Außergerichtliches Mahnverfahren: Betriebliches Forderungsmanagement vs. Inkassounternehmen

Unter einem außergerichtlichen Mahnverfahren versteht man jedes Verfahren zur Beitreibung einer offenen Forderung, bevor der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleitet.

Dabei kann zwischen dem eigenem betrieblichen Forderungsmanagement und dem Forderungseinzug durch ein Inkassounternehmen unterschieden werden. Wir erklären die jeweiligen Vorteile.

Außergerichtliches Mahnverfahren: So läuft das betriebliche Forderungsmanagement ab

Ziel des außergerichtlichen Mahnverfahrens ist es immer, eine offene Forderung ohne gerichtliche Schritte einzutreiben. Das spart Kosten und vor allem Zeit.

Sobald der Schuldner in Zahlungsverzug gerät, verschickt der Gläubiger selbst im Rahmen des betrieblichen Forderungsmanagements eine Mahnung oder Zahlungserinnerung. Darin fordert er den Schuldner zur Zahlung auf und kündigt ggf. weitere rechtliche Schritte an.

Zunächst sollte hier eine freundliche Zahlungserinnerung versendet werden. Denn der Grund für eine offene Rechnung muss nicht immer die Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit des Schuldners sein. Oft werden Rechnungen einfach vergessen oder falsch abgelegt, so dass ein kleiner „Reminder“ oft schon ausreicht. Dann schadet ein zu scharfer Ton oder unmittelbare Beauftraugung eines Inkassounternehmens der Kundenbeziehung.

Hat die Zahlungserinnerung keinen Erfolg, sollte eine Mahnung mit schärferem Ton versendet werden. Der Gläubiger kann hier für die eigene Tätigkeit des Mahnung eine Verzugspauschale erheben und Verzugszinsen verlangen.

Tipp: Zahlungserinnerung und Mahnung sind rechtliche das gleiche und begründen den Verzug des Schuldners.

Vergleich mit Inkassounternehmen

Leistet der Schuldner keine Zahlung auf die Mahnung, kann der Gläubiger ein Inkassounternehmen mit dem Forderungseinzug beauftragen. Im Gegensatz zum betrieblichen Forderungsmanagement lagert das Unternehmen dann das Forderungsmanagement an ein externes Inkassounternehmen aus.

Das Inkassounternehmen fordert den Schuldner dann zunächst außergerichtlich zur Zahlung auf und verlangt zusätzlich zu der offenen Rechnungen Verzugszinsen und Inkassogebühren. Auch besteht die Möglichkeit, dass offene Rechnungen an Auskunfteien – wie die Schufa – gemeldet werden. Dies kann die Bonität des Schuldners negativ beeinflussen.

Diese Maßnahmen erhöhen den Druck auf den Schuldner, bei nach der Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens schneller mit einer Zahlung oder Reaktion des Schuldners gerechnet werden kann.

Doch wie ist der Ablauf eines außergerichtlichen Mahnverfahrens? Zu welchen Maßnahmen greift ein Inkassounternehmen?

• Das Inkassounternehmen erinnert den Schuldner zunächst an seine Zahlungspflicht. In zwei bis drei Mahnungen – per Mail udn Post – fordern wir den Schuldner zur Zahlung auf. Dabei kann er aus einer Forderungsaufstellung genau ersehen, welche Beträge noch offen sind und welche Mahngebühren bereits angefallen sind.
• Neben Mahnungen und Schriftverkehr ist das Telefoninkasso eine erfolgversprechende Alternative oder Ergänzung. Dabei sucht das Inkassounternehmen das persönliche Gespräch mit dem Schuldner. Am Telefon werden gemeinsam Lösungsmodelle entwickelt, die es dem Schuldner erleichtern, die offenen Forderungen zu begleichen. Die Parteien einigen sich beispielsweise auf eine Raten- oder Teilzahlungsvereinbarung.
• Zahlt der Schuldner weiterhin nicht, kündigt das Inkassounternehmen in einer letzten Zahlungsaufforderung schließlich das gerichtliche Verfahren an

Allerdings: Betriebliches Forderungsmanagement und außergerichtliches Mahnverfahren durch ein Inkassounternehmen schließen sich natürlich nicht aus und sollten einander greifen. Idealerweise schalten Unternehmen ein professionelles Inkassounternehmen ein, nachdem der Schuldner trotz eigener Mahnungen und Zahlungsaufforderungen immer noch nicht gezahlt hat.

Vorteile des außergerichtlichen Mahnverfahrens durch ein Inkassounternehmen

Das Auslagern des Forderungsmanagements bringt Ihnen zudem einige Vorteile:

Zum einen verfügt ein professionelles Inkassounternehmen wie paywise über viel Erfahrung. Zudem Das hilft insbesondere, wenn eine Vollstreckung nötig wird. Das betriebliche Forderungsmanagement ist mit den unzähligen Vorschriften in diesem Zusammenhang meist nicht vertraut. Die Erfahrung hilft auch im Dialog mit den Schuldnern. Denn beim Inkasso ist ein bestimmtes Vorgehen gefragt, das eine hohe Erfolgsquote verspricht, ohne die Geschäftsbeziehung zu gefährden.

Zum anderen nimmt das Inkassounternehmen dem Unternehmen Arbeit ab. Das erspart dem Unternehmen viel Zeit und Arbeitskraft und damit wertvolle Ressourcen. Lesen Sie hier über weitere Vorteile von Inkasso.

Die Erfolgschancen beim außergerichtlichen Mahnverfahren

Oft bringt bereits das außergerichtliche Mahnverfahren den gewünschten Erfolg. In fünf von zehn Fällen zahlen die Schuldner bereits nach der ersten Mahnung. Davon profitieren beide Seiten: Der Schuldner vermeidet zusätzliche Inkassokosten, Verzugszinsen und sonstige Gebühren und der Gläubiger kommt zügig an die ausstehenden Beträge.

Bleiben Sie oder das Inkassounternehmen im außergerichtlichen Mahnverfahren jedoch erfolglos, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Informationen zum genauen Ablauf eines Mahnverfahrens vor Gericht finden Sie hier.

Bildnachweis: @AdobeStock_329035118, bluedesign