Forderungsausfälle können die Liquidität und somit die wirtschaftliche Stabilität eines Unternehmens erheblich belasten. Es ist daher von essentieller Bedeutung, präventive Maßnahmen zu ergreifen und effiziente Prozesse zu etablieren, damit offene Forderungen zeitnah und vollständig bezahlt werden. Im Folgenden werden bewährte Strategien und Werkzeuge vorgestellt, mit denen Unternehmen das Risiko von Forderungsausfällen minimieren und ihre finanzielle Sicherheit gewährleisten können:
Eine fundierte Bonitätsprüfung ist der erste Schritt im Debitorenmanagement, um Forderungsausfälle zu vermeiden. Sie gibt Aufschluss über die finanzielle Stabilität potenzieller Kunden und hilft, riskante Geschäfte zu vermeiden. Verschiedene Online-Tools und Auskunfteien bieten umfassende Dienstleistungen an.
Eine sorgfältige Prüfung vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung kann somit maßgeblich dazu beitragen, Forderungsausfälle zu verhindern. Sollte sich im Rahmen der Bonitätsprüfung herausstellen, dass der potenzielle Kunde über keine ausreichende Bonität verfügt, sollten Sie vom Geschäft Abstand nehmen oder Vorkasse vereinbaren.
Gerade bei schlechter Bonität des Kunden oder Geschäften, für die Sie Vorleistungen erbringen müssen oder Investitionen tätigen müssen, bietet es sich an, Vorschüsse zu vereinbaren. Die Vereinbarung von Vorschüssen ist eine effektive Methode, um das Risiko von Forderungsausfällen zu reduzieren. Insbesondere bei größeren Aufträgen oder langfristigen Projekten sollte ein Teil der Summe im Voraus beglichen werden. Dadurch wird das finanzielle Risiko auf beide Parteien verteilt, und das Unternehmen ist zumindest teilweise abgesichert.
Eine zügige Rechnungsstellung unmittelbar nach Erbringung der Leistung erhöht die Wahrscheinlichkeit eines schnellen Zahlungseingangs. Verzögerungen in der Fakturierung können Verzögerungen bei den Zahlungen nach sich ziehen und das Ausfallrisiko erhöhen. Vereinbaren Sie auch direkt bei Geschäftsanbahnung, dass in regelmäßigen Intervallen – zum Beispiel monatlich – Abschlagsrechnungen gestellt werden. Durch regelmäßige Abrechnungen merken Sie schnell, ob der Kunde zahlungswillig und zahlungsfähig ist.
Eine Warenkreditversicherung schützt vor Forderungsausfällen durch Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Kunden. Sie bietet somit eine zusätzliche Absicherung, insbesondere bei Geschäften mit hohen Auftragsvolumina oder in wirtschaftlich unsicheren Zeiten.
Durch regelmäßige Abrechnungen in kleineren Beträgen, insbesondere bei langfristigen Projekten, bleibt die Liquidität des Unternehmens gesichert. Abschlagsrechnungen sind ein bewährtes Mittel, um nicht auf die vollständige Fertigstellung eines Projekts und die damit verbundene Endabrechnung warten zu müssen.
Abschlagsrechnungen haben zudem den psychologischen Vorteil, dass kleinere Beträge für den Kunden einfacher zu zahlen sind als eine große Rechnung nach Abschluss des Projekts. Die meisten Menschen zahlen lieber sechsmal 5.000 € als einmal 60.000 €. Zudem hat eine Rechnungsstellung nach Abschluss des Projekts den Nachteil, dass Sie ihre Leistungen schon vollständig erbracht haben und der Kunde nicht mehr auf Sie angewiesen ist.
Bei nichtbezahlten Abschlagsrechnungen können Sie bei Zahlungsverzug die Leistung einstweilen einstellen und so Druck auf den Kunden ausüben, der an einer Fertigstellung des Projekts interessiert ist. Zudem kommen bei Abschlagsrechnungen etwaige Unstimmigkeiten bei der Auftragsausführung schneller zu Tage und können schnell ausgeräumt werden.
Eine konsequente Überwachung der Zahlungseingänge ist für ein effektives Forderungsmanagement unabdingbar. So können Zahlungsverzögerungen frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Automatisierte Tools können diesen Prozess erleichtern und beschleunigen.
Ein automatisiertes Mahnwesen trägt dazu bei, offene Forderungen konsequent und zeitnah anzumahnen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird nicht nur Zeit und Aufwand gespart, sondern auch die Erfolgsquote bei der Eintreibung offener Forderungen gesteigert. Sollte Ihnen das Mahnen unangenehm sein, können Sie bei Kunden das Versenden der Mahnung auf die automatisierten Prozesse schieben und sagen, dass das gar nicht in Ihrer Hand sei, sondern die Mahnungen automatisch vom System versendet werden.
Wenn alle vorherigen Maßnahmen nicht zum gewünschten Erfolg führen, kann ein professionelles Inkassounternehmen beauftragt werden. Ein seriöses Inkassobüro agiert effizient und im Einklang mit dem Gesetz, um offene Forderungen einzutreiben und Forderungsausfälle zu minimieren.
Aus unserer Erfahrung im Forderungseinzug wissen wir, dass je schneller ein Inkasso beauftragt wird, desto höher ist die Beitreibungsquote. Liegen offene Rechnungen einmal über Monate oder gar Jahre, sinkt die Beitreibungsquote erheblich und Forderungsausfälle sind wahrscheinlicher.
Forderungsausfälle stellen ein ernstzunehmendes Risiko für Unternehmen jeder Größe dar. Durch die Implementierung effektiver Strategien und Tools können diese Risiken jedoch minimiert und die finanzielle Stabilität des Unternehmens gesichert werden. Von der Bonitätsprüfung über die Vereinbarung von Vorschüssen bis hin zum Einsatz professioneller Inkassodienstleister stehen Unternehmen zahlreiche Instrumente zur Verfügung, um offene Forderungen erfolgreich einzutreiben und Forderungsausfälle zu verhindern. Die konsequente Anwendung dieser Maßnahmen ist der Schlüssel zu einem effizienten Forderungsmanagement und der langfristigen Sicherung der Unternehmensliquidität.
Bildnachweis: @AdobeStock_24979402, Heinzgerald
Sie haben mit uns einen starken Partner an Ihrer Seite.
paywise zieht Forderungen für Unternehmen jeder Größe ein – für Soloselbständige, KMUs sowie große Unternehmen.
lexoffice
sevDesk
API
