Rechnungsstellung: Darauf kommt es an

Im Rahmen einer korrekten Rechnungsstellung müssen Unternehmer zahlreicheDetails beachten. Eine korrekte Rechnung ist nicht nur ein Dokument, das dem Kunden den Preis für eine Leistung zeigt. Auch für das Mahnwesen und den Forderungseinzug hat die Rechnung große Bedeutung.

Rechnung stellen: Wer ist dazu verpflichtet?

Eine Pflicht zur Rechnungsstellung ergibt sich im Wesentlichen aus dem Umsatzsteuergesetz.

Danach sind grundsätzlich nur Unternehmer und Selbstständige dazu verpflichtet, Rechnungen für ihre Leistungen und Produkte zu erstellen – und grundsätzlich auch nur dann, wenn sie für einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person (GmbH, AG,…) leisten. Für Leistungen gegenüber Privatpersonen schuldet der Unternehmer in aller Regel nur eine Rechnung, wenn er Werklieferungen (§ 3 Abs. 4 UStG) oder andere Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück erbringt.

Privatpersonen müssen grundsätzlich keine Rechnung erstellen. Eine Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, ist: „Wann ist ein Geschäft gewerblich und wann privat?“. Als Unternehmer handelt, wer die Leistung mit der Absicht erbringt, nachhaltig und selbständig Umsatz zu erzielen. So sieht es das Umsatzsteuergesetz vor. Wer also gelegentlich nicht mehr benötigte Gegenstände im Internet verkauft, ist noch kein Unternehmer. Anders sieht es aus, wenn er mehrmals die Woche handelt.

Wenn der Unternehmer entgegen seiner Pflicht keine Rechnung ausstellt, droht ihm ein Bußgeld von bis zu 5.000 €.

Daneben kann jeder Vertragspartner aus seinen vertraglichen Vereinbarungen verpflichtet sein, eine Rechnung zu erstellen – auch Privatpersonen. In der Regel ist dies aber nur nach ausdrücklicher Vereinbarung der Fall.

Übrigens: Auch wenn keine entsprechende Pflicht besteht, ist es meist trotzdem sinnvoll, eine Rechnung auszustellen. Ihr Kunde gerät nämlich grundsätzlich automatisch in Verzug, wenn er nach Zugang der Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen leistet. Sie können ab dann Zinsen und Inkassokosten ersetzt verlangen. Ist Ihr Kunde ein Verbraucher, müssen Sie ihn auf die 30-Tage-Frist auf der Rechnung ausdrücklich hinweisen.

Die Grundlagen der Rechnungsstellung

Damit eine Rechnung die erforderlichen Grundlagen erfüllt, ist es wichtig, bestimmte Mindestanforderungen zu erfüllen (s.u.).

Dieses Grundgerüst ist wichtig, damit das Finanzamt die Rechnung akzeptiert. Ergänzend ist es wichtig, weitere Vorgaben rund um ergänzende Pflichtangaben auf einer Rechnung zu beachten. Eine korrekte Rechnung bildet die Grundlage für das gesamte Mahnwesen sowie ein effektives Forderungsmanagement – unter anderem auch deswegen, weil eine korrekte Rechnung die Basis für einen reibungslosen Ablauf des Mahnverfahrens legt.

Wichtig: Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten ab Ausführung der Leistung gestellt werden.

Pflichtangaben: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Zusätzlich zu den allgemeinen Informationen sollten auch folgende Pflichtangaben auf den Dokumenten zu finden sein. Das ist gerade für den Kauf auf Rechnung von großer Bedeutung. Zu den Pflichtangaben zählt insbesondere:

• die Steuernummer oder die Umsatzsteuernummer des Rechnungserstellers
• die Umsatzsteuernummer des Kunden (im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Leistungen)
• Namen und Anschriften der beteiligten Parteien
• eine genaue Beschreibung der ausgeführten Leistungen beziehungsweise der Produkte
• das Rechnungsdatum
• der Zeitpunkt (oder der Zeitraum) der Leistung
• eine Rechnungsnummer
• den Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Steuerbetrag
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• Ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Wenn Sie ausnahmsweise gegenüber einer Privatpersonen eine Rechnung ausstellen müssen (Werklieferung und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, s.o.), verlangt das Gesetz, dass die Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht aus § 14b Abs. 1 S. 5 UStG hinweist. Danach hat eine Privatperson die Rechnung grundsätzlich zwei Jahre lang zu verwahren.

Besonderheiten und Sonderfälle

Mit Hinblick auf das Erstellen von Rechnungen gibt es auch einige Besonderheiten, die im Unternehmensalltag eine wichtige Rolle spielen. Sollte der Bruttobetrag einer Rechnung das Maximum von 250 Euro nicht überschreiten, spricht man von einer sogenannten „Kleinbetragsrechnung“. Bei diesen Dokumenten müssen nicht alle Pflichtinformationen aufgeführt werden. Insbesondere sind eine Rechnungsnummer, der Lieferzeitpunkt und die Steuernummer/USt-ID entbehrlich.

Tipp: Warum es sich lohnt, auch Kleinbeträge einziehen zu lassen, erfahren Sie hier.

Weitere Besonderheiten gelten für Kleinunternehmer. Als Kleinunternehmer gelten Sie, wenn Sie

1. im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro eingenommen haben
2. und im laufenden Jahr wahrscheinlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen werden.

In diesem Fall sind Sie von der Umsatzsteuer befreit, wenn Sie darauf nicht gegenüber dem Finanzamt verzichten. Sie dürfen auf Ihren Rechnungen deshalb auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings sollte ein Hinweis auf Ihre Steuerbefreiung wegen der Kleinunternehmerregelung enthalten sein. Jedes Jahr überprüft das Finanzamt, ob Sie weiterhin die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen. Die wichtigsten Informationen und Vorgaben, die in diesem Zusammenhang relevant sind, können Sie in § 19 UStG nachlesen.

Für alle Rechnungen gilt: Befinden sich Ihre Käufer in Zahlungsverzug, sollten Sie rechtzeitig eine Mahnung oder Zahlungserinnerung verschicken. Im Zweifelsfall können Sie als Gläubiger aber auch ein Inkasso beauftragen. Als erfahrenes Inkassounternehmen übernehmen wir von paywise dann gerne den Forderungseinzug. 

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