Forderungsausfall berechnen: Das kosten offene Posten wirklich

Zahlt ein Schuldner nicht, ist das nicht nur ärgerlich, sondern auch noch teuer. Unternehmer sollten daher Forderungsausfälle von vornherein vermeiden. Kommt es trotzdem zu Forderungsausfällen, können diese hohe Kosten verursachen. Wir erklären, wie Sie die tatsächlichen Kosten eines Forderungsausfalls berechnen.

Wie berechne ich die Kosten des Forderungsausfalls?

Ein Forderungsausfall kann ein Unternehmen viel Geld kosten. Es gilt der Grundsatz: Je niedriger die Umsatzrendite, desto stärker müssen Sie den Umsatz steigern, um den Forderungsausfall zu kompensieren.

Wir erklären Ihnen in drei Schritten, wie Sie die Kosten durch einen Forderungsausfall bestimmen.

Schritt 1: Forderungsausfall berechnen

Im ersten Schritt müssen Sie Ihre Forderungsausfälle errechnen. Hierzu schauen Sie sich Ihre gesamten Forderungen an und prüfen, welche Forderungen noch offen sind. Diese Forderungen können Sie in drei Kategorien einteilen:

• einbringliche Forderungen
• zweifelhafte Forderungen
• nicht einbringliche Forderungen

Einbringliche Forderungen sind solche, die voraussichtlich in voller Höhe beglichen werden. Sie spielen für den Forderungsausfall also (zunächst) keine Rolle.

Bei zweifelhaften Forderungen kann das schon anders aussehen, denn hier besteht zumindest eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Forderung nicht in voller Höhe geltend machen können. Zweifelhafte Forderungen sollten jedoch in der ersten Berechnung der Kosten des Forderungsausfalls außer Betracht bleiben, denn der Forderungsausfall steht hier noch nicht sicher fest.

Für die Berechnung sind daher überwiegend die nicht einbringlichen Forderungen maßgeblich. Das sind Forderungen, von denen Sie sicher wissen, dass sie nicht eingetrieben werden können. Die Gründe hierfür können vielfältig sein, zum Beispiel:

• Insolvenz des Schuldners,
• Pfändungsverbot,
• Vermögenslosigkeit des Schuldners, 
• Forderung wurde rechtskräftig abgewiesen.

In seltenen Fällen ist eine Forderung auch rein faktisch nicht einbringlich, weil die Kosten ihrer gerichtlichen Durchsetzung in keinem Verhältnis zur tatsächlichen Höhe der Forderung stehen.

Nach dem vorstehenden Prinzip stellen Sie den absoluten Geldbetrag des Forderungsausfalls fest. Die Forderungsausfallquote, also das Verhältnis zwischen einbringlichen und nicht einbringlichen Forderungen, ist für die Kostenberechnung nicht von Relevanz.

Schritt 2: Ermittlung der aktuellen Umsatzrendite des Unternehmens

Neben dem absoluten Forderungsausfall müssen Sie zudem die aktuelle Umsatzrendite Ihres Unternehmens feststellen. Hierzu dient folgende Formel:

(Gewinn / Umsatz) x 100

Beispiel: Die X-GmbH erzielt einen Gewinn von 2.000 Euro bei einem Jahresumsatz von 50.000 Euro. Die Umsatzrendite liegt bei 4% ([2.000 Euro / 50.000 Euro] x 100).

Mit einer Umsatzrendite von 5% oder mehr erzielen Sie bereits ein gutes Ergebnis. In vielen Fällen liegt die Umsatzrendite unter 5 %. Für den Forderungsausfall bedeutet dies: Je niedriger die Umsatzrendite, desto höher sind die Kosten des Forderungsausfalls. Das liegt an dem zur Kostendeckung erforderlichen Mehrumsatz.

Schritt 3: Erforderlichen Mehrumsatz errechnen

Um die Kosten eines Forderungsausfalls nun zu berechnen, müssen Sie den erforderlichen Mehrumsatz berechnen, der zur Kompensation des Forderungsausfalls erforderlich ist. Dieser Mehrumsatz bildet die tatsächlichen Kosten des Forderungsausfalls ab. Hierzu dient folgende Formel:

(Forderungsausfall x 100) / Umsatzrendite

Zum Verständnis dient das folgende Beispiel:

Bei einer niedrigeren Umsatzrendite wirkt ein Forderungsausfall bereits um ein Vielfaches schwerer, wie das folgende Beispiel zeigt.

Beispiel:

Forderungsausfall: 10.000 Euro
Umsatzrendite: 2%
Erforderlicher Mehrumsatz: 500.000 Euro

Kosten durch Forderungsausfall mit Inkasso reduzieren

Grundsätzlich erteilen Auskunfteien jedem Dritten Bonitätsinformationen, der daran ein berechtigtes Ein Forderungsausfall kostet Sie viel Geld. Schon bei vermeintlich kleinem Forderungsausfall sind hohe Umsatzsteigerungen erforderlich, um diese Kosten wieder zu decken. Diese Kosten stehen meist in keinem Verhältnis zu den deutlich günstigeren Kosten eines Inkassodienstleisters. Mit Hilfe eines Inkassos können Sie die Forderungsausfallquote von vornherein geringhalten. Ein Inkasso arbeitet also präventiv gegen das Entstehen von Forderungsausfällen.

Beachten Sie: Um Forderungsausfälle zu vermeiden, ist ein schnelles und zielgerichtetes Vorgehen erforderlich. Unsere Erfahrungen zeigen: Je älter die Forderung, desto schwieriger lässt sie sich geltend machen. Durch externe Hilfe können Sie den Zeitraum zwischen Fälligkeit und Beitreibung auf ein Minimum verkürzen.