Außenstände

Außenstände sind unbezahlte Rechnungen oder Forderungen, die Kunden oder andere Geschäftspartner einem Unternehmen noch schulden.

Warum haben Unternehmen Außenstände?

Außenstände entstehen, wenn ein Unternehmen Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt, der Kunde die Rechnung aber nicht sofort oder im Voraus bezahlt – der Normalfall.

Flexible Zahlungsziele für Kunden helfen, den Absatz anzukurbeln und langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Denn der Kunde hat die Möglichkeit, Waren und Dienstleistungen zu erhalten, ohne sie sofort bezahlen zu müssen.

Wie überwache ich meine Außenstände?

Auch wenn Außenstände zur Tagesordnung gehören, ist die Verwaltung und Kontrolle der Außenstände eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen, um sicherzustellen, dass Schuldner ihre offenen Rechnungen rechtzeitig begleichen und das Unternehmen liquide bleibt. Bei der Überwachung Ihrer Außenstände gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Einteilung der offenen Forderungen in Kundengruppen: Visualisieren Sie, welche offenen Forderungen auf welche Kunden oder Kundengruppen entfallen. Das Risiko eines Zahlungsausfalls ist bei einem hohen Forderungsbestand, der sich auf viele kleine Kunden verteilt, besser verteilt und damit geringer als bei hohen Summen gegenüber wenigen Schuldnern.
• Den Cashflow im Blick haben: Der Cashflow eines Unternehmens ist entscheidend für seine finanzielle Gesundheit, da er angibt, wie viel Geld in das Unternehmen fließt und wie viel davon für die laufende Geschäftstätigkeit zur Verfügung steht. Viele offene Forderungen können sich negativ auf den Cashflow auswirken, da das Unternehmen möglicherweise auf Zahlungen warten muss, um an benötigtes Kapital zu gelangen.
• Working Capital überwachen: Das Working Capital zeigt an, wie stark die Finanzkraft eines Unternehmens ist. Es wird auch durch offene Forderungen beeinflusst. Ein hoher Forderungsbestand kann dazu führen, dass das Working Capital gebunden ist, was sich negativ auf die Liquidität des Unternehmens auswirken kann.
• Kennzahlen entwickeln: Um Risiken frühzeitig zu erkennen, sollten sie entsprechende Kennzahlen entwickeln, wie z. B. Forderungsanteil pro Kunde, durchschnittliche Dauer bis offene Forderungen bezahlt werden, die Forderungsausfallquote, durchschnittliche Forderungshöhe.

Außenstände einfordern: Wie gehe ich vor?

Forderungsausfälle lassen sich durch ein effektives Forderungsmanagement vermeiden. Mit einer Reihe von Maßnahmen und Abläufen können Sie Ihre Außenstände reduzieren.

• Prüfen Sie vorab die Zahlungsfähigkeit eines neuen Kunden. Nutzen Sie dazu Bonitätsauskünfte oder Geschäftsberichte.
• Stellen Sie die Rechnung zeitnah nach Vertragsabschluss und legen Sie das Zahlungsziel klar fest.
• Verkürzen Sie bei risikobehafteten Kunden die Zahlungsfrist oder verlangen Sie Vorkasse.
• Sobald ein Schuldner in Verzug gerät, sollten Sie ihn zur Zahlung auffordern. Bis zu drei Mahnungen sind üblich (aber nicht vorgeschrieben), bevor ein Unternehmen härtere Maßnahmen ergreift.

Was tun, wenn der Schuldner immer noch nicht zahlt?

Zahlt der Schuldner auch nach mehreren Mahnungen nicht, kann Sie ein professionelles Inkassounternehmen wie paywise beim Forderungseinzug unterstützen. Wir übernehmen für Sie den weiteren Kontakt mit dem Kunden. Ein Inkassounternehmen treibt Forderungen in der Regel außergerichtlich mit einer hohen Erfolgsquote ein oder leitet bei Bedarf ein gerichtliches Mahnverfahren ein.

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