Vorgehensweise bei Buchung und Umsatzsteuerkorrektur. Wer jedoch erst gar nicht bis zur Ausbuchung kommen möchte, setzt auf konsequentes Forderungsmanagement. Bei paywise reichen Sie Ihre offenen Forderungen unkompliziert digital ein, im Erfolgsfall erhalten Sie Ihre Forderung ausgezahlt, die Kosten trägt Ihr Schuldner.
Das Ausbuchen von Forderungen bezeichnet den buchhalterischen Vorgang, bei dem eine offene Forderung aus der Bilanz entfernt wird, weil sie dauerhaft nicht mehr einbringlich ist. Der Forderungsbestand in der Bilanz verringert sich entsprechend.
Eine Forderung muss ausgebucht werden, sobald ihre Uneinbringlichkeit zweifelsfrei feststeht, etwa nach Abschluss eines Insolvenzverfahrens mangels Masse, nach fruchtlosen Pfändungsversuchen oder bei eingetretener Verjährung. Spätestens zum Bilanzstichtag ist eine Ausbuchung vorzunehmen.
Grundlage ist das Vorsichtsprinzip nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB sowie das strenge Niederstwertprinzip für das Umlaufvermögen nach § 253 Abs. 4 HGB. Diese Prinzipien verlangen, dass Wertberichtigungen vorgenommen werden, sobald eine Forderung zweifelhaft oder uneinbringlich ist.
Bei uneinbringlichen Forderungen muss die enthaltene Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG berichtigt werden. Das Unternehmen erhält die zuvor abgeführte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Bei zweifelhaften Forderungen erfolgt diese Korrektur noch nicht.
Zweifelhafte Forderungen weisen ein erhöhtes Ausfallrisiko auf, sind aber noch nicht endgültig verloren, eine Zahlung ist noch möglich. Uneinbringliche Forderungen hingegen werden mit Sicherheit nicht mehr beglichen. Bei zweifelhaften Forderungen wird noch keine Umsatzsteuerkorrektur vorgenommen, bei uneinbringlichen hingegen schon.
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB). Verjährte Forderungen gelten als uneinbringlich und sind auszubuchen. Eine Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht.
Die Einzelwertberichtigung ist eine gezielte Abschreibung auf eine konkrete Forderung, bei der ein erhöhtes Ausfallrisiko besteht. Sie wird vorgenommen, wenn erkennbar ist, dass ein Teil der Forderung ausfallen wird, beispielsweise wenn ein Schuldner 40 % voraussichtlich zahlen kann und 60 % ausfallen werden.
Die Pauschalwertberichtigung berücksichtigt das allgemeine, statistisch zu erwartende Ausfallrisiko des gesamten Forderungsbestands. Sie wird auf Nettowerte angesetzt und kann steuerlich anerkannt werden, wenn betriebliche Erfahrungswerte als Grundlage dienen. Häufig werden in der Praxis EWB und PWB kombiniert.
Zahlt ein Schuldner nach der Ausbuchung doch noch, muss die Zahlung als Ertrag auf dem Konto „Erträge aus abgeschriebenen Forderungen“ erfasst werden. Gleichzeitig ist die zuvor korrigierte Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 1 UStG erneut zu berichtigen.
Sie haben mit uns einen starken Partner an Ihrer Seite.
paywise zieht Forderungen für Unternehmen jeder Größe ein – für Soloselbständige, KMUs sowie große Unternehmen.
DATEV
Lexware Office
sevdesk
FastBill
Sage Active
Xentral
API
Lexware Office