Eine Forderung bildet im Geschäftsleben die rechtliche Grundlage für ausstehende Zahlungsansprüche und ist damit elementar für die Liquidität von Unternehmen. Der professionelle Umgang mit offenen Forderungen durch ein systematisches Forderungsmanagement ermöglicht es, Außenstände effektiv einzutreiben und gleichzeitig wertvolle Kundenbeziehungen zu wahren. paywise unterstützt dabei mit einem digitalisierten Inkassoprozess, der von der ersten Mahnung bis zur erfolgreichen Beitreibung alle notwendigen Schritte abdeckt und Unternehmen jeder Größe maximale Transparenz bietet.
Forderungen sind ein zentraler Bestandteil vieler Geschäftsprozesse. Doch was ist eine Forderung genau? Ein durchdachtes und effizientes Forderungsmanagement ist dabei der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Damit Sie Ihre offenen Forderungen optimal durchsetzen können, erklären wir Ihnen in diesem Ratgeber die wichtigsten Grundlagen und zeigen Ihnen, worauf es bei der professionellen Bearbeitung von Forderungen wirklich ankommt.
Im geschäftlichen Alltag entstehen regelmäßig Situationen, in denen ein Unternehmen Anspruch auf eine Gegenleistung hat – typischerweise eine Zahlung für erbrachte Waren oder Dienstleistungen. Diese Ansprüche werden als Forderungen bezeichnet. Dabei handelt es sich um einen rechtlich durchsetzbaren Anspruch des Gläubigers (also des Unternehmens) gegenüber dem Schuldner (zum Beispiel dem Kunden), eine bestimmte Leistung zu erbringen.
Forderungen spielen eine zentrale Rolle für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Sie entstehen beispielsweise durch:
Besonders wichtig ist dabei: Eine Forderung ist mehr als nur ein Zahlungsversprechen. Sie stellt einen wesentlichen Vermögenswert Ihres Unternehmens dar und hat direkten Einfluss auf Ihre Liquidität. Bleiben Forderungen unbezahlt, kann dies schnell zu finanziellen Engpässen führen – selbst wenn Ihr Geschäft ansonsten gut läuft.
Die größte Herausforderung im Forderungsmanagement besteht darin, dass unbezahlte Rechnungen nicht nur Ihren Cashflow belasten, sondern auch erhebliche interne Ressourcen binden. Die Verfolgung ausstehender Zahlungen kostet Zeit und Energie, die in Ihrem Kerngeschäft fehlen. Zudem erfordert der professionelle Umgang mit säumigen Zahlern viel Fingerspitzengefühl: Die Kundenbeziehung soll möglichst nicht gefährdet werden, gleichzeitig muss aber der berechtigte Anspruch durchgesetzt werden.
Besonders kleine und mittlere Unternehmen stehen hier vor einer großen Aufgabe: Das systematische Überwachen von Zahlungsfristen, das zeitnahe Versenden von Mahnungen und die rechtssichere Dokumentation aller Schritte erfordern nicht nur Zeit, sondern auch fundiertes Wissen im Forderungsmanagement. Dabei zeigt die Erfahrung, dass gerade die ersten Wochen nach Fälligkeit einer Forderung entscheidend sind. Je länger eine Rechnung unbezahlt bleibt, desto schwieriger wird es, die ausstehende Summe einzutreiben. Gleichzeitig müssen Sie als Unternehmen Ihre laufenden Kosten decken und Ihre eigenen Verbindlichkeiten bedienen. Eine professionelle Unterstützung durch einen externen Dienstleister wie paywise kann hier den entscheidenden Unterschied machen – von der ersten Mahnung bis zur erfolgreichen Beitreibung der offenen Forderung.
Wenn es um den Einzug von Forderungen geht, stehen Ihnen verschiedene Wege zur Verfügung. paywise bietet dabei ein umfassendes Dienstleistungsspektrum, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist:
Im Rahmen des außergerichtlichen Mahnverfahrens werden zunächst alle Möglichkeiten ausgeschöpft, um eine gütliche Einigung zu erzielen. Dieser Prozess umfasst:
Eine besondere Stärke von paywise liegt in der Flexibilität des Angebots. Ob Sie als Freiberufler eine einzelne Forderung eintreiben möchten oder als mittelständisches Unternehmen ein systematisches Forderungsmanagement benötigen – das System ist darauf ausgelegt, sowohl Einzelforderungen effektiv einzuziehen als auch Masseninkasso effizient durchzuführen.
Mit der Unterstützung durch paywise profitieren Sie von:
Während Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, kümmern wir uns um die professionelle Durchsetzung Ihrer berechtigten Ansprüche – immer mit dem richtigen Gespür für die jeweilige Situation.
Ein systematisches und strukturiertes Vorgehen ist der Schlüssel zum erfolgreichen Forderungseinzug. Bei paywise folgen wir dabei einem bewährten Prozess, der Ihre Interessen optimal wahrt:
Zu Beginn analysieren wir Ihre offene Forderung im Detail. Dabei prüfen wir:
Basierend auf der Analyse entwickeln wir eine maßgeschneiderte Strategie für Ihren Fall. Dies beinhaltet:
Die Umsetzung erfolgt dann Schritt für Schritt:
Das Besondere dabei: Wir behalten stets die Balance zwischen konsequenter Forderungsdurchsetzung und dem Erhalt Ihrer Kundenbeziehungen im Blick.
Ab welchem Zeitpunkt kann ich einen Inkassodienstleister einschalten?
Sie können einen Inkassodienstleister wie paywise beauftragen, sobald sich Ihr Schuldner im Zahlungsverzug befindet. Ein Zahlungsverzug liegt bei Unternehmern in der Regel 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit einer Rechnung vor. Bei Verbrauchern müssen einmal in der Regel vorher einmal selbst mahnen oder an die Zahlung erinnern. Eine Zahlungserinnerung ist aus Gründen der Kundenbeziehung jedoch immer sinnvoll, denn jeder hat schon mal eine Rechnung übersehen. Als erfahrenes Inkassounternehmen unterstützen wir Sie gerne bei der Einschätzung des richtigen Zeitpunkts für die Einleitung des Inkassoverfahrens.
Wie genau funktioniert der Inkassoprozess bei paywise?
Der Inkassoprozess bei paywise ist vollständig digitalisiert und transparent. Nach der unkomplizierten Übergabe Ihrer Forderung – sei es per PDF-Upload, über unsere REST-API, CSV-Datei (Excel) oder durch Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem – prüfen wir Ihren Fall innerhalb von 12 Stunden. Anschließend leiten wir unmittelbar die erste Zahlungsaufforderung ein. Unser Fair-Payment-Ansatz ermöglicht dabei häufig eine schnelle außergerichtliche Einigung. Falls erforderlich, führen wir den Prozess über das gerichtliche Mahnverfahren bis hin zur Zwangsvollstreckung fort.
Welche Kosten entstehen für mich als Auftraggeber?
Bei berechtigten und unbestrittenen Forderungen hat Ihr Schuldner sämtliche Kosten des Inkassoverfahrens zu tragen, sowohl außergerichtlich als auch gerichtlich. Alle Kosten des Forderungsmanagements muss Ihr säumiger Schuldner bezahlen.
Wir als Inkassounternehmen erhalten erst eine Vergütung, wenn der Schuldner nach unserer Beauftragung ganz oder teilweise an Sie oder uns zahlt. Wir werten also auch Direktzahlungen als Erfolg unserer Inkassotätigkeit. Das heißt im Umkehrschluss aber auch, wenn wir kein Geld für Sie einziehen, erhalten wir von Ihnen auch keine Zahlung auf unsere Vergütung. Dies gilt auch dann, wenn wir die Forderung nicht eintreiben können, zum Beispiel weil Ihr Schuldner insolvent ist.
Gegebenenfalls kann es sein, dass Sie Auslagen für das Mahngericht oder Zwangsvollstreckungskosten leisten müssen. Hierfür können wir Vorschüsse verlangen. Bei Forderungen unter 500 Euro fallen für das Mahngericht in der Regel 36 Euro Gerichtskostenvorschuss an. Für jede Zwangsvollstreckungsmaßnahme müssen Sie mit weiteren 40 bis 120 Euro rechnen. Auch diese Auslagen und Vorschüsse muss Ihr Schuldner vollständig erstatten. Da hier jedoch ein gewisses Ausfallrisiko besteht, schauen wir vor kostenauslösenden Maßnahmen immer in die Schufa. Sollten dort für den Schuldner Negativmerkmale hinterlegt sein, können Sie das Inkassoverfahren kostenfrei abbrechen.
Alles weitere finden Sie in unseren AGB und unter Kosten.
Kommt es zum Bestreiten im laufenden Inkassoprozess, versuchen wir natürlich, für Sie eine Lösung mit Ihrem Schuldner zu finden und vermitteln im Zweifelsfall eine Partnerkanzlei für Ihre Vertretung im streitigen Verfahren.
Wie lange dauert durchschnittlich ein Inkassoverfahren?
Die Dauer eines Inkassoverfahrens hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bei unbestrittenen Forderungen und zahlungsfähigen Schuldnern erzielen wir oft bereits nach der ersten Zahlungsaufforderung innerhalb weniger Tage Erfolg. Komplexere Fälle, die ein gerichtliches Mahnverfahren oder Zwangsvollstreckungsmaßnahmen erfordern, können mehrere Monate in Anspruch nehmen. Dank unserer digitalen Prozesse halten wir die Verfahrensdauer jedoch so kurz wie möglich.
Was passiert, wenn der Schuldner die Forderung bestreitet?
Bestreitet der Schuldner die Forderung, versuchen wir für Sie eine Lösung mit dem Schuldner zu finden.
Wo dies nicht möglich ist, vermitteln wir Sie gerne an unsere Partnerkanzleien, die sorgfältig die Erfolgsaussichten einer gerichtlichen Durchsetzung prüfen. Erscheint diese erfolgversprechend, übernehmen unsere spezialisierten Partnerkanzleien die Vertretung Ihrer Interessen im streitigen Verfahren.
Wie wird die Kundenbeziehung beim Inkasso berücksichtigt?
Unser Fair-Payment-Ansatz zielt darauf ab, die Kundenbeziehung möglichst zu erhalten. Wir kommunizieren professionell und angemessen mit dem Schuldner und bieten flexible Zahlungsmöglichkeiten wie Ratenzahlungen an. Durch reduzierte Anfangsgebühren schaffen wir Anreize für eine schnelle Zahlung. Diese ausgewogene Vorgehensweise ermöglicht häufig eine erfolgreiche Forderungsdurchsetzung bei gleichzeitiger Wahrung der Geschäftsbeziehung.
Wie werde ich über den Stand meines Inkassofalls informiert?
Als modernes Legal-Tech-Unternehmen bieten wir Ihnen volle Transparenz über den Status Ihrer Forderungen. Über unser digitales System können Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen. Zusätzlich informieren wir Sie automatisch über wichtige Entwicklungen in Ihrem Fall. Bei Fragen steht Ihnen unser Expertenteam selbstverständlich auch persönlich zur Verfügung.
Was bedeutet Langzeitüberwachung und wie funktioniert sie?
Die Langzeitüberwachung ist ein wichtiger Service für den Fall, dass eine sofortige Vollstreckung nicht zum Erfolg führt. Über einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren überwachen wir die wirtschaftliche Situation des Schuldners und prüfen regelmäßig neue Vollstreckungsmöglichkeiten. Sobald sich die Vermögensverhältnisse des Schuldners verbessern, leiten wir umgehend geeignete Maßnahmen ein.
Wie werden meine Daten beim Inkasso geschützt?
Als Legal-Tech-Unternehmen legen wir höchsten Wert auf Datensicherheit. Alle Daten werden ausschließlich verschlüsselt verarbeitet und auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland gespeichert. Unsere digitalen Prozesse entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards, und wir arbeiten ständig an der Weiterentwicklung unserer Sicherheitsmaßnahmen.
Wie funktioniert Inkasso bei paywise im Vergleich zu traditionellen Inkassounternehmen?
Anders als traditionelle Inkassounternehmen setzt paywise auf einen vollständig digitalisierten Prozess, der Ihren Forderungseinzug erheblich beschleunigt und vereinfacht. Während klassische Inkassounternehmen oft noch mit Papierformularen und manuellen Prozessen arbeiten, nutzen wir modernste Legal-Tech-Lösungen: Ihre Forderung wird innerhalb von 12 Stunden geprüft, KI-gestützte Systeme erkennen automatisch alle relevanten Informationen aus Ihren Dokumenten, und Sie haben jederzeit digitalen Zugriff auf den aktuellen Status Ihres Falls. Unser Fair-Payment-Ansatz unterscheidet sich ebenfalls vom traditionellen Inkasso: Statt sofort die maximalen Gebühren zu erheben, setzen wir zunächst auf reduzierte Inkassokosten, um eine schnelle Einigung zu ermöglichen. Die Kombination aus digitaler Effizienz und juristischer Expertise unter anwaltlicher Führung führt zu deutlich höheren Erfolgsquoten als bei herkömmlichen Inkassoverfahren. Dabei bleiben Sie dank unseres transparenten Online-Systems immer über jeden Schritt informiert – von der ersten Mahnung bis zur erfolgreichen Forderungsdurchsetzung.
Sie haben mit uns einen starken Partner an Ihrer Seite.
paywise zieht Forderungen für Unternehmen jeder Größe ein – für Soloselbständige, KMUs sowie große Unternehmen.
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