Der Begriff Debitor leitet sich vom lateinischen debere ab, was „schulden“ bedeutet. Im Rechnungswesen spricht man daher auch von Debitoren, also den Schuldnern eines Unternehmens.
Ein Debitor ist eine Person oder ein Unternehmen, das einer anderen Person oder einem anderen Unternehmen eine Zahlung schuldet. Kurz gesagt ist „Debitor“ ein anderer Begriff für „Schuldner“. In der Buchhaltung wird der Begriff verwendet, um noch offene Forderungen gegenüber Kunden aus Warenlieferungen oder Dienstleistungen zu bezeichnen.
Beispiel: Kunden, die eine Ware auf Rechnung kaufen, sind Debitoren. Der Gläubiger geht bei ihnen in Vorleistung, indem er die Ware liefert, ohne dafür direkt den Kaufpreis zu erhalten. In der Rechnung legt das Unternehmen in der Regel ein Datum fest, bis zu dem der Debitor den Kaufpreis zahlen muss.
Gut zu wissen: Das Gegenstück zum Debitor ist der Kreditor. Dieser ist der Gläubiger, also das Unternehmen, das dem Kunden eine Leistung erbringt und die Forderung erst später einzieht. Zahlt der Debitor dem Kreditor aus Versehen zu viel, spricht man von einem debitorischen Kreditor: Denn der Kreditor schuldet dann dem Debitor die Rückzahlung des zu viel gezahlten Betrages.
Im Gegensatz dazu spricht man von kreditorischen Debitoren, wenn es zu einer Überzahlung des Kunden kommt. Dies ist z.B. der Fall, wenn der Kunde eine Ware bezahlt hat und diese aufgrund eines berechtigten Mangels zurücksendet.
Die Debitorenbuchhaltung erfasst, verbucht und verwaltet alle offenen Forderungen und Geschäftsvorfälle, die die Debitoren, also die Schuldner eines Unternehmens, betreffen. Sie ist ein unverzichtbarer und wichtiger Bestandteil eines professionellen Forderungsmanagements, da offene Forderungen einen erheblichen Teil des Umsatzes ausmachen.
Die Debitorenbuchhaltung informiert das Unternehmen über die Zahlungsziele der Debitoren und überwacht auf dieser Basis den Zahlungseingang, sodass Zahlungsverzögerungen auffallen. Sobald der Schuldner in Zahlungsverzug gerät, kann das Unternehmen ihn mit einer Mahnung oder Zahlungserinnerung an die offene Forderung erinnern. Bleibt die Zahlung trotzdem aus, unterstützen wir von paywise Sie gerne als erfahrenes Inkassounternehmen und übernehmen für Sie den professionellen Forderungseinzug.
Über die Debitorenbuchhaltung können Sie zudem das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden überwachen. Dies ist nicht nur im Hinblick auf das Inkasso sinnvoll: Aus dem Zahlungsverhalten der Debitoren kann ein Unternehmen auf die Kreditwürdigkeit seiner Schuldner schließen. Kommt es wiederholt zu verspäteten Zahlungen oder anderen Unregelmäßigkeiten, kann der Gläubiger rechtzeitig reagieren und gegebenenfalls Zahlungsausfälle vermeiden.
Beispiel: Einem Schuldner, der häufig zu spät zahlt und auf Mahnungen nicht reagiert, kann das Unternehmen den Kauf auf Rechnung verweigern. Der Gläubiger geht dann nicht mehr in Vorleistung und kann nicht mehr auf der offenen Rechnung sitzen bleiben.
Die Debitorenbuchhaltung ist also entscheidend für die Liquidität eines Unternehmens, verwaltet Ausgangsrechnungen und überwacht Kundenzahlungen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Bildnachweis: @AdobeStock_35209164, Matthias Stolt
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