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Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB”) gelten für alle Verträge über die Nutzung des paywise Mahnservice zwischen der paywise GmbH, Bahnhofstr. 95, 82166 Gräfelfing (nachfolgend „paywise” oder „Anbieter”) und dem jeweiligen Auftraggeber (nachfolgend „Auftraggeber” oder „Kunde”).

1.2. Der paywise Mahnservice richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Die Erbringung von Leistungen gegenüber Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

1.3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, paywise stimmt ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zu.

2. Leistungsbeschreibung

2.1. paywise bietet einen automatisierten Mahnservice an, der Auftraggeber bei der Durchsetzung offener Forderungen gegenüber ihren Schuldnern unterstützt. Die Leistungen umfassen insbesondere:

1. Erstellung und Versand von Mahnschreiben in bis zu vier Mahnstufen (1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung, Letzte Mahnung) per E-Mail und/oder postalisch;
2. Abgleich von Zahlungseingängen über eine Schnittstelle zur verbundenen Buchhaltungssoftware des Auftraggebers und automatische Statusaktualisierung auf Basis der dort verbuchten Zahlungen;
3. Bereitstellung eines Online-Dashboards zur Echtzeit-Übersicht über alle offenen und bearbeiteten Forderungen;
4. optionaler Zugang zum paywise Inkassoservice als gesondert zu beauftragende Anschlussleistung (siehe § 3).

2.2. Soweit der Auftraggeber keine eigene E-Mail-Domain in der paywise-Plattform hinterlegt hat, erfolgt der Versand über die Domain @e-mahnung.com. Der Auftraggeber kann jederzeit eine eigene Absender-Domain hinterlegen; bis zur Aktivierung bleibt @e-mahnung.com die Absender-Domain. Unabhängig von der verwendeten Domain werden Mahnschreiben stets im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers versandt.

2.3. Der Auftraggeber kann optional wählen, die Zahlungserinnerung und Mahnungen zusätzlich per Briefpost an den Schuldner zu versenden. Der postalische Versand wird gesondert gemäß den jeweils auf www.paywise.de veröffentlichten Preisen berechnet.

2.4. Der paywise Mahnservice ist ausschließlich eine technische Dienstleistung zur Automatisierung des Mahnwesens. Mit der Nutzung des Mahnservice ist keine Rechtsberatung verbunden. paywise erbringt im Rahmen des Mahnservices keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG).

2.5. Die genaue Leistungsbeschreibung, verfügbare Pakete und Tarife ergeben sich aus der jeweils aktuellen Leistungsübersicht auf der Website auf www.paywise.de.

2.6. paywise ist berechtigt, die Leistungen durch qualifizierte Subunternehmer erbringen zu lassen, soweit dies dem Auftraggeber vorab mitgeteilt wurde und schutzwürdige Interessen des Auftraggebers nicht entgegenstehen.

2.7. Der Auftraggeber erhält ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und widerrufliches Recht, die paywise-Plattform einschließlich der bereitgestellten Integrationen zu Drittanbieterdiensten (nachfolgend zusammen „Plattform“) zum Zwecke des Mahnwesens und Forderungseinzugs zu nutzen.

2.8. Dem Auftraggeber ist es nicht gestattet:

• die Plattform oder Teile davon zu kopieren, zu übertragen, zu verkaufen, eine Unterlizenz zu erteilen oder auf andere Weise Dritten zur Verfügung zu stellen, gleich ob zu kommerziellen oder nicht-kommerziellen Zwecken;
• die Plattform zu verändern, anzupassen, zu modifizieren, zu übersetzen, zu dekompilieren, zu zerlegen oder abgeleitete Werke der Plattform oder eines Teils davon ohne die vorherige schriftliche Zustimmung von paywise herzustellen;
• Urheberrechts-, Marken- oder sonstige Schutzrechtshinweise, die in der Plattform enthalten sind, zu entfernen oder zu verändern.

2.9. Der Auftraggeber erkennt an, dass sämtliche Rechte an geistigem Eigentum in und an der Plattform, einschließlich aller Kopien, bei paywise verbleiben. Die Einräumung der Nutzungsrechte nach § 2.7 begründet keinen Eigentumsübergang.

3. Abgrenzung zum Inkassoservice

3.1. Mit der Beauftragung des paywise Mahnservice ist kein Inkassoauftrag verbunden. paywise wird durch den Abschluss des Mahnservice-Vertrages nicht zum Inkassodienstleister des Auftraggebers; die Mahnschreiben werden ausschließlich als technischer Dienstleister im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers versandt.

3.2. Eine Übergabe offener Forderungen an den paywise Inkassoservice erfolgt nur auf der Grundlage einer gesonderten Beauftragung durch den Auftraggeber. Die gesonderte Beauftragung kann jederzeit für einzelne Forderungen oder pauschal für alle abgeschlossenen Mahnverfahren erteilt werden.

3.3. Alternativ kann der Auftraggeber bei Vertragsschluss oder nachträglich die Option „automatische Inkassoübergabe” aktivieren. In diesem Fall gilt die Übergabe einer Forderung an den paywise Inkassoservice als aufschiebend bedingt vereinbart: Die Übergabe wird wirksam, sobald das Mahnverfahren abgeschlossen ist und die Forderung weiterhin offen steht. Der Auftraggeber kann den Eintritt der Bedingung für einzelne Forderungen jederzeit vor Abschluss des jeweiligen Mahnverfahrens widerrufen.

3.4. Für den paywise Inkassoservice gelten ausschließlich die gesonderten Allgemeinen Geschäftsbedingungen für den paywise Inkassoservice, abrufbar unter www.paywise.de. Im Falle einer Übergabe kommt ein eigenständiger Inkassovertrag zustande; die vorliegenden AGB für den Mahnservice finden auf den Inkassoservice keine Anwendung.

4. Vertragsschluss und Laufzeit

4.1. Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Auftraggebers auf der paywise-Plattform und die Annahme dieser AGB zustande. Für Unternehmen mit individuellem Auftragsvertrag ist der schriftliche oder elektronische Vertragsschluss maßgeblich.

4.2. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern kein abweichender Mindestvertragszeitraum im Auftragsvertrag vereinbart ist.

4.3. Die Kündigung des Dauernutzungsvertrages bedarf der Schriftform und ist mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode möglich. Einzelne Mahnaufträge können bis zur Absendung des ersten Mahnschreibens ohne gesonderte Frist storniert werden.

4.4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für paywise insbesondere vor, wenn der Auftraggeber mit mehr als zwei Monatsbeiträgen in Verzug gerät oder diese AGB in wesentlichen Punkten verletzt.

5. Pflichten des Auftraggebers

5.1. Der Auftraggeber ist verpflichtet, paywise sämtliche für die Durchführung des Mahnservices erforderlichen Informationen vollständig, richtig und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Hierzu gehören insbesondere:

1. vollständige Angaben zum Schuldner (Name, Anschrift, Kontaktdaten);
2. Forderungshöhe, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer und ggf. bereits erfolgte Zahlungen;
3. Angaben zu etwaigen Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarungen;
4. unverzügliche Benachrichtigung über Zahlungseingänge, Widersprüche, Aufrechnung oder sonstige Einwendungen des Schuldners.

5.2. Der Auftraggeber sichert zu, dass die eingestellten Forderungen rechtmäßig bestehen, fällig und nicht verjährt sind sowie keinerlei Gegenansprüchen oder Einwendungen unterliegen, die einer Durchsetzung entgegenstehen könnten.

5.3. Der Auftraggeber stellt paywise von sämtlichen Ansprüchen Dritter – einschließlich der Schuldner – frei, die aus der Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der vom Auftraggeber übermittelten Daten resultieren.

5.4. Der Auftraggeber ist verpflichtet, Zahlungseingänge unverzüglich in seiner Buchhaltungssoftware zu verbuchen. Erst durch die Verbuchung wird der Zahlungsstatus in der paywise-Plattform aktualisiert und eine laufende Mahnung gestoppt. paywise haftet nicht für Mahnschreiben, die infolge verspäteter oder unterlassener Verbuchung durch den Auftraggeber versandt werden.

5.5. Der Auftraggeber hat Zugangsdaten zur paywise-Plattform vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist paywise unverzüglich zu informieren.

5.6. Die Nutzung des Mahnservice setzt voraus, dass der Auftraggeber über ein aktives Nutzungskonto bei dem jeweiligen Drittanbieterdienst (z.B. sevdesk, Lexware Office) verfügt und dessen Nutzungsbedingungen akzeptiert hat.

5.7. Der Auftraggeber ist allein dafür verantwortlich, dass seine Nutzung des Drittanbieterdienstes im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Drittanbieters steht. paywise haftet nicht für Folgen, die sich aus einem Verstoß des Auftraggebers gegen die Nutzungsbedingungen des Drittanbieters ergeben (z.B. Sperrung des Zugangs).

6. Vergütung und Zahlungsbedingungen

6.1. Die Vergütung für den paywise Mahnservice richtet sich nach den zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf www.paywise.de veröffentlichten Preisen oder dem individuell vereinbarten Auftragsvertrag. Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

6.2. paywise erhebt für jeden bearbeiteten Mahnauftrag eine Servicegebühr gemäß den jeweils aktuell auf www.paywise.de veröffentlichten Preisen. Soweit ein Abonnement-Modell vereinbart ist, ist die Monatsgebühr jeweils zu Beginn des Abrechnungsmonats fällig.

6.3. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern nichts Abweichendes vereinbart wurde. Bei Zahlungsverzug ist paywise berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) zu berechnen.

6.4. paywise behält sich vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens acht (8) Wochen zum nächsten Kündigungstermin anzupassen. Der Auftraggeber hat in diesem Fall das Recht zur Kündigung zum Zeitpunkt des Preisänderungseintritts.

7. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

7.1. paywise verarbeitet personenbezogene Daten von Schuldnern und Mitarbeitern des Auftraggebers ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen, soweit dies zur Durchführung des Mahnservices erforderlich ist.

7.2. Soweit paywise im Rahmen des Mahnservice personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, handelt paywise als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der Auftraggeber und paywise schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 1, einsehbar unter https://paywise.de/auftragsverarbeitung-mahnservice) ab, der mit Einbeziehung dieser AGB gleichzeitig Bestandteil des Gesamtvertrages ist.

7.3. Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung an paywise sowie für das Vorhandensein einer geeigneten Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Schuldnerdaten allein verantwortlich. Er stellt paywise von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer fehlenden oder unzureichenden Rechtsgrundlage der Datenübermittlung resultieren.

7.4. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch paywise entnehmen Sie der Datenschutzerklärung unter www.paywise.de/datenschutz.

8. Verfügbarkeit und Betrieb der Plattform

8.1. paywise ist berechtigt, die Plattform oder einzelne Dienste vorübergehend einzuschränken oder zu unterbrechen, soweit dies aus Gründen der Sicherheit, der technischen Notwendigkeit oder der Kapazitätsplanung erforderlich ist.

8.2. Störungsmeldungen sind über den Support unter [email protected] zu melden. paywise bemüht sich um eine Reaktion innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.

8.3. Der Mahnservice nutzt zur automatisierten Datenübertragung Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware-Anbietern (z.B. sevdesk, Lexware Office, nachfolgend „Drittanbieterdienste“). Die Funktionsfähigkeit des Mahnservice hängt von der Verfügbarkeit und ordnungsgemäßen Funktion dieser Drittanbieterdienste ab.

8.4. paywise übernimmt keine Gewähr für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit oder Leistung der Drittanbieterdienste. Insbesondere haftet paywise nicht für Unterbrechungen, Verzögerungen, Einschränkungen (z.B. durch Rate Limiting) oder Ausfälle, die auf die Drittanbieterdienste zurückzuführen sind.

8.5. Die Drittanbieter sind berechtigt, ihre Dienste, Schnittstellen und Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern, einzuschränken oder einzustellen. paywise ist nicht verpflichtet, den Mahnservice an geänderte Schnittstellen anzupassen, wird sich jedoch im Rahmen des wirtschaftlich Zumutbaren um eine zeitnahe Anpassung bemühen.

8.6. paywise ist weder Vertreter noch Bevollmächtigter der Drittanbieter. Zwischen dem Auftraggeber und den Drittanbietern besteht durch die Nutzung des Mahnservice kein Vertragsverhältnis mit paywise als Vertragspartner.

8.7. Die Drittanbieterdienste unterliegen Nutzungsbeschränkungen (z.B. Mengenbegrenzungen für API-Abfragen). Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass übermäßige oder missbräuchliche Nutzung des Mahnservice zur temporären Einschränkung der Dienste führen kann, wenn die Nutzungsgrenzen der Drittanbieter erreicht werden. paywise haftet nicht für daraus resultierende Einschränkungen.

9. Haftung

9.1. paywise haftet uneingeschränkt für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von paywise, seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

9.2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet paywise nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Die Haftung ist in diesem Fall auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf den in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem Schadensereignis geleisteten Nettobetrag für die betroffene Leistung.

9.3. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen von paywise.

9.4. paywise haftet nicht für den Erfolg der Beitreibung von Forderungen. Insbesondere übernimmt paywise keine Garantie für die tatsächliche Einziehung offener Beträge. Die Nichtbeitreibung einer Forderung begründet keinen Schadensersatzanspruch des Auftraggebers gegen paywise.

9.5. Eine Haftung für Schäden, die durch die Übermittlung unrichtiger oder unvollständiger Forderungsdaten durch den Auftraggeber entstehen, ist ausgeschlossen.

9.6. Soweit Leistungsstörungen oder Schäden auf die Nichtverfügbarkeit, Fehlfunktion oder Änderung von Drittanbieterdiensten im Sinne von § 8.3 zurückzuführen sind, ist die Haftung von paywise ausgeschlossen, sofern paywise die Störung nicht zu vertreten hat. Dies gilt insbesondere für:

• fehlerhafte oder unvollständige Datenübermittlung durch den Drittanbieterdienst,
• Änderungen an der Schnittstelle oder den Funktionen des Drittanbieterdienstes,
• einseitige Einschränkungen oder Sperrungen durch den Drittanbieter (z.B. Rate Limiting, Accountsperrung),
• Datenverluste, die auf Seiten des Drittanbieterdienstes verursacht werden.

10. Vertraulichkeit

10.1. Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen – insbesondere Forderungsdaten, Schuldnerinformationen, Preiskonditionen und Geschäftsprozesse – vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

10.2. Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die (a) dem Empfänger vor der Offenbarung bereits bekannt waren, (b) allgemein zugänglich sind oder werden, ohne dass dies auf einem Verstoß gegen diese Vereinbarung beruht, oder (c) dem Empfänger rechtmäßig von einem Dritten ohne Vertraulichkeitsverpflichtung mitgeteilt wurden.

10.3. Diese Vertraulichkeitsverpflichtung gilt für die Dauer des Vertragsverhältnisses und drei (3) Jahre nach dessen Beendigung fort.

11. Änderungen der AGB

11.1. paywise ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Auftraggeber per E-Mail oder über die Plattform mindestens sechs (6) Wochen vor ihrem Inkrafttreten mitgeteilt.

11.2. Der Auftraggeber gilt als mit den geänderten AGB einverstanden, wenn er nicht innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung schriftlich widerspricht. Auf diese Rechtsfolge wird paywise in der Änderungsmitteilung gesondert hinweisen.

11.3. Widerspricht der Auftraggeber fristgerecht, hat paywise das Recht, den Vertrag mit einer Frist von vier (4) Wochen zu kündigen.

12. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

12.1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen des Internationalen Privatrechts.

12.2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz von paywise GmbH.

12.3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt.

12.4. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

12.5. paywise ist berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen zu übertragen. Der Auftraggeber ist zur Übertragung seiner Rechte und Pflichten nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von paywise berechtigt.

Die englische Übersetzung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen dient ausschließlich zu Informationszwecken. Sollten Unvereinbarkeiten zwischen den Versionen bestehen, geht die deutsche Fassung vor.

München, den 27.03.2026

Englisch version

The English translation of these General Terms and Conditions is provided for information purposes only. In the event of any inconsistencies between the versions, the German version shall prevail.

Munich, 27 March 2026

General Terms and Conditions

1. Scope and Contracting Parties

1.1. These General Terms and Conditions (hereinafter „GTC“) apply to all contracts for the use of the paywise Dunning Service between paywise GmbH, Bahnhofstr. 95, 82166 Gräfelfing (hereinafter „paywise“ or „Provider“) and the respective client (hereinafter „Client“ or „Customer“).

1.2. The paywise Dunning Service is exclusively directed at entrepreneurs within the meaning of Section 14 of the German Civil Code (BGB), as well as legal entities under public law and special funds under public law. The provision of services to consumers within the meaning of Section 13 BGB is excluded.

1.3. Deviating, conflicting, or supplementary general terms and conditions of the Client shall not become part of the contract unless paywise has expressly and in writing agreed to their applicability.

2. Service Description

2.1. paywise offers an automated dunning service that supports clients in enforcing outstanding claims against their debtors. The services include in particular:

1. Creation and dispatch of dunning letters in up to four escalation levels (1st reminder, 2nd reminder, 3rd reminder, final notice) by email and/or post;
2. Reconciliation of incoming payments via an interface to the Client’s connected accounting software and automatic status updates based on payments recorded therein;
3. Provision of an online dashboard for real-time overview of all open and processed claims;
4. Optional access to the paywise Collection Service as a separately commissioned follow-on service (see Section 3).

2.2. Where the Client has not stored their own email domain on the paywise platform, dispatch will take place via the domain @e-mahnung.com. The Client may store their own sender domain at any time; until activation, @e-mahnung.com remains the sender domain. Regardless of the domain used, dunning letters are always sent in the name of and for the account of the Client.

2.3. The Client may optionally choose to send the payment reminder and dunning letters additionally by post to the debtor. Postal dispatch will be charged separately in accordance with the prices published on www.paywise.de at the relevant time.

2.4. The paywise Dunning Service is exclusively a technical service for automating the dunning process. The use of the Dunning Service does not include any legal advice. paywise does not provide legal services within the meaning of the German Legal Services Act (RDG) in the context of the Dunning Service.

2.5. The detailed service description, available packages, and tariffs are set out in the current service overview on the website at www.paywise.de.

2.6. paywise is entitled to have services performed by qualified subcontractors, provided that the Client has been notified in advance and no legitimate interests of the Client are opposed to this.

2.7. The Client is granted a non-exclusive, non-transferable, and revocable right to use the paywise platform including the provided integrations with third-party services (hereinafter collectively referred to as the „Platform“) for the purpose of dunning and debt collection.

2.8. The Client is not permitted to:

• copy, transfer, sell, sublicense, or otherwise make available the Platform or parts thereof to third parties, whether for commercial or non-commercial purposes;
• modify, adapt, alter, translate, decompile, disassemble, or create derivative works of the Platform or any part thereof without the prior written consent of paywise;
• remove or alter any copyright, trademark, or other proprietary notices contained in the Platform.

2.9. The Client acknowledges that all intellectual property rights in and to the Platform, including all copies, remain with paywise. The granting of usage rights pursuant to Section 2.7 does not constitute a transfer of ownership.

3. Distinction from the Collection Service

3.1. The engagement of the paywise Dunning Service does not include a debt collection mandate. By concluding the Dunning Service agreement, paywise does not become the Client’s debt collection service provider; dunning letters are sent exclusively as a technical service provider in the name of and for the account of the Client.

3.2. The transfer of outstanding claims to the paywise Collection Service takes place only on the basis of a separate instruction by the Client. The separate instruction may be given at any time for individual claims or blanket for all completed dunning proceedings.

3.3. Alternatively, the Client may activate the „automatic collection handover“ option at the time of concluding the contract or subsequently. In this case, the transfer of a claim to the paywise Collection Service shall be deemed agreed subject to a condition precedent: the transfer becomes effective as soon as the dunning proceedings have been concluded and the claim remains outstanding. The Client may revoke the occurrence of the condition for individual claims at any time prior to the conclusion of the respective dunning proceedings.

3.4. The paywise Collection Service is governed exclusively by the separate General Terms and Conditions for the paywise Collection Service, available at www.paywise.de. In the event of a handover, an independent collection agreement is concluded; these GTC for the Dunning Service do not apply to the Collection Service.

4. Conclusion of Contract and Term

4.1. The contract is concluded upon the Client’s registration on the paywise platform and acceptance of these GTC. For companies with an individual service agreement, the written or electronic conclusion of the contract is decisive.

4.2. The contract is concluded for an indefinite period, unless a different minimum contract term is agreed in the service agreement.

4.3. Termination of the ongoing use agreement requires written form and is possible with four (4) weeks‘ notice to the end of the respective billing period. Individual dunning orders may be cancelled without separate notice period up until dispatch of the first dunning letter.

4.4. The right to extraordinary termination for good cause remains unaffected. Good cause exists for paywise in particular where the Client is in arrears with more than two monthly payments or materially breaches these GTC.

5. Client’s Obligations

5.1. The Client is obliged to provide paywise with all information required for the performance of the Dunning Service completely, accurately, and in a timely manner. This includes in particular:

1. complete details of the debtor (name, address, contact details);
2. amount of the claim, due date, invoice number, and any payments already made;
3. details of any deferral or instalment payment agreements;
4. immediate notification of incoming payments, objections, set-off, or any other defences raised by the debtor.

5.2. The Client warrants that the claims submitted are legally valid, due, and not time-barred, and are not subject to any counterclaims or defences that could prevent enforcement.

5.3. The Client shall indemnify paywise against all third-party claims – including those of debtors – arising from the inaccuracy or incompleteness of the data transmitted by the Client.

5.4. The Client is obliged to record incoming payments in their accounting software without undue delay. Only upon such recording will the payment status in the paywise platform be updated and an ongoing dunning process stopped. paywise shall not be liable for dunning letters sent as a result of delayed or omitted recording by the Client.

5.5. The Client must keep access credentials to the paywise platform confidential and protect them from access by third parties. In the event of suspected misuse, paywise must be informed without undue delay.

5.6. Use of the Dunning Service requires the Client to have an active user account with the respective third-party service (e.g. sevdesk, Lexware Office) and to have accepted its terms of use.

5.7. The Client is solely responsible for ensuring that their use of the third-party service complies with the respective terms of use of that third-party provider. paywise shall not be liable for consequences arising from the Client’s breach of the third-party provider’s terms of use (e.g. suspension of access).

6. Remuneration and Payment Terms

6.1. The remuneration for the paywise Dunning Service is determined by the prices published on www.paywise.de at the time of conclusion of the contract or the individually agreed service agreement. All stated prices are exclusive of applicable statutory VAT.

6.2. paywise charges a service fee for each processed dunning order in accordance with the prices currently published on www.paywise.de. Where a subscription model has been agreed, the monthly fee is due at the beginning of each billing month.

6.3. Invoices are due for payment within 14 days of the invoice date without deduction, unless otherwise agreed. In the event of late payment, paywise is entitled to charge default interest at a rate of 9 percentage points above the applicable base interest rate (Section 288 para. 2 BGB).

6.4. paywise reserves the right to adjust prices with at least eight (8) weeks‘ advance notice to the next termination date. In this case, the Client shall have the right to terminate the contract effective from the date the price change takes effect.

7. Data Protection and Data Processing

7.1. paywise processes personal data of debtors and employees of the Client exclusively for the purpose of providing the contractually agreed services, to the extent necessary for the performance of the Dunning Service.

7.2. Where paywise processes personal data on behalf of the Client in the context of the Dunning Service, paywise acts as a data processor pursuant to Art. 28 GDPR. The Client and paywise shall conclude a Data Processing Agreement (Annex 1), which simultaneously forms part of the overall contract upon incorporation of these GTC.

7.3. The Client is solely responsible for the lawfulness of the data transfer to paywise and for the existence of an appropriate legal basis for the processing of debtor data. The Client shall indemnify paywise against third-party claims arising from an absent or insufficient legal basis for the data transfer.

7.4. Further information on data processing by paywise can be found in the privacy policy at www.paywise.de/datenschutz.

8. Platform Availability and Operations

8.1. paywise is entitled to temporarily restrict or interrupt the Platform or individual services to the extent required for security, technical necessity, or capacity planning reasons.

8.2. Fault reports are to be submitted via support at [email protected]. paywise endeavours to respond within 24 hours on business days.

8.3. The Dunning Service uses interfaces to accounting software providers (e.g. sevdesk, Lexware Office, hereinafter „Third-Party Services“) for automated data transfer. The functionality of the Dunning Service depends on the availability and proper operation of these Third-Party Services.

8.4. paywise provides no warranty for the availability, functionality, or performance of Third-Party Services. In particular, paywise shall not be liable for interruptions, delays, restrictions (e.g. due to rate limiting), or failures attributable to Third-Party Services.

8.5. Third-party providers are entitled to modify, restrict, or discontinue their services, interfaces, and terms of use at any time. paywise is not obliged to adapt the Dunning Service to changed interfaces, but will endeavour to do so in a timely manner to the extent economically reasonable.

8.6. paywise is neither a representative nor an agent of third-party providers. The use of the Dunning Service does not create a contractual relationship between the Client and any third-party provider with paywise as a party.

8.7. Third-Party Services are subject to usage restrictions (e.g. volume limits for API queries). The Client acknowledges that excessive or abusive use of the Dunning Service may lead to temporary service restrictions when the usage limits of third-party providers are reached. paywise shall not be liable for any resulting restrictions.

9. Liability

9.1. paywise shall be liable without limitation for damages caused by intentional misconduct or gross negligence on the part of paywise, its legal representatives, or vicarious agents, as well as for damages arising from injury to life, body, or health.

9.2. In cases of ordinary negligence, paywise shall only be liable for damages arising from the breach of material contractual obligations (cardinal obligations). In such cases, liability is limited to the typical, foreseeable damage, but in any event not exceeding the net amount paid for the affected service in the twelve (12) months preceding the damaging event.

9.3. The foregoing limitations of liability apply correspondingly in favour of the legal representatives and vicarious agents of paywise.

9.4. paywise shall not be liable for the successful recovery of claims. In particular, paywise does not guarantee the actual collection of outstanding amounts. The failure to recover a claim does not give rise to any claim for damages by the Client against paywise.

9.5. Liability for damages caused by the transmission of incorrect or incomplete claim data by the Client is excluded.

9.6. Where service failures or damages are attributable to the unavailability, malfunction, or modification of Third-Party Services within the meaning of Section 8.3, paywise’s liability is excluded, provided paywise is not responsible for the disruption. This applies in particular to:

• incorrect or incomplete data transmission by the Third-Party Service,
• changes to the interface or functionality of the Third-Party Service,
• unilateral restrictions or suspensions by the third-party provider (e.g. rate limiting, account suspension),
• data losses caused on the side of the Third-Party Service.

10. Confidentiality

10.1. Both parties undertake to treat all confidential information obtained in the course of the contractual relationship – in particular claim data, debtor information, pricing conditions, and business processes – as confidential and not to disclose it to third parties.

10.2. The confidentiality obligation does not apply to information that (a) was already known to the recipient prior to disclosure, (b) is or becomes publicly available without this being due to a breach of this agreement, or (c) was lawfully communicated to the recipient by a third party without any confidentiality obligation.

10.3. This confidentiality obligation shall continue for the duration of the contractual relationship and for three (3) years after its termination.

11. Amendments to the GTC

11.1. paywise is entitled to amend these GTC with effect for the future. Amendments will be communicated to the Client by email or via the Platform at least six (6) weeks prior to their entry into force.

11.2. The Client shall be deemed to have accepted the amended GTC if they do not object in writing within four (4) weeks of receipt of the notification of amendment. paywise will draw special attention to this legal consequence in the notification of amendment.

11.3. If the Client objects in time, paywise shall have the right to terminate the contract with four (4) weeks‘ notice.

12. Governing Law and Miscellaneous

12.1. The law of the Federal Republic of Germany shall apply, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG) and the conflict-of-law rules of private international law.

12.2. The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contract is – to the extent permitted by law – the registered seat of paywise GmbH.

12.3. Should individual provisions of these GTC be or become invalid, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid provision shall be replaced by a valid one that comes closest to the economic purpose of the invalid provision.

12.4. Amendments and supplements to this contract require written form. This also applies to the waiver of the written form requirement. No verbal side agreements exist.

12.5. paywise is entitled to transfer rights and obligations under this contract to an affiliated company. The Client may only transfer their rights and obligations with the prior written consent of paywise.