Als Arzt stehen Sie täglich vor der Herausforderung, Ihre Patienten bestmöglich zu versorgen und gleichzeitig Ihre Praxis wirtschaftlich zu führen. Doch was tun, wenn Rechnungen unbezahlt bleiben? In diesem Artikel erfahren Sie, wie professionelles Inkasso Ihnen helfen kann, offene Forderungen einzutreiben, ohne dabei das Vertrauensverhältnis zu Ihren Patienten zu gefährden.
Als Mediziner kennen Sie die Situation nur zu gut: Sie haben einen Patienten behandelt, Ihre Leistung erbracht, doch die Rechnung bleibt unbezahlt. Diese Situation ist nicht nur frustrierend, sondern kann auf Dauer auch die wirtschaftliche Stabilität Ihrer Praxis gefährden.
Viele Ärzte befinden sich in einem Dilemma. Einerseits möchten sie ihr wohlverdientes Honorar erhalten, andererseits scheuen sie sich davor, mit aggressiven Inkasso-Methoden das Vertrauensverhältnis zu ihren Patienten zu belasten. Hinzu kommt der zeitliche Aufwand, den ein effektives Forderungsmanagement mit sich bringt – Zeit, die in der Patientenversorgung fehlt.
An dieser Stelle kommt paywise ins Spiel. Wir haben uns darauf spezialisiert, Ärzten wie Ihnen ein einfaches und komfortables Inkasso anzubieten, das sowohl effektiv als auch patientenfreundlich ist. Unser Ziel ist es, Ihnen ein Inkasso auf Konzern-Niveau zu bieten, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre medizinische Arbeit konzentrieren können.
Bevor wir tiefer in die praktische Umsetzung eintauchen, ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu verstehen. Folgende Gesetze und Verordnungen sind für das Inkasso im medizinischen Bereich relevant:
Bei paywise stellen wir sicher, dass alle unsere Inkasso-Maßnahmen im Einklang mit diesen gesetzlichen Bestimmungen stehen. So können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Forderungen nicht nur effektiv, sondern auch rechtskonform eingetrieben werden.
Ein wichtiger Aspekt, den es zu beachten gilt, sind die Unterschiede zwischen Privatpatienten und gesetzlich Versicherten. Während bei gesetzlich Versicherten in der Regel die Krankenkasse für die Zahlung aufkommt, sind Privatpatienten selbst für die Begleichung der Rechnung verantwortlich.
Bei Privatpatienten kann es häufiger zu Zahlungsverzögerungen kommen, etwa wenn die private Krankenversicherung Teile der Rechnung nicht erstattet. Hier ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt, um eine Lösung zu finden, die sowohl für Sie als Arzt als auch für den Patienten akzeptabel ist.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Verjährungsfristen für ärztliche Honorarforderungen. In der Regel verjähren diese nach drei Jahren, wobei die Frist mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat.
Es ist daher entscheidend, Ihre Forderungen rechtzeitig geltend zu machen und professionell zu verfolgen. Mit dem Inkasso-System von paywise behalten Sie stets den Überblick über Ihre offenen Forderungen und deren Fristen.
Der Schutz sensibler Patientendaten hat im medizinischen Bereich höchste Priorität. Auch im Inkassoprozess muss sichergestellt sein, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Bei paywise legen wir größten Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Unser digitales System gewährleistet eine sichere Übermittlung und Verarbeitung aller relevanten Informationen. Sie können sich darauf verlassen, dass die Vertraulichkeit der Patientendaten zu jeder Zeit gewahrt bleibt.
Die ärztliche Schweigepflicht ist ein zentraler Grundpfeiler im Gesundheitswesen und muss auch im Inkassoprozess für Ärzte sorgfältig beachtet werden. Als medizinischer Leistungserbringer stehen Sie vor der besonderen Herausforderung, Ihre berechtigten Forderungen durchzusetzen und gleichzeitig die Vertraulichkeit der Patientendaten zu wahren. Bei paywise haben wir dafür ein durchdachtes System entwickelt, das beide Aspekte in Einklang bringt. Die Datenweitergabe erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die Forderungsdurchsetzung unerlässlich ist – sensible medizinische Informationen wie Diagnosen oder Behandlungsdetails bleiben dabei vollständig geschützt. Wir empfehlen unseren ärztlichen Partnern, bereits zu Behandlungsbeginn eine schriftliche Einwilligung der Patienten einzuholen, die die Weitergabe der zahlungsrelevanten Daten an ein Inkassounternehmen umfasst. Dies schafft von Anfang an Transparenz und rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten.
Der professionelle Umgang mit dem Arztgeheimnis zeigt sich auch in der konkreten Kommunikation während des Inkassoprozesses. Unser digitales System gewährleistet durchgängig höchste Datenschutzstandards bei der Übermittlung und Verarbeitung aller Informationen. Die Mahnschreiben und Zahlungsaufforderungen sind so gestaltet, dass sie zwar den notwendigen Ernst der Situation vermitteln, dabei aber stets sachlich und diskret bleiben. Wir verzichten bewusst auf aggressive Formulierungen und setzen stattdessen auf einen verständnisvollen Dialog. Durch flexible Zahlungsoptionen wie Ratenzahlungsvereinbarungen bieten wir Lösungen an, die die individuellen Umstände der Patienten berücksichtigen. Diese ausgewogene Vorgehensweise ermöglicht es Ärzten, ihre Honorarforderungen erfolgreich durchzusetzen und dabei das wichtige Vertrauensverhältnis zu ihren Patienten zu bewahren. Die langjährige Erfahrung zeigt, dass ein respektvoller Umgang mit der ärztlichen Schweigepflicht nicht im Widerspruch zu einem effektiven Forderungsmanagement stehen muss.
Ein erfolgreiches Inkasso muss nicht aggressiv oder patientenunfreundlich sein. Bei paywise setzen wir auf einen sensiblen, aber effektiven Ansatz:
Um Ihr praxisinternes Rechnungsmanagement zu verbessern, sollten Sie zunächst Ihre Rechnungen zeitnah, vollständig und klar verständlich ausstellen. Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an, um den Zahlungseingang zu erleichtern. Implementieren Sie ein systematisches Mahnwesen mit definierten Fristen und schulen Sie Ihr Personal im professionellen Umgang mit Zahlungserinnerungen.
Achten Sie auf eine sorgfältige Dokumentation aller Zahlungsvorgänge und überprüfen Sie regelmäßig den Status offener Forderungen. Diese proaktive Herangehensweise kann Zahlungsrückstände minimieren und die Effizienz Ihres Rechnungsmanagements steigern. Sollten Sie Unterstützung benötigen, steht Ihnen paywise mit maßgeschneiderten Lösungen zur Seite.
Im Inkassoprozess werden Sie häufig mit Einwänden von Patienten konfrontiert. Hier einige typische Szenarien und wie Sie professionell darauf reagieren können:
Wir wissen, wie wichtig es ist, empathisch und lösungsorientiert zu kommunizieren, um eine für alle Seiten zufriedenstellende Lösung zu finden.
Unser Inkasso-System bietet Ihnen als Arzt zahlreiche Vorteile:
In der modernen Arztpraxis ist effizientes Forderungsmanagement unerlässlich. Mit paywise an Ihrer Seite können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre offenen Forderungen professionell und patientenfreundlich bearbeitet werden. Sie gewinnen wertvolle Zeit für Ihre medizinische Arbeit, verbessern Ihre Liquidität und wahren gleichzeitig das Vertrauensverhältnis zu Ihren Patienten.
Nutzen Sie die Chance, Ihr Praxismanagement auf ein neues Level zu heben. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Erstanalyse und erfahren Sie, wie paywise Ihre Praxis entlasten kann.
Ein Inkassoverfahren beginnt, wenn ein Unternehmen eine offene Forderung an uns übergibt. Wir starten zunächst mit einer kundenfreundlichen ersten Zahlungsaufforderung. Bleibt diese erfolglos, folgt eine zweite Mahnung mit Hinweis auf rechtliche Konsequenzen. Führt auch dies nicht zum Erfolg, leiten wir das gerichtliche Mahnverfahren ein und führen anschließend die Zwangsvollstreckung durch. Der gesamte Prozess wird dabei digital überwacht und Sie werden kontinuierlich über alle Entwicklungen informiert.
Bei berechtigten und unbestrittenen Forderungen hat Ihr Schuldner sämtliche Kosten des Inkassoverfahrens zu tragen, sowohl außergerichtlich als auch gerichtlich. Alle Kosten des Forderungsmanagements muss Ihr säumiger Schuldner bezahlen.
Wir als Inkassounternehmen erhalten erst eine Vergütung, wenn der Schuldner nach unserer Beauftragung ganz oder teilweise an Sie oder uns zahlt. Wir werten also auch Direktzahlungen als Erfolg unserer Inkassotätigkeit. Das heißt im Umkehrschluss aber auch, wenn wir kein Geld für Sie einziehen, erhalten wir von Ihnen auch keine Zahlung auf unsere Vergütung. Dies gilt auch dann, wenn wir die Forderung nicht eintreiben können, zum Beispiel weil Ihr Schuldner insolvent ist.
Gegebenenfalls kann es sein, dass Sie Auslagen für das Mahngericht oder Zwangsvollstreckungskosten leisten müssen. Hierfür können wir Vorschüsse verlangen. Bei Forderungen unter 500 Euro fallen für das Mahngericht in der Regel 36 Euro Gerichtskostenvorschuss an. Für jede Zwangsvollstreckungsmaßnahme müssen Sie mit weiteren 40 bis 120 Euro rechnen. Auch diese Auslagen und Vorschüsse muss Ihr Schuldner vollständig erstatten. Da hier jedoch ein gewisses Ausfallrisiko besteht, schauen wir vor kostenauslösenden Maßnahmen immer in die Schufa. Sollten dort für den Schuldner Negativmerkmale hinterlegt sein, können Sie das Inkassoverfahren kostenfrei abbrechen.
Alles weitere finden Sie in unseren AGB und unter Kosten.
Kommt es zum Bestreiten im laufenden Inkassoprozess, versuchen wir natürlich, für Sie eine Lösung mit Ihrem Schuldner zu finden und vermitteln im Zweifelsfall eine Partnerkanzlei für Ihre Vertretung im streitigen Verfahren.
Die Dauer eines Inkassoverfahrens variiert je nach Fall. Oft führt bereits unsere erste Zahlungsaufforderung innerhalb von Tagen zum Erfolg. Bei einem gerichtlichen Mahnverfahren rechnen Sie mit 5 bis 6 Wochen bis zum Vollstreckungsbescheid, sofern kein Widerspruch eingelegt wird. Die Zwangsvollstreckung kann ebenfalls einige Wochen oder Monate in Anspruch nehmen. Wichtig zu wissen: Eine titulierte Forderung ist 30 Jahre lang vollstreckbar.
In diesem Fall bieten wir faire Ratenzahlungsvereinbarungen an, die auf die finanzielle Situation Ihres Schuldners abgestimmt sind. Ist auch dies nicht möglich, nehmen wir Ihre Forderung in unsere Langzeitüberwachung auf. Durch regelmäßige Bonitätsprüfungen erkennen wir, wenn sich die wirtschaftliche Situation Ihres Schuldners verbessert.
Die Übergabe gestaltet sich denkbar einfach: Laden Sie Ihre Rechnung als PDF in unserem System hoch oder nutzen Sie eine unserer Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen wie Lexoffice, Sevdesk oder FastBill. Unser System erkennt automatisch alle relevanten Informationen, und Sie erhalten innerhalb von 12 Stunden eine Auftragsbestätigung.Zusätzlich besteht die Möglichkeit der Auftragsübergabe der Excel-Datei (CSV) oder Rest-API (Schnittstelle).
Bestreitet der Schuldner die Forderung, versuchen wir für Sie eine Lösung mit dem Schuldner zu finden.
Wo dies nicht möglich ist, vermitteln wir Sie gerne an unsere Partnerkanzleien, die sorgfältig die Erfolgsaussichten einer gerichtlichen Durchsetzung prüfen. Erscheint diese erfolgversprechend, übernehmen unsere spezialisierten Partnerkanzleien die Vertretung Ihrer Interessen im streitigen Verfahren.
In Ihrem persönlichen Login-Bereich können Sie jederzeit den aktuellen Status Ihrer Forderungen einsehen. Zusätzlich erhalten Sie automatische Benachrichtigungen zu wichtigen Entwicklungen. Unser digitales System gewährleistet dabei vollständige Transparenz über alle Maßnahmen.
Nach erfolgreicher Titulierung stehen verschiedene Vollstreckungsmöglichkeiten zur Verfügung: Von der Kontopfändung über die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers bis hin zur Einholung einer Vermögensauskunft. Wir koordinieren diese Maßnahmen und wählen die erfolgversprechendsten Optionen für Ihren Fall.
Als Legal-Tech-Unternehmen legen wir höchsten Wert auf Datensicherheit. Alle Informationen werden verschlüsselt übertragen und auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland gespeichert. Unser digitales System gewährleistet dabei höchste Sicherheitsstandards bei gleichzeitig maximaler Transparenz für Sie.
Die Erfolgsaussichten hängen von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der Bonität des Schuldners. Durch unseren systematischen Ansatz, der rechtliche Expertise mit digitaler Innovation verbindet, maximieren wir die Chancen auf eine erfolgreiche Forderungsdurchsetzung. Bei unbestrittenen Forderungen erreichen wir in vielen Fällen bereits durch unsere erste Zahlungsaufforderung eine Regulierung.
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