Offene Rechnungen belasten Ihre Liquidität und Sie sind unsicher, wie oft Sie mahnen müssen? Als Unternehmer kennen Sie die Situation: Das zeitaufwändige Mahnwesen bindet wertvolle Ressourcen, während die Zahlung ausbleibt. Die gute Nachricht: Sie können direkt Inkasso beauftragen, ohne lange zu warten. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Mahnungen und professionelles Forderungsmanagement.
Viele Unternehmer fragen sich, wie oft sie mahnen müssen, bevor sie ein Inkassounternehmen einschalten können. Die überraschende Antwort: Theoretisch können Sie bereits nach Ablauf des Zahlungsziels der ursprünglichen Rechnung ein Inkassoverfahren einleiten. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die eine bestimmte Anzahl von Mahnungen vorschreibt.
Rechtliche Grundlagen des Zahlungsverzugs
Entscheidend ist der Eintritt des Zahlungsverzugs gemäß § 286 BGB. Dieser tritt ein:
Sobald sich Ihr Kunde im Zahlungsverzug befindet, können Sie das Inkasso einleiten – unabhängig davon, ob Sie bereits gemahnt haben oder nicht.
Von der Mahnung bis zum Inkasso: Der professionelle Ablauf
Auch wenn rechtlich keine Mahnungen erforderlich sind, empfehlen wir bei paywise immer einmal zu mahnen oder an die Zahlung zu erinnern. Jeden ist schon einmal eine Rechnung durchgerutscht und ihre Kundenbeziehung sollten Sie schonen, ohne gleich ein Inkasso zu beauftragen.
aber auch bei paywise setzen wir auf einen kundenorientierten, mehrstufigen Prozess. Dieser ermöglicht es, Zahlungsausfälle effektiv zu minimieren und gleichzeitig Geschäftsbeziehungen zu erhalten.
Stufe 1: Erste Zahlungsaufforderung
Unsere erste Zahlungsaufforderung erfolgt mit einem bewährten Fair-Payment-Ansatz. Dabei verlangen wir bewusst nicht die vollen gesetzlichen Inkassogebühren nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), um Ihrem Kunden eine schnelle und unkomplizierte Zahlung zu ermöglichen. Diese erste Stufe umfasst:
Stufe 2: Zweite Zahlungsaufforderung
Falls die erste Aufforderung nicht zum Erfolg führt, folgt eine zweite Zahlungsaufforderung – diesmal mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Die Kommunikation erfolgt dabei über verschiedene Kanäle:
Besonders wichtig: Die zweite Zahlungsaufforderung erfüllt bereits alle Voraussetzungen für die spätere Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens nach §§ 688 ff. ZPO. Dies bedeutet für Sie als Gläubiger maximale Rechtssicherheit bei gleichzeitig schonendem Umgang mit der Kundenbeziehung.
Kostenneutral für Sie als Unternehmen
Bei berechtigten und unbestrittenen Forderungen trägt der Schuldner sämtliche Kosten des Inkassoverfahrens. Sie erhalten Ihre Forderung zu 100% ausgezahlt.
Rechtliche Expertise
Als Legal-Tech-Unternehmen unter anwaltlicher Führung vereinen wir effiziente Automatisierung mit fundiertem rechtlichen Know-how. Unsere angeschlossenen Partnerkanzleien steht bei Bedarf für gerichtliche Verfahren zur Verfügung.
Flexible Einreichung
Ob per Dateiupload, Smartphone oder über unsere REST-API – Sie entscheiden, wie Sie uns Ihre Forderungen übermitteln. Unser System erkennt automatisch alle relevanten Daten aus Ihren Dokumenten.
Gerichtliches Mahnverfahren
Sollten die außergerichtlichen Maßnahmen nicht zum Erfolg führen, leiten wir automatisch das gerichtliche Mahnverfahren ein. Nach Erlass des Vollstreckungsbescheids können wir die Zwangsvollstreckung einleiten.
Zwangsvollstreckung und Langzeitüberwachung
Im Rahmen der Zwangsvollstreckung können Vermögenswerte und Konten des Schuldners gepfändet werden. Titulierte Forderungen können bis zu 30 Jahre lang vollstreckt werden – wir behalten die Zahlungsfähigkeit Ihres Schuldners dabei kontinuierlich im Blick.
paywise unterstützt Unternehmen jeder Größenordnung – vom Soloselbständigen bis zum Großunternehmen. Für Unternehmen mit regelmäßigen Forderungen bieten wir:
Als Legal-Tech-Unternehmen legen wir höchsten Wert auf Datenschutz. Ihre Daten werden ausschließlich verschlüsselt und auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland verarbeitet.
Wie viele Mahnungen muss ich verschicken, bevor ich ein Inkassounternehmen beauftragen kann?
Rechtlich gesehen ist – unter speziellen Voraussetzungen – keine einzige Mahnung erforderlich. Wir empfehlen immer einmal zu mahnen.
Die weitverbreitete Annahme, dass dreimal gemahnt werden muss, ist nicht korrekt.
Sobald Ihr Kunde sich im Zahlungsverzug befindet, können Sie ein Inkassounternehmen beauftragen. Der Zahlungsverzug tritt bei Unternehmern automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern nach entsprechendem Hinweis in der Rechnung. Bei einem fest vereinbarten Zahlungsziel beginnt der Verzug direkt nach dessen Ablauf.
Was kostet mich die Beauftragung von paywise?
Bei unbestrittenen Forderungen entstehen Ihnen keine Kosten. Der Schuldner trägt sämtliche Kosten des Inkassoverfahrens, und Sie erhalten Ihre Forderung zu 100% ausgezahlt. Lediglich für eventuelle Gerichtskosten, Adressermittlungen oder Zwangsvollstreckungsmaßnahmen fallen geringe Vorschüsse an, die ebenfalls vom Schuldner zu erstatten sind.
Wie viele Mahnungen sollte ich vor dem Inkasso verschicken, auch wenn es rechtlich nicht nötig ist?
Auch wenn rechtlich keine Mahnungen vor dem Inkasso erforderlich sind, empfehlen wir aus Gründen der Kundenbeziehung meist eine kurze Zahlungserinnerung. paywise übernimmt dann ab der ersten Zahlungsaufforderung den gesamten Prozess professionell und kundenorientiert.
Wie schnell kann paywise mit dem Inkasso beginnen?
Nach Ihrer Beauftragung prüfen wir Ihre Unterlagen umgehend und senden in der Regel innerhalb von wenigen Stunden eine Auftragsbestätigung. Die erste Zahlungsaufforderung wird meist noch am selben Tag versandt. Durch unser automatisiertes System erfolgt die Datenverarbeitung besonders effizient.
Was passiert, wenn mein Kunde die Forderung bestreitet?
In diesem Fall prüfen unsere angeschlossenen Partnerkanzleien die Erfolgsaussichten einer gerichtlichen Durchsetzung. Nach eingehender Analyse beraten Sie unsere Partneranwälte über die weiteren Handlungsoptionen. Bei positiver Einschätzung kann unsere Partnerkanzlei Sie im gerichtlichen Verfahren vertreten.
Wie läuft der Inkassoprozess bei paywise genau ab?
Wir setzen auf einen mehrstufigen Prozess: Zunächst erfolgt eine erste Zahlungsaufforderung mit unserem FAIR-PAYMENT-Angebot, bei schneller Zahlung reduziert sich die Inkassogebühr. Falls erforderlich, folgt eine zweite Aufforderung mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Bei ausbleibender Zahlung leiten wir das gerichtliche Mahnverfahren ein und führen bei Bedarf die Zwangsvollstreckung durch.
Wie lange dauert es durchschnittlich bis zur Zahlung?
Die Dauer variiert je nach Fall. Durch unseren Fair-Payment-Ansatz erreichen wir häufig bereits nach der ersten Zahlungsaufforderung eine Regulierung. Bei ausbleibender Zahlung und unbestrittener Forderung können wir innerhalb weniger Wochen einen vollstreckbaren Titel erwirken.
Riskiere ich durch ein Inkassoverfahren meine Kundenbeziehung?
Wir legen besonderen Wert auf einen kundenorientierten Ansatz. Durch reduzierte Inkassogebühren in der ersten Stufe, verständnisvolle Tonalitäten und die Möglichkeit von Ratenzahlungsvereinbarungen bieten wir Ihren Kunden faire Lösungen an. So bleiben wichtige Geschäftsbeziehungen auch im Inkassofall erhalten.
Wie reiche ich meine Forderungen bei paywise ein?
Sie haben verschiedene Möglichkeiten: Einzelforderungen können Sie bequem per Rechnungs-Upload oder über unser Smartphone-Portal einreichen. Für regelmäßige Forderungen bieten wir Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen, Excel-Import oder eine REST-API für vollautomatische Integration.
Was passiert bei erfolglosen Vollstreckungsversuchen?
Eine titulierte Forderung ist 30 Jahre lang vollstreckbar. Bei zunächst erfolgloser Vollstreckung nehmen wir Ihre Forderung in unsere Langzeitüberwachung auf. Wir prüfen regelmäßig die Bonität des Schuldners und leiten bei verbesserter Zahlungsfähigkeit umgehend neue Vollstreckungsmaßnahmen ein.
Sie haben mit uns einen starken Partner an Ihrer Seite.
paywise zieht Forderungen für Unternehmen jeder Größe ein – für Soloselbständige, KMUs sowie große Unternehmen.
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