Doppelzahlung

In Unternehmen schleichen sich häufig Fehler im Forderungsmanagement ein und es kommt zu Doppelzahlungen im System. Haben Sie die Doppelbuchungen gefunden, können Sie diese zurückfordern – auch wenn auf Schuldnerseite ein Pfändungsschutzkonto im Spiel ist. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.

Doppelzahlung entdecken

Die große Schwierigkeit besteht darin, eine Doppelzahlung überhaupt zu entdecken. Dazu muss man akribisch vorgehen und alle Rechnungen über einen längeren Zeitraum prüfen. Es gibt jedoch einige Regeln und Kriterien, die diesen Vorgang vereinfachen und übersichtlicher machen können:

1. Untersuchen Sie einen möglichst langen Zeitraum. Da Doppelzahlungen häufig in verschiedenen Geschäftsjahren auftreten, ist es besser, einen längeren zusammenhängenden Zeitraum zu untersuchen, als sich auf ein einzelnes Geschäftsjahr zu beschränken.

• Vergleichen Sie bestimmte Merkmale der Rechnungen. Wenn viele davon übereinstimmen (oder sich je nach Kriterium unterscheiden), haben Sie vielleicht einen Treffer. Achten Sie auf
• gleiche Beträge in verschiedenen Rechnungen,
• gleiches Bankkonto, auf das überwiesen wurde,
• gleiches Buchungsdatum,
• gleiche Rechnungsart,
• gleiches Rechnungswesenkonto,
• gleicher Lieferant oder gleiche Kreditorennamen und
• gleiche Rechnungsnummern.

Viele Übereinstimmungen bedeuten aber nicht automatisch Doppelbuchungen. Denn gerade bei Gehältern, regelmäßigen Abschlagsrechnungen und laufenden Geschäftsbeziehungen treten immer wieder gleiche Rechnungen auf, die sich nur auf einen anderen Zeitraum beziehen. Es ist also darauf zu achten, ob die Zahlungen periodisch in etwa gleichen Abständen erfolgen oder ob eine Zahlung deutlich aus dem Rahmen fällt. Hier gilt:

• Seltener wiederholende Beträge sprechen eher für eine Doppelbuchung.
• Liegen gleiche Buchungen nahe beieinander, spricht dies ebenfalls eher für eine Doppelzahlung.

• Auch Rechnungen, die nicht identisch sind, können sich als Doppelbuchungen herausstellen. Achten Sie auf Zahlendreher (5600 gegen 6500), fehlende oder zu viele Nullen (1560 gegen 15600) oder Beträge, die sich nur im Centbereich voneinander unterscheiden.

So funktioniert die Rückerstattung von Doppelzahlungen

Wenn Sie ungerechtfertigte Doppelzahlungen entdeckt haben, können Sie diese von Ihrem Vertragspartner zurückfordern. Denn dieser darf nur behalten, was ihm zusteht. Mit der ersten Zahlung haben Sie Ihre vertragliche Verpflichtung bereits erfüllt. Alles, was darüber hinausgeht, ist eine ungerechtfertigte Zahlung.

Beachten Sie aber unbedingt die Verjährungsfristen: Eine doppelte Zahlung können Sie grundsätzlich nur drei Jahre lang zurückfordern. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem Sie die Doppelzahlung verbucht haben und Sie von der Doppelzahlung wussten oder hätten wissen müssen.

Praxistipp: Prüfen Sie rechtzeitig vor Ablauf eines Jahres die letzten drei Jahre auf Doppelzahlungen. Fordern Sie auch eine bereits verjährte Doppelzahlung zurück. Möglicherweise erstatten Ihre Vertragspartner und Kunden die Doppelzahlung aus Kulanz oder Unwissenheit.

Grundsätzlich gilt also:

• Fordern Sie Ihren Schuldner sofort nach Feststellung einer Doppelbuchung schriftlich zur Rückerstattung auf. Warten Sie nicht zu lange, um nicht die Verjährung des Erstattungsanspruchs zu riskieren.
• Ein Musterbrief, mit dem Sie die Doppelzahlung zurückfordern können, enthält die Namen und Anschriften der beteiligten Parteien, eine genaue Beschreibung der betreffenden Doppelzahlung (ursprüngliches Rechnungsdatum und Rechnungsnummer), einen Nachweis der Doppelbuchung, die Höhe der Rückerstattung und eine angemessene Zahlungsfrist.
• Setzen Sie dem Schuldner eine angemessene Zahlungsfrist von zwei Wochen und mahnen Sie ihn. Ihr Vertragspartner gerät so in Verzug. Im Zweifelsfall können Sie als Gläubiger dann ein Inkasso beauftragen. Paywise unterstützt Sie als erfahrenes Inkassounternehmen beim Forderungseinzug.

Bis wann greift der Pfändungsschutz?

Zahlt der Schuldner bis zum Schluss nicht, kommt es schließlich zur Pfändung von Gegenständen, Forderungen oder Bankguthaben des Schuldners. Schuldner können jedoch ein Pfändungsschutzkonto einrichten und so ihr Vermögen bis zu einer bestimmten Freigrenze vor Pfändungen schützen.

Doch Sie haben Glück: Doppelzahlungen fallen nach der Rechtsprechung nicht unter den Pfändungsschutz. Eine irrtümlich auf das Pfändungsschutzkonto des Schuldners überwiesene Doppelzahlung kann dieser nicht von der Pfändung ausnehmen lassen (LG Köln, Beschl. v. 28.12.2017 – 39 T 205/17). Das Pfändungsschutzkonto dient dem Schutz der dem Schuldner zu belassenden Beträge und Einkünfte, die er für seinen Lebensunterhalt benötigt. Deshalb kann ein Arbeitnehmer aber nicht verlangen, dass ein irrtümlich doppelt ausgezahltes Gehalt von der Pfändung ausgenommen wird. Dieses hat der Arbeitgeber ohne Rechtsgrund auf sein Pfändungsschutzkonto überwiesen. Das Pfändungsschutzkonto steht der Lohnpfändung in diesem Fall nicht entgegen.

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